Торговля и Склад · 10 мин
Как принять прослеживаемый товар в 1С
Как принять прослеживаемый товар в 1С: проверка УПД, регистрационный номер партии (РНПТ), настройка номенклатуры, оформление поступления и исправление ошибок.
Прослеживаемый товар — это товар, движение которого контролируется государством через систему прослеживаемости: каждой партии присваивается регистрационный номер прослеживаемого товара (РНПТ), и данные о сделках передаются в ФНС. К таким товарам относятся, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, одежды и обуви, импортируемые из-за рубежа. Перечень утверждён постановлением Правительства и периодически расширяется, поэтому перед приёмкой стоит сверяться с актуальным списком по коду ТН ВЭД.
Приёмка прослеживаемого товара в 1С отличается от обычной тем, что недостаточно оприходовать количество и сумму — нужно зафиксировать РНПТ по каждой позиции и убедиться, что электронный УПД от поставщика корректно обработан. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами и вопросам со стороны налоговой.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» актуальных редакций. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика действий одинакова: настроить номенклатуру, принять электронный документ, провести поступление с РНПТ, проверить результат.
Проверьте, относится ли товар к прослеживаемым
Первый шаг — определить, попадает ли принимаемый товар под систему прослеживаемости. Признак — код ТН ВЭД ЕАЭС из перечня, утверждённого Правительством РФ. Поставщик обязан указывать РНПТ в УПД, поэтому самый простой способ проверки — посмотреть электронный документ: если в позициях заполнено поле «Регистрационный номер» (РНПТ), товар прослеживаемый.
Не путайте прослеживаемость с маркировкой «Честный знак» — это разные системы. Прослеживаемость работает через РНПТ и отчётность в ФНС, маркировка — через коды Data Matrix. Один и тот же товар теоретически может попадать под оба режима, но в 1С они оформляются разными механизмами и разными полями в документах.
Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» и включите учёт прослеживаемых товаров, если он ещё не активен. Также проверьте в разделе «Главное» → «Функциональность», что включены возможности работы с прослеживаемостью. Без этого в документах не появятся поля для РНПТ.
В «1С:Управление торговлей» аналогичная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчёты» или в параметрах учёта номенклатуры — в зависимости от редакции. После включения функциональности в карточке номенклатуры появится признак «Прослеживаемый товар» и поле для кода ТН ВЭД.
Настройте карточку номенклатуры
Для каждого прослеживаемого товара откройте карточку номенклатуры и установите флажок «Прослеживаемый товар». Укажите код ТН ВЭД — от него зависит корректность отчётности. Если товар ввозится из стран ЕАЭС, дополнительно потребуется указание страны происхождения.
Проверьте единицу измерения: в отчётах по прослеживаемости количество указывается в единицах, соответствующих коду ТН ВЭД (например, штуки или килограммы). Если ваша учётная единица отличается, настройте пересчёт, иначе отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами сформируется с ошибками.
Если номенклатуры много, используйте групповое изменение реквизитов: выделите список товаров, вызовите обработку «Изменение выделенных элементов» и установите признак прослеживаемости массово. Перед массовой операцией сделайте резервную копию базы.
Примите электронный УПД от поставщика
Прослеживаемые товары почти всегда приходят с электронным УПД, потому что РНПТ передаётся только в электронном виде. Примите документ через встроенный обмен ЭДО (1С-ЭДО, Такском, СБИС или другой оператор, подключённый к базе). Не вводите поступление вручную «с бумаги», если есть электронный документ, — при ручном вводе легко ошибиться в длинном номере РНПТ.
После получения УПД откройте его и проверьте: заполнены ли РНПТ по всем позициям, совпадают ли количество и цены с заказом или договором, корректен ли код ТН ВЭД. Если РНПТ отсутствует, а товар прослеживаемый, — не утверждайте документ, а запросите у поставщика исправленный УПД. Приёмка без РНПТ создаст проблему при сдаче отчётности.
- 1Получите УПД в разделе обмена электронными документами
- 2Сверьте позиции, количество и РНПТ с фактической поставкой
- 3Утвердите документ и создайте на его основании поступление товаров
- 4Проверьте, что РНПТ перенеслись в документ поступления автоматически
- 5Проведите поступление и подпишите ответный титул покупателя
Оформите документ поступления с РНПТ
Если поступление создано на основании УПД, поля РНПТ обычно заполняются автоматически. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг») и перейдите на вкладку с товарами. Для прослеживаемых позиций появится колонка «РНПТ» — сверьте каждое значение с УПД.
При ручном вводе (например, поставщик из ЕАЭС прислал документы на бумаге, а электронный формат оформляется отдельно) РНПТ вводится вручную в каждой строке. Номер длинный, поэтому копируйте его из электронного источника, а не перепечатывайте. Одна строка документа соответствует одному РНПТ: если одна номенклатура пришла двумя партиями с разными номерами, разбейте её на две строки.
После заполнения проведите документ. Программа выполнит контроль: проверит формат РНПТ, соответствие количества и заполненность обязательных полей. Если проведение блокируется ошибкой — читайте текст сообщения, чаще всего причина в незаполненном коде ТН ВЭД в карточке номенклатуры или в неверном формате номера.
Проверьте результат после проведения
После проведения поступления убедитесь, что партия отразилась в учёте прослеживаемости. В «1С:Бухгалтерии» откройте отчёт «Операции с прослеживаемыми товарами» (раздел «Операции») и проверьте, что поступление попало в раздел поступлений с корректным РНПТ и количеством. В УТ аналогичные данные доступны через отчёты по прослеживаемости в разделе закупок.
Дополнительно сверьте остатки: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или складской отчёт по номенклатуре и сравните количество с данными УПД. Расхождение на этом этапе исправить проще всего — достаточно скорректировать документ поступления до того, как партия пошла в продажу.
Как проверить результат
Номер заполнен в каждой строке и совпадает с УПД
Пустые ячейки или номер отличается от документа поставщика
Поступление видно в отчёте с верным количеством
Операция отсутствует или количество не совпадает
Установлен признак прослеживаемости и код ТН ВЭД
Признак отсутствует, поле РНПТ в документах недоступно
Что делать при расхождениях и ошибках
Если фактическое количество не совпадает с УПД, не проводите поступление на данные документа «как есть». Зафиксируйте расхождение актом, направьте поставщику уведомление об расхождении через ЭДО и оформляйте поступление только после согласования — либо на фактическое количество с корректировочным документом, либо после получения исправленного УПД.
Если ошибка обнаружилась после проведения (неверный РНПТ, неверное количество), исправляйте её документом корректировки поступления, а не ручной правкой проведённого документа, если по партии уже были движения. При исправлении РНПТ помните, что поставщик также должен отразить корректировку у себя, иначе данные в ФНС разойдутся.
Частые вопросы
Можно ли принять прослеживаемый товар без электронного УПД?
Формально оформить поступление в 1С можно и по бумажным документам, но РНПТ передаётся в электронном УПД, а операции с прослеживаемыми товарами подлежат отражению в отчётности ФНС. Без электронного документа вы рискуете не получить корректный РНПТ и не сдать отчёт. Практическое правило: по прослеживаемым товарам требуйте от поставщика именно электронный УПД.
Чем прослеживаемость отличается от маркировки «Честный знак»?
Это две независимые системы. Прослеживаемость контролирует движение партий через РНПТ и отчёты в ФНС, маркировка — каждую единицу товара через коды Data Matrix. В 1С для них используются разные механизмы: РНПТ указывается в строках поступления, коды маркировки сканируются и передаются в систему «Честный знак».
Одна номенклатура пришла с двумя разными РНПТ — как оформить?
Создайте в документе поступления две строки с одной и той же номенклатурой, но разными РНПТ и соответствующим количеством по каждой партии. Объединять партии в одну строку нельзя: программа хранит один РНПТ на строку, и движения по второй партии потеряются.
Что будет, если принять товар без указания РНПТ?
Документ может провестись, если в карточке номенклатуры не установлен признак прослеживаемости, но операция не попадёт в отчёт по прослеживаемым товарам. При проверке ФНС сопоставит данные поставщика с вашей отчётностью и выявит расхождение, что грозит требованиями пояснений и штрафами. Ошибку нужно исправить корректировкой поступления с указанием РНПТ.
Нужно ли указывать РНПТ при продаже прослеживаемого товара?
Да, при реализации юридическому лицу или ИП РНПТ указывается в отгрузочном документе и в исходящем УПД. В 1С номер подставляется автоматически из остатков партий, если поступление было оформлено корректно. При продаже физическому лицу в розницу РНПТ в чеке не указывается, но операция отражается в отчёте по прослеживаемости.
Как проверить, что поставщик передал корректный РНПТ?
Проверьте формат номера: он имеет строгую структуру, и 1С контролирует её при вводе. Сверьте номер с данными электронного УПД — они должны совпадать посимвольно. Полную достоверность номера подтверждает сам факт его передачи через ЭДО в составе подписанного УПД: ответственность за корректность несёт поставщик.
Что важно запомнить
Приёмка прослеживаемого товара в 1С сводится к четырём шагам: включить учёт прослеживаемости, настроить номенклатуру с кодом ТН ВЭД, принять электронный УПД и провести поступление с РНПТ по каждой строке. Каждую партию оформляйте отдельной строкой, данные вводите из электронного документа, а результат проверяйте отчётом по прослеживаемым товарам до того, как партия уйдёт в продажу.