Торговля и Склад · 10 мин
Как принять накладную в ЕГАИС в 1С
Как принять накладную в ЕГАИС в 1С: запрос остатков, загрузка ТТН, сопоставление номенклатуры, подтверждение или расхождения. Пошаговая инструкция и разбор ошибок.
Приём накладной в ЕГАИС — обязательная операция для любой организации, которая закупает алкогольную продукцию. Поставщик оформляет товарно-транспортную накладную (ТТН) в своей системе, она передаётся в ЕГАИС, а покупатель должен подтвердить фактическое получение товара, отклонить накладную или зафиксировать расхождения. В 1С этот процесс автоматизирован через обмен с Универсальным транспортным модулем (УТМ).
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях — «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но общая логика обмена одинакова: запросить данные из ЕГАИС, загрузить ТТН, сопоставить номенклатуру, подтвердить или отклонить накладную.
Перед началом работы убедитесь, что на компьютере запущен УТМ актуальной версии, действует квалифицированная электронная подпись (КЭП) на ключе JaCarta или Рутокен, а в 1С настроен обмен с ЕГАИС. Без этого накладные просто не загрузятся в базу.
Подготовка: что проверить перед приёмом накладной
Основа приёма — корректно работающий обмен с ЕГАИС. Откройте раздел «ЕГАИС» (в «Рознице» — «Закупки → ЕГАИС», в «Управлении торговлей» — «Интеграция с ЕГАИС») и проверьте состояние УТМ. Если транспортный модуль недоступен, 1С покажет ошибку подключения, и ни одна операция не выполнится.
Проверьте срок действия сертификата КЭП: подписание актов выполняется ключом, вставленным в компьютер. Просроченный сертификат — одна из самых частых причин, почему акт подтверждения «зависает» и не уходит в ЕГАИС. Также убедитесь, что в настройках обмена указан правильный FSRAR_ID (код организации в ЕГАИС) — при смене УТМ или ключа его нужно актуализировать.
Как проверить готовность обмена
УТМ доступен, версия актуальна
Ошибка подключения, УТМ не найден
Срок действия не истёк, ключ определяется
Сертификат просрочен или носитель не виден системой
ТТН загружаются в список
Список пуст, хотя поставщик подтверждает отправку
Как загрузить входящую ТТН из ЕГАИС
Поставщик оформляет ТТН в своей учётной системе, и накладная через ЕГАИС попадает в ваш УТМ. В 1С откройте список «Входящие ТТН ЕГАИС» (в «Рознице»: «Закупки → ЕГАИС → ТТН (входящие)»). Если накладной в списке нет, выполните обмен вручную: кнопка «Выполнить обмен» или «Обмен с ЕГАИС» — программа заберёт из УТМ все новые документы.
Если после обмена ТТН всё равно не появилась, проверьте УТМ напрямую: откройте в браузере адрес http://localhost:8080 и посмотрите вкладку входящих документов. Если накладная есть в УТМ, но не загружается в 1С, проблема в настройках обмена или в версии конфигурации. Если её нет и в УТМ — поставщик либо ещё не отправил накладную, либо указал неверный FSRAR_ID получателя.
Сопоставление номенклатуры с алкогольной продукцией ЕГАИС
Ключевой этап: в ТТН указана алкогольная продукция по классификатору ЕГАИС (АП с кодами), а в 1С вам нужно оприходовать её на свою номенклатуру. Откройте загруженную ТТН — программа попытается сопоставить позиции автоматически по ранее сохранённым связям. Несопоставленные строки будут подсвечены.
Для каждой несопоставленной позиции выберите соответствующий элемент справочника «Номенклатура» или создайте новый. При создании заполните вид продукции, крепость, объём и производителя — эти данные подтянутся из карточки алкогольной продукции ЕГАИС. После сопоставления связь сохраняется, и при следующих поставках того же товара программа подставит номенклатуру автоматически.
Обратите внимание на ситуацию, когда одна позиция ЕГАИС соответствует нескольким товарам в вашей базе или наоборот. Такое бывает при разных упаковках одного напитка. В этом случае сопоставление выполняется вручную при каждом поступлении, либо номенклатуру приводят к единообразию в справочнике.
Создание документа поступления на основании ТТН
После сопоставления номенклатуры создайте документ оприходования. В форме ТТН нажмите «Создать на основании → Поступление товаров» (в «Рознице» — «Поступление товаров», в УТ — «Приобретение товаров и услуг»). Программа перенесёт в документ позиции, количество и цены из накладной.
Сверьте созданный документ с бумажной накладной поставщика и фактическим количеством принятого товара. Если цены в ТТН отличаются от договорных, скорректируйте их в документе поступления — на обмен с ЕГАИС цены не влияют, там фиксируется только количество и алкогольная продукция.
Проведите документ поступления. На этом этапе товар появился в учётных остатках 1С, но в ЕГАИС поставка ещё не завершена — требуется отправить акт подтверждения.
Подтверждение, отклонение или расхождения по накладной
Вернитесь в форму ТТН ЕГАИС. Доступны три варианта ответа поставщику через ЕГАИС:
- Подтвердить — фактическое количество полностью совпадает с накладной. Это стандартный сценарий при корректной поставке.
- Отклонить — товар не принимается полностью (например, привезли не ту продукцию или поставка ошибочна).
- Акт расхождений — фактическое количество отличается по части позиций: недостача, бой или излишки.
Для подтверждения нажмите кнопку «Подтвердить» (или «Провести по ЕГАИС → Подтверждение» в зависимости от конфигурации). Программа сформирует акт, подпишет его ключом КЭП и передаст через УТМ. Статус ТТН изменится на «Подтверждена» после получения ответа от ЕГАИС — обычно это занимает от нескольких секунд до нескольких минут.
- 1Выполните обмен с ЕГАИС и убедитесь, что входящая ТТН загружена
- 2Откройте ТТН и сопоставьте алкогольную продукцию с номенклатурой 1С
- 3Создайте документ поступления на основании ТТН и сверьте с фактической приёмкой
- 4Проведите поступление, затем в форме ТТН нажмите «Подтвердить»
- 5Дождитесь статуса «Подтверждена» и проверьте остатки на регистре №2
Как оформить акт расхождений
Если фактическое количество меньше указанного в ТТН, выберите вариант «Акт расхождений» и укажите по каждой позиции фактически принятое количество. В документе поступления также зафиксируйте реальные цифры. Акт уйдёт поставщику, и он должен подтвердить расхождения со своей стороны — только после этого поставка завершится в ЕГАИС.
Учтите: если поставщик не согласен с актом расхождений и отклонит его, накладная зависнет в незавершённом состоянии. В этом случае вопрос решается согласованием с контрагентом и повторной отправкой акта с откорректированными данными.
Проверка результата: остатки и статусы
После подтверждения акта проверьте, что продукция встала на остатки ЕГАИС. Откройте отчёт «Остатки ЕГАИС» (или «Остатки алкогольной продукции») — принятый товар должен появиться на регистре №2 (торговый зал). Если остаток не изменился, убедитесь, что акт действительно ушёл: в форме ТТН посмотрите историю обмена и наличие квитанции от ЕГАИС.
Дополнительно сверьте статус самой ТТН. Значение «Подтверждена» означает, что ЕГАИС принял акт и зафиксировал передачу. Статусы «Ошибка» или долгое «Передано в УТМ» указывают на проблему: проверьте логи УТМ и повторите отправку после устранения причины.
Как выбрать действие по ТТН
Частые ошибки и ограничения при приёме
Самая распространённая проблема — акт подтверждения не уходит из-за просроченного сертификата или остановленного УТМ. Вторая по частоте — попытка подтвердить ТТН до сопоставления всей номенклатуры: программа блокирует операцию, и пользователь трактует это как сбой. Сначала сопоставьте все строки, затем подтверждайте.
Ещё одна типичная ситуация — дубли ТТН после переустановки УТМ или восстановления базы из копии. Не подтверждайте одну и ту же накладную дважды: проверяйте историю обмена и статусы. Если сомневаетесь, уже ли отправлен акт, посмотрите протокол обмена по документу.
Помните и про ограничение: маркируемая продукция (пиво, вино, крепкий алкоголь) требует не только подтверждения ТТН, но и корректной работы с марками при продаже и перемещении. Ошибки при приёме «расползаются» дальше по всей цепочке учёта, поэтому точность на этапе накладной экономит время при инвентаризации.
Что важно запомнить
Приём накладной в ЕГАИС через 1С состоит из пяти шагов: обмен с УТМ, загрузка ТТН, сопоставление номенклатуры, создание поступления и отправка акта подтверждения. Подтверждайте только после фактической сверки товара, а результат проверяйте по статусу ТТН и остаткам на регистре №2.
Частые вопросы
Что делать, если ТТН не приходит в 1С, хотя поставщик её отправил?
Сначала проверьте УТМ через браузер по адресу localhost:8080 — если накладная есть во входящих, выполните обмен в 1С вручную. Если в УТМ её нет, уточните у поставщика FSRAR_ID получателя: ошибка в коде — частая причина «потерянных» накладных. Также проверьте, что УТМ запущен и обновлён до актуальной версии.
Можно ли подтвердить накладную частично?
Полного «частичного подтверждения» в ЕГАИС нет — есть акт расхождений. В нём вы указываете фактически принятое количество по каждой позиции, а разницу поставщик подтверждает или оспаривает со своей стороны. До согласования акта поставка считается незавершённой.
Что будет, если вовремя не подтвердить ТТН?
Поставка зависнет в незавершённом состоянии: поставщик не сможет списать продукцию со своего остатка, а вы не увидите её на своём регистре. Длительные незавершённые поставки привлекают внимание при проверках, поэтому подтверждайте или отклоняйте накладные в день приёмки товара.
Нужно ли подтверждать ТТН, если товар возвращается поставщику сразу?
Если поставка ошибочна или товар не принимается полностью, корректное действие — отклонить ТТН, а не подтверждать её с последующим оформлением возврата. Отклонение сразу разрывает цепочку в ЕГАИС и не создаёт лишних движений по остаткам обеих сторон.
Почему акт подтверждения завис в статусе «Передано в УТМ»?
Чаще всего причина в остановленном УТМ, просроченном сертификате КЭП или отсутствии интернета в момент отправки. Проверьте работоспособность УТМ и срок действия ключа, затем повторите отправку из формы документа. Если статус не меняется, посмотрите логи УТМ — там указан конкретный код ошибки.
Обязательно ли создавать документ поступления в 1С для подтверждения ТТН?
В типовых конфигурациях документ поступления и подтверждение ЕГАИС связаны, но технически акт можно отправить и без проведённого поступления. Однако делать так не стоит: учётные остатки 1С и остатки ЕГАИС разойдутся, что вылезет проблемами при продаже и инвентаризации. Правильный порядок — сначала поступление, затем акт.