Торговля и Склад · 8 мин
Как принять алкоголь в 1С через ЕГАИС: пошаговая инструкция
Как принять алкогольный товар в 1С через ЕГАИС: запрос остатков, подтверждение ТТН, приходный ордер, сверка марок и работа с расхождениями. Пошаговая инструкция.
Приём алкогольной продукции отличается от обычного оприходования товара тем, что каждая поставка проходит через ЕГАИС — государственную систему учёта алкоголя. Поставщик отправляет товарно-транспортную накладную (ТТН) в ЕГАИС, а покупатель обязан подтвердить её, отклонить или зафиксировать расхождения. Без подтверждения ТТН продажа алкоголя считается нарушением.
В 1С приём алкоголя выполняется через обмен с УТМ (универсальным транспортным модулем ЕГАИС). Инструкция подходит для конфигураций «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» с подключённым обменом ЕГАИС. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но общая логика одинакова.
Перед началом работы убедитесь, что УТМ запущен, ключевая Рутокен/JaCarta вставлена, а обмен с ЕГАИС настроен и проходит без ошибок. Если УТМ не работает, входящие ТТН не загрузятся в базу.
Проверка готовности УТМ и обмена с ЕГАИС
Откройте раздел «ЕГАИС» (в «Рознице» — «Закупки и склад» → «ЕГАИС», в УТ — «Интеграция с ЕГАИС») и проверьте статус обмена. В настройках подключения к УТМ должен быть указан правильный адрес и порт (обычно http://localhost:8080). Выполните команду «Выполнить обмен» и убедитесь, что в журнале нет ошибок связи.
Если ТТН от поставщика уже отправлена, но в 1С не появляется, проверьте входящие документы напрямую в веб-интерфейсе УТМ (адрес http://localhost:8080 в браузере). Если накладная есть в УТМ, но не загружается в 1С — проблема в настройках обмена или в правах пользователя. Если накладной нет и в УТМ — поставщик ещё не отправил её либо отправил на другой FSRAR_ID (код организации в ЕГАИС).
Как проверить готовность к приёму
УТМ доступен, обмен выполняется без ошибок
Ошибка подключения, красный индикатор статуса
Накладная поставщика видна в списке входящих
Накладной нет ни в УТМ, ни в 1С
До истечения срока подтверждения остаётся время
Срок подтверждения истёк — ТТН не подтвердить
Загрузка входящей ТТН ЕГАИС в 1С
Перейдите в список входящих ТТН ЕГАИС: в «Рознице» это «Закупки» → «ТТН ЕГАИС (входящие)», в УТ — «Интеграция с ЕГАИС» → «Входящие ТТН». Нажмите «Выполнить обмен» — программа загрузит новые накладные из УТМ. Найдите нужную ТТН по контрагенту, номеру или дате.
Откройте ТТН и проверьте основные реквизиты: поставщика, дату, номер, перечень алкогольной продукции и количество по каждой позиции. Сверьте данные с бумажной накладной, которую привёз водитель. Несовпадение реквизитов — повод связаться с поставщиком до подтверждения, а не после.
Сверка фактической поставки с ТТН
Приёмку выполняйте по месту: пересчитайте короба и бутылки, сверьте каждую позицию с ТТН по наименованию, крепости, объёму и количеству. Для маркируемой продукции (крепкий алкоголь) проверьте наличие федеральных специальных или акцизных марок на каждой бутылке — марки должны быть целыми и читаемыми.
Если в 1С настроено сопоставление номенклатуры, программа предложит связать позиции ТТН с карточками товаров. Для новых позиций создайте номенклатуру и сопоставьте её с алкогольной продукцией ЕГАИС (с указанием кода АП, вида продукции, производителя). Без сопоставления приходный документ не создастся корректно.
Подтверждение, отказ или акт расхождений
Если фактическое количество совпадает с ТТН, нажмите «Подтвердить» — 1С сформирует квитанцию и отправит её в ЕГАИС через УТМ. После подтверждения продукция переходит на остатки вашей организации в ЕГАИС.
Если поставка не пришла вовсе или вы отказываетесь от неё целиком — выберите «Отказаться от накладной». Если количество частично отличается, оформите акт расхождений: укажите фактическое количество по каждой позиции, и в ЕГАИС уйдёт акт с зафиксированной разницей. Поставщик получит акт и должен будет его подтвердить или оспорить.
Создание приходного документа на основании ТТН
После подтверждения ТТН создайте на её основании складской документ: «Приходный ордер на товары», «Поступление товаров» или «Оприходование» — в зависимости от конфигурации. Команда обычно доступна из формы ТТН кнопкой «Создать на основании». Программа перенесёт позиции, количество и сопоставленную номенклатуру автоматически.
Проверьте в приходном документе цены и суммы — они берутся из ТТН или заполняются вручную, если в накладной их нет. Проведите документ и убедитесь, что товар появился на остатках склада. Для маркируемой продукции дополнительно проверьте, что штрихкоды и марки привязаны к номенклатуре.
- 1Проверьте работу УТМ и выполните обмен с ЕГАИС
- 2Загрузите входящую ТТН и сверьте реквизиты с бумажной накладной
- 3Пересчитайте товар фактически, проверьте марки на каждой бутылке
- 4Подтвердите ТТН, откажитесь от неё или оформите акт расхождений
- 5Создайте приходный документ на основании ТТН и проведите его
- 6Сверьте остатки в 1С и в ЕГАИС — они должны совпадать
Сверка остатков ЕГАИС и учётных остатков
После приёмки запросите остатки ЕГАИС по регистрам (склад и торговый зал) и сравните их с остатками в 1С. В конфигурациях есть типовые отчёты и обработки сверки: «Сверка остатков ЕГАИС» или аналогичные. Расхождения накапливаются из-за неподтверждённых ТТН, ручных продаж мимо кассы или неправильного сопоставления номенклатуры.
Обнаруженные расхождения исправляйте документами «Акт списания ЕГАИС» или «Акт постановки на баланс ЕГАИС» — только так остатки в системе приводятся к фактическим. Регулярная сверка (хотя бы раз в неделю, а при больших оборотах — ежедневно) избавляет от накопления ошибок перед проверками.
Что важно запомнить
Приём алкоголя в 1С — это цепочка: обмен с ЕГАИС → загрузка ТТН → фактическая сверка с проверкой марок → подтверждение или акт расхождений → приходный документ → сверка остатков. Главные риски — подтверждение ТТН до пересчёта и расхождение остатков ЕГАИС с учётными.
Частые вопросы
Что делать, если ТТН не загружается в 1С?
Сначала проверьте, видна ли накладная в веб-интерфейсе УТМ (http://localhost:8080). Если она есть в УТМ — выполните обмен в 1С вручную и проверьте журнал ошибок. Если её нет и в УТМ, уточните у поставщика, на какой FSRAR_ID отправлена накладная: частая причина — отправка на другую обособленную точку или устаревший код организации.
Можно ли подтвердить ТТН частично?
Да, для этого служит акт расхождений: в ТТН укажите фактически принятое количество по каждой позиции и отправьте акт в ЕГАИС. На остатки встанет только подтверждённый объём. Поставщик должен принять акт — до этого момента расхождение считается не урегулированным.
Что делать с бутылками без марок или с повреждёнными марками?
Такую продукцию принимать нельзя — зафиксируйте её как расхождение в акте по ТТН и верните поставщику. Если дефект обнаружился после подтверждения, продукцию придётся списывать через акт списания ЕГАИС с указанием причины.
Как исправить ошибку, если ТТН подтверждена с неверным количеством?
Прямой отмены подтверждения в ЕГАИС нет. Излишки списываются актом списания ЕГАИС, недостача оформляется актом постановки на баланс. Параллельно свяжитесь с поставщиком, чтобы согласовать возврат или допоставку и корректно отразить операцию в бухгалтерском учёте.
Нужно ли сканировать все марки при приёмке?
Для маркируемой продукции сканирование марок при приёмке — практически необходимый шаг: так вы убеждаетесь, что марки читаются и соответствуют поставке. В ряде конфигураций есть обработки проверки марок по ТТН. При больших объёмах используйте ТСД или 2D-сканер, чтобы ускорить процесс.
Что будет, если не подтвердить ТТН в срок?
Просроченная ТТН не может быть подтверждена, а неподтверждённая поставка в ЕГАИС означает, что продукция юридически не принята — её продажа будет нарушением. Потребуется запрашивать у поставщика отказ от накладной и отправку новой ТТН, что задерживает приёмку и оприходование товара.