Торговля и Склад · 10 мин
Как принимать заявки в 1С: практическое руководство
Как принимать и обрабатывать заявки в 1С: создание заказа покупателя, статусы, проверка остатков, согласование и типичные ошибки при работе с заявками.
Приём заявок в 1С — это не просто ввод документа, а связка действий: фиксация потребности клиента, проверка возможности её исполнения, резервирование товара и контроль дальнейших этапов до отгрузки и оплаты. Если выстроить процесс правильно, программа сама подскажет, какие заявки «зависли», каких товаров не хватает и где сорваны сроки.
В большинстве торговых конфигураций (1С:Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) роль заявки выполняет документ «Заказ покупателя». В 1С:Управление нашей фирмой используется документ «Заказ покупателя» или «Заявка» в зависимости от настроек. В сервисных компаниях заявки могут вестись через «Заявки на обслуживание» или интеграцию с Service Desk. Дальнейший материал ориентирован на торговый сценарий как самый распространённый, но принципы статусов и контроля одинаковы везде.
Прежде чем начинать приём заявок, убедитесь, что в программе включена соответствующая функциональность и настроены статусы документа. Без этого менеджеры будут работать «вслепую»: не будет понятно, какие заявки подтверждены, какие ждут оплаты, а какие уже отгружены.
Как включить и настроить приём заявок
В 1С:Управление торговлей и ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и включите использование заказов покупателей. Там же задаётся порядок использования: заказы могут применяться как счета на оплату, как полноценные заказы с резервированием или в обоих режимах одновременно.
В 1С:УНФ настройка находится в разделе «Настройки» → «Продажи»: включите учёт по заказам покупателей и при необходимости — резервирование запасов. Проверьте также права пользователей: менеджеру по продажам нужны права на создание и проведение заказов, но не обязательно на изменение ценообразования.
Отдельно настройте статусы заказа. Типовой набор: «К согласованию», «В работе / К обеспечению», «К отгрузке», «Закрыт». Статусная модель позволяет запретить отгрузку по несогласованной заявке и построить отчёты по «зависшим» заказам.
Как создать и провести заявку (заказ покупателя)
Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: контрагент (покупатель), договор или соглашение, организация, склад отгрузки. Если клиент новый — заведите карточку контрагента заранее, проверив реквизиты, чтобы потом не править документы задним числом.
В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру: вручную через подбор, по коду/артикулу или через сканер штрихкодов. Укажите количество и цену — при настроенных видах цен и соглашениях с клиентами цены подставятся автоматически. Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа.
- 1Создайте заказ покупателя и заполните клиента, соглашение и склад
- 2Добавьте товары, проверьте цены, скидки и НДС
- 3Установите статус «К согласованию» и проведите документ
- 4Проверьте обеспечение: остатки на складе или потребность в закупке
- 5Подтвердите заявку клиенту и переведите в статус «К обеспечению»
- 6На основании заказа оформите реализацию и счёт/акт
- 7Закройте заказ после полной отгрузки и оплаты
После заполнения проведите документ. Если включено резервирование, программа зарезервирует свободный остаток под эту заявку — товар перестанет быть доступным для других заказов. Это ключевой механизм защиты от ситуации «продали одно и то же дважды».
Статусы заявки и маршрут согласования
Статус — это индикатор этапа жизни заявки. Минимальный рабочий маршрут выглядит так: заявка создана → согласована внутри компании → подтверждена клиенту → обеспечена товаром → отгружена → оплачена → закрыта. Каждый переход должен делать ответственный сотрудник, а не «кто первый заметил».
В ERP и УТ можно ограничить отгрузку по заказам в статусе «К согласованию»: склад физически не сможет оформить реализацию по неподтверждённой заявке. Это дисциплинирует процесс, но требует, чтобы согласование происходило быстро, иначе заявки будут копиться.
Как выбрать действие по заявке
Для контроля используйте отчёт «Состояние исполнения заказов» (доступен из карточки заказа по кнопке «Отчеты»): он показывает, что оплачено, что отгружено и что осталось. Рабочее место «Заказы покупателей» с фильтрами по статусам — основной инструмент ежедневной работы менеджера.
Проверка остатков и обеспечение заявки
Подтверждать заявку клиенту, не проверив наличие, — главная ошибка при приёме. В карточке заказа используйте кнопку «Обеспечение» (в УТ/ERP) или колонку «Наличие» в табличной части: программа покажет свободный остаток по складу отгрузки с учётом уже зарезервированного другими заказами.
Если остатка не хватает, есть три варианта: зарезервировать частично и согласовать разбивку отгрузки, создать на основании заказ покупателя → заказ поставщику (обеспечение потребности) или предложить клиенту аналог. В ERP механизм «Обеспечение потребностей» формирует заказы поставщикам автоматически по дефицитным позициям.
Как проверить результат приёма заявки
Остаток не уходит в минус, резерв виден в отчёте «Остатки и доступность»
Отрицательный свободный остаток — заявки перекрывают друг друга
Суммы отгрузки и оплаты двигаются по мере выполнения этапов
Заказ неделями в одном статусе без документов отгрузки
Документ проведён, движения по регистрам заказов сформированы
Заказ записан, но не проведён — в отчётах его нет
Отгрузка и оплата на основании заявки
Реализацию товаров оформляйте строго на основании заказа: откройте заказ → «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Тогда программа свяжет документы, скорректирует резерв и покажет корректное состояние исполнения. Ввод реализации «с нуля» без связи с заказом приводит к тому, что заявка остаётся незакрытой, а остатки расходятся.
Счёт на оплату также создаётся на основании заказа, а поступление оплаты (входящий платёж или эквайринговая операция) распределяется на заказ. При частичной предоплате программа отслеживает долг по конкретной заявке, что видно в отчётах по расчётам с клиентами.
После полной отгрузки и оплаты закройте заказ. В УТ/ERP для «зависших» заявок есть обработка закрытия заказов с указанием причины (например, отмена по инициативе клиента) — она снимает резервы и убирает заявку из контроля обеспечения.
Приём заявок из внешних каналов
Если заявки поступают с сайта, из почты или маркетплейсов, вводить их вручную долго и чревато ошибками. Типовые варианты: обмен с сайтом на 1С-Битрикс (заказы выгружаются в 1С автоматически), CommerceML-обмен, готовые модули интеграции с маркетплейсами или загрузка из файла Excel через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа».
Для заявок по телефону и почте без интеграции заведите единый регламент: любой канал заводится в 1С в день поступления, с указанием источника (можно использовать дополнительный реквизит заказа). Иначе часть заявок будет существовать только в почте менеджера и потеряется при его отпуске или увольнении.
Полезно настроить автоматическую нумерацию и префиксы заказов по организациям или каналам продаж. По номеру заявки тогда сразу видно её источник, что упрощает разбор спорных ситуаций с клиентами.
Типичные ошибки при приёме заявок
Большинство проблем с заявками возникает не из-за программы, а из-за нарушения регламента. Разберите с командой типовые ошибки и закрепите правила письменно.
Отдельная ошибка — игнорировать отчёт по просроченным заказам. Настройте рабочее место менеджера так, чтобы заявки с истёкшей датой отгрузки были видны сразу при входе в раздел «Продажи».
Частые вопросы о приёме заявок в 1С
Чем заявка отличается от заказа покупателя в 1С?
В типовых торговых конфигурациях это один и тот же документ — «Заказ покупателя», который на начальном этапе выполняет роль заявки. Отдельный документ «Заявка» встречается в 1С:УНФ и отраслевых решениях, а «Заявка на расходование денежных средств» — это внутренний документ казначейства, к заявкам клиентов отношения не имеющий.
Можно ли принимать заявки без включённого резервирования?
Технически да, но тогда программа не защищает остаток под конкретного клиента: один и тот же товар могут пообещать нескольким покупателям. Если склад один и заказов много, резервирование стоит включить — оно окупается отсутствием конфликтных ситуаций.
Как отменить заявку, если клиент отказался?
Если по заказу ещё нет отгрузки и оплаты, снимите резерв и закройте заказ штатной обработкой закрытия с указанием причины отмены. Если документы уже оформлены, сначала отмените или скорректируйте их, и только потом закрывайте заказ. Удалять проведённый заказ с историей не следует — причина отмены полезна для аналитики потерь.
Почему заказ не виден в отчётах по продажам?
Чаще всего документ записан, но не проведён — откройте заказ и проверьте его состояние. Вторая причина: отчёт построен по реализациям, а отгрузка по этой заявке ещё не оформлена. Заказы смотрят в отчётах «Заказы покупателей» и «Состояние исполнения заказов», а не в валовой выручке.
Как принимать заявки с сайта без ручного ввода?
Настройте обмен между сайтом и 1С: для связки с 1С-Битрикс есть типовой модуль обмена, для других платформ — обмен через CommerceML или готовые коннекторы. Заказы с сайта будут создаваться в 1С автоматически, менеджеру останется проверить обеспечение и подтвердить заявку.
Что делать, если менеджеры игнорируют статусы?
Комбинируйте технические и организационные меры: запретите отгрузку по несогласованным заказам в настройках, назначьте ответственных за перевод статусов и контролируйте процесс через отчёт по просроченным и «зависшим» заказам. Без блокировки на уровне программы дисциплина обычно не держится.
Что важно запомнить
Приём заявок в 1С строится на документе «Заказ покупателя»: включите функциональность и статусы, проверяйте остатки до подтверждения клиенту, резервируйте товар, оформляйте отгрузку и оплату только на основании заказа и штатно закрывайте завершённые и отменённые заявки. Единый регламент статусов и контроль просроченных заказов — главная защита от потерянных заявок и сорванных сроков.