Как принимать товар в 1С:Розница: инструкция по приемке

Приемка товара в 1С:Розница сводится к оформлению документа «Поступление товаров», который увеличивает складские остатки и фиксирует задолженность перед поставщиком. Документ можно создать вручную, на основании заказа поставщику или загрузить из электронной накладной, а табличную часть — заполнить сканером штрихкодов, что сокращает время приемки и снижает число ошибок.

Ошибки на этапе приемки дорого обходятся: неверно введенное количество искажает остатки, продажи уходят «в минус», а инвентаризация показывает недостачу, которую приходится разбирать вручную. Поэтому важно не только знать последовательность действий, но и проверять результат до проведения документа.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:Розница 2.3 и 3.0. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но общая логика приемки одинакова.

Подготовка перед приемкой: что должно быть настроено

Прежде чем оформлять первое поступление, убедитесь, что в программе заведены базовые справочники: контрагент-поставщик, магазин (склад), на который приходуется товар, и номенклатура. Если товар новый и его нет в базе, карточку можно создать прямо из документа поступления — программа предложит это при вводе неизвестного штрихкода или наименования.

Проверьте, что у пользователя есть права на создание документов закупки, а в настройках магазина указан правильный вид цен для розничных продаж. Если планируется работа со сканером штрихкодов, он должен быть подключен и проверен в разделе настройки оборудования — сканер в режиме эмуляции клавиатуры работает без дополнительных драйверов.

Для маркируемых товаров (табак, обувь, одежда, молочная продукция и др.) убедитесь, что включен учет по маркам и настроен обмен с «Честным ЗНАКом» или ЕГАИС для алкоголя. Приемка такого товара без сканирования кодов маркировки приведет к нарушению требований законодательства.

Создание документа «Поступление товаров»

Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите:

• Поставщика — контрагента из справочника;
• Магазин — склад получения товара;
• Организацию — если в базе ведется учет по нескольким юрлицам;
• номер и дату входящей накладной — они понадобятся для отчетности и сверок.

Если закупка оформлялась через «Заказ поставщику», создавайте поступление на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров». Табличная часть заполнится автоматически, и вам останется только сверить фактическое количество с заказанным.

Заполнение табличной части: три способа

Ручное добавление

Нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника, затем укажите количество, цену закупки и ставку НДС. Способ подходит для небольших поставок на несколько позиций.

Приемка сканером штрихкодов

Установите курсор в поле поиска по штрихкоду (или нажмите кнопку сканирования) и последовательно сканируйте товары. Каждое сканирование добавляет строку или увеличивает количество в существующей на единицу. Это самый быстрый и точный способ приемки фактического количества.

Если штрихкод не найден в базе, программа сообщит об этом. Создайте карточку номенклатуры и привяжите к ней штрихкод — при следующей поставке товар будет распознаваться автоматически.

Загрузка из электронного документа

При работе через ЭДО входящую УПД или накладную можно принять в разделе обмена электронными документами и создать на ее основании поступление. Данные о номенклатуре, количестве и ценах подтянутся из файла поставщика, что исключает ручной ввод.

1. 1
   Создайте документ «Поступление товаров» и заполните шапку
2. 2
   Добавьте товары вручную, сканером или из электронной накладной
3. 3
   Сверьте фактическое количество с табличной частью документа
4. 4
   Проверьте закупочные цены и суммы по накладной поставщика
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Проверьте остатки отчетом и распечатайте приходные формы при необходимости

Проверка цен, сумм и расхождений

После заполнения табличной части сверьте итоговую сумму документа с суммой накладной поставщика. Расхождение даже на копейки обычно означает ошибку в цене или количестве по одной из строк — найдите ее сортировкой по цене или сравнением с бумажной накладной построчно.

Если фактическое количество меньше указанного в накладной, оформляйте поступление по факту. Не приходуйте «виртуальный» товар с расчетом разобраться позже: остатки завысятся, а недостача всплывет при инвентаризации и будет уже неочевидно связана с конкретной поставкой.

При расхождениях по качеству или комплектности зафиксируйте их актом в присутствии представителя перевозчика или поставщика — это основание для претензии. В программе такой товар либо не приходуется вовсе, либо приходуется отдельной строкой с последующим возвратом поставщику.

Установка розничных цен и печать документов

Само по себе поступление не назначает розничную цену. Для этого используется документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «Ценообразование» в зависимости от версии). Его удобно создать на основании поступления — тогда в документ попадут все принятые позиции.

Многие магазины рассчитывают розничную цену от закупочной с заданной наценкой. Проверьте итоговые цены до проведения: ошибка в цене после выкладки товара оборачивается либо убытком, либо претензиями покупателей.

Из документа поступления доступны печатные формы: приходный ордер, ТОРГ-12 и другие, если они предусмотрены конфигурацией. Для маркированного товара после приемки убедитесь, что коды маркировки приняты и отправлены в систему маркировки — статус обмена виден в документе.

Контрольные точки

Как проверить результат приемки

Остатки на складе

Норма

Отчет «Остатки товаров» показывает принятое количество по нужному магазину

Тревожный признак

Остатки не изменились или появились на другом складе — проверьте проведение и поле «Магазин»

Сумма документа

Норма

Итог поступления совпадает с суммой накладной поставщика

Тревожный признак

Есть расхождение — ищите ошибку в цене или количестве по строкам

Розничные цены

Норма

Отчет по ценам или пробитие на кассе показывает актуальную цену

Тревожный признак

Цена отсутствует или старая — оформите «Установку цен номенклатуры»

Маркировка

Норма

Коды маркировки приняты, статус обмена без ошибок

Тревожный признак

Есть неотправленные или отклоненные коды — переотправьте документ в систему маркировки

Особые случаи: алкоголь, маркировка, перемещение

Алкогольная продукция

Приемка алкоголя проходит через ЕГАИС: входящая накладная сначала появляется в УТМ, ее нужно подтвердить, после чего создать поступление на основании ТТН. Расхождения по количеству фиксируются актом расхождений в ЕГАИС, а не только в 1С.

Маркируемые товары

При приемке одежды, обуви, табака и других маркируемых товаров сканируйте коды Data Matrix с каждой единицы. Приемка «по количеству» без кодов незаконна — товар нельзя будет продать на кассе, так как касса потребует код маркировки.

Поступление между своими магазинами

Если товар приехал не от поставщика, а с другого склада вашей организации, используйте документ «Перемещение товаров», а не «Поступление»: иначе завысятся и остатки, и взаиморасчеты с несуществующим поставщиком.

Если поставки от одного поставщика повторяются, сохраните типовое поступление и копируйте его: состав товаров обычно похож, и вам останется только поправить количество. Это быстрее, чем каждый раз собирать документ заново, и снижает риск забыть позицию.

Частые вопросы по приемке товара

Можно ли изменить проведенное поступление?

Да, документ можно открыть, отредактировать и перепровести. Но если по этому товару уже были продажи, изменение количества в меньшую сторону может привести к отрицательным остаткам. Перед правкой проверьте остатки и движения по позициям документа.

Что делать, если сканер не находит товар по штрихкоду?

Штрихкода нет в базе или он привязан к другой карточке. Найдите товар по наименованию и добавьте штрихкод в карточку номенклатуры. Если товар новый — создайте карточку и сразу зарегистрируйте штрихкод, чтобы следующая приемка проходила автоматически.

Нужно ли оформлять поступление, если товар принят по ЕГАИС?

Да. Подтверждение накладной в ЕГАИС фиксирует факт приемки для регулятора, но складские остатки в 1С изменит только проведенный документ «Поступление товаров». Удобнее всего создавать его на основании входящей ТТН ЕГАИС.

Как исправить поступление, оформленное не на тот склад?

Откройте документ, измените поле «Магазин» и перепроведите. Если править исходный документ нельзя (например, закрыт период), оформите «Перемещение товаров» с ошибочного склада на правильный текущей датой.

Почему после приемки товар не продается на кассе по цене?

Поступление только увеличивает остатки, но не назначает розничную цену. Создайте документ «Установка цен номенклатуры» на основании поступления и проверьте, что цены действуют для нужного магазина. Также убедитесь, что изменения дошли до кассы при обмене данными.