Торговля и Склад · 12 мин
Как принимать товар в 1С: полная инструкция по приемке
Как правильно принимать товар в 1С: создание поступления, проверка количества и качества, работа с расхождениями, ордерный склад и типичные ошибки приемки.
Приемка товара — одна из самых частых складских операций, и ошибки в ней напрямую бьют по остаткам, закупочным ценам и расчетам с поставщиками. В 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) приемка оформляется документом «Поступление товаров и услуг», а при использовании ордерной схемы — еще и «Приходным ордером на товары».
Правильная приемка строится по простой логике: сначала проверяется, что фактически приехало на склад, затем данные сверяются с заказом и накладной поставщика, и только после этого товар оприходуется в учете. Если перепутать порядок — сначала провести документ, а потом считать коробки — расхождения придется исправлять дополнительными документами, а ответственность за недостачу доказать будет сложнее.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки документов и настройки склада до разбора расхождений и контроля результата. Инструкция подходит для конфигураций на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2), для УТ 10.3 и Бухгалтерии отличия указаны отдельно.
Подготовка: что проверить до начала приемки
До прихода машины убедитесь, что базовая настройка выполнена: созданы склады, заполнена номенклатура поставщика или настроено соответствие номенклатуры, заведен контрагент-поставщик с договором. Если товар приходит по заказу — заказ должен быть проведен и не закрыт, иначе документ поступления на его основании не создастся корректно.
Определите заранее, кто и что делает: кладовщик считает и принимает физически, оператор или менеджер по закупкам вводит документ в 1С. Разделение ролей — не бюрократия: если один человек и принимает, и проводит документ «как в накладной», фактические недостачи будут обнаруживаться только при инвентаризации.
Подготовьте сопроводительные документы: накладную (ТОРГ-12 или УПД), счет-фактуру при необходимости, сертификаты и декларации для подконтрольных товаров. Для маркированного товара («Честный знак») дополнительно понадобится электронный УПД через ЭДО — без него приемку в системе маркировки не подтвердить.
Создание документа поступления товаров
Основной документ приемки — «Поступление товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Создавать его лучше не с нуля, а на основании заказа поставщику: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Программа перенесет номенклатуру, цены и количество из заказа, а вам останется скорректировать фактическое количество.
Если заказа нет, создайте документ вручную: укажите поставщика, договор, склад и заполните табличную часть. Номенклатуру удобно подбирать через подбор или сканер штрихкодов. Проверьте цены: если в договоре задан тип цен, 1С подставит их автоматически, но при расхождении с накладной цену нужно исправить вручную и зафиксировать разногласие с поставщиком.
Заполните реквизиты входящего документа — номер и дату накладной поставщика. Это обязательно для корректного учета НДС и последующего поиска документа. В поле «Счет-фактура» зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик — плательщик НДС.
- 1Откройте заказ поставщику и создайте на его основании «Поступление товаров и услуг» (или создайте документ вручную из раздела «Закупки»)
- 2Проверьте поставщика, договор и склад поступления
- 3Сверьте табличную часть с накладной: номенклатура, количество, цены, ставки НДС
- 4Введите номер и дату входящей накладной, зарегистрируйте счет-фактуру
- 5Укажите фактически принятое количество — не копируйте накладную вслепую
- 6Проведите документ и проверьте движения по остаткам
Фактическая приемка: сверка количества и качества
Физическая приемка начинается с осмотра: целостность упаковки, пломб, соответствие маркировки на коробах накладной. Затем выполняется пересчет — поштучно или по местам, в зависимости от договоренностей с поставщиком. Для весового товара обязательно контрольное взвешивание.
Удобный прием в 1С — режим сверки: в документе поступления включите отображение расхождений с заказом (команда заполнения по заказу с расхождениями). Программа покажет, что заказано, что указано в накладной и что принято фактически. Кладовщик при этом может работать с печатной формой «Бланк приемки» или с ТСД, если склад оборудован терминалами сбора данных.
Качество проверяйте выборочно или сплошным образом — в зависимости от категории товара. Бой, брак и просроченные сроки годности фиксируйте сразу, до подписания накладной: после подписания доказать, что дефект возник до передачи товара, практически невозможно.
Ордерная схема склада: когда нужен приходный ордер
Если для склада включен ордерный режим (в карточке склада установлен флаг ордерной схемы при поступлении), финансовый и складской документооборот разделяются. «Поступление товаров и услуг» регистрирует задолженность и стоимость, а физическое движение товара на склад оформляет «Приходный ордер на товары».
Типовая цепочка выглядит так: менеджер проводит поступление, кладовщик на его основании создает приходный ордер и указывает фактически принятое количество. Ордер можно создать из списка «Приходные ордера на товары» по кнопке «Создать» → «По распоряжению», где распоряжением выступает поступление.
Ордерная схема особенно полезна, когда приемку и ввод документов выполняют разные люди, а также при работе с ТСД. Минус — двойной документооборот: для небольшого склада с одним сотрудником проще работать без ордеров, проводя поступление напрямую на неордерный склад.
Ордерная и простая схема приемки
Подходит для малого склада, где один сотрудник и принимает товар, и вводит документы. Меньше документов, но нет контроля фактической приемки отдельно от учетной.
Нужна при разделении ролей кладовщика и оператора, работе с ТСД и адресном хранении. Дает точный контроль физических остатков, но требует дисциплины: неоформленные ордера создают расхождения между учетными и складскими остатками.
Работа с расхождениями: недостача, излишки, пересорт
Недостача оформляется так: в поступлении указывается фактически принятое количество, разница с накладной фиксируется в акте расхождений (типовая форма — акт по форме ТОРГ-2 или аналогичный документ поставщика). Претензия направляется поставщику или перевозчику в сроки, установленные договором. В 1С можно использовать документ «Расхождения при приемке», если он доступен в вашей конфигурации, либо вести учет претензий через корректировки.
Излишки юридически не являются вашим товаром: их нужно либо вернуть поставщику, либо докупить, оформив дополнительную накладную. Оприходовать излишки «про запас» без документов нельзя — это создаст необоснованные остатки и проблемы при налоговой проверке.
Пересорт (пришел один артикул вместо другого) разбирается через возврат ошибочной позиции и оформление правильной. Не исправляйте пересорт простой корректировкой наименования в документе — движения по номенклатуре в этом случае не отразят реальную картину.
Маркированный товар и особые случаи
Для товаров, подлежащих маркировке (обувь, одежда, молочная продукция, вода и другие группы), приемка подтверждается в системе «Честный знак» через электронный УПД. Порядок такой: поставщик отправляет УПД по ЭДО, вы сверяете коды маркировки (при необходимости — пересчитываете сканером) и подписываете документ. В 1С это делается через встроенный обмен с ЭДО и подсистему работы с маркировкой.
Алкоголь принимается с подтверждением в ЕГАИС: входящая ТТН отображается в УТМ, ее нужно подтвердить или отклонить. В 1С соответствующие обработки подключаются через обмен с ЕГАИС.
Товар, принятый на ответственное хранение (не выкупленный), не должен попадать в ваши остатки в собственность: оформляйте его отдельным видом операции или на специальный склад, иначе исказится баланс и расчеты с поставщиками.
Проверка результата и закрытие приемки
После проведения документов убедитесь, что приемка отразилась корректно. Основные контрольные точки: отчет «Остатки товаров на складах» должен показать приход на нужный склад, в карточке расчетов с поставщиком появилась задолженность на сумму накладной, при ордерной схеме учетные и складские остатки совпадают.
Сверьтесь с заказом: если поставка частичная, заказ остается открытым на недопоставленное количество; если поставщик больше ничего не привезет — закройте заказ с указанием причины отмены строк, чтобы он не висел в списке потребностей и не искажал отчеты по закупкам.
Как проверить результат приемки
Количество увеличилось ровно на принятый объем по каждой позиции
Остаток не изменился или изменился не на ту сумму — документ не проведен или указан другой склад
Возникла кредиторская задолженность на сумму накладной
Задолженности нет или сумма отличается — проверьте цены и проведение документа
Приходный ордер проведен, складские и учетные остатки совпадают
Есть товары «к оформлению» — ордер не создан или не проведен
Заказ закрыт при полной поставке или показывает корректный остаток к поступлению
Заказ числится неисполненным при полной приемке — поступление создано не на основании заказа
Что важно запомнить
Приемка в 1С — это связка физического пересчета и документа «Поступление товаров и услуг»: сначала считаем и сверяем, потом проводим. Расхождения фиксируются актом до подписания накладной, при ордерной схеме обязателен приходный ордер, а маркированный товар и алкоголь требуют подтверждения в «Честном знаке» и ЕГАИС.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик привез товар без накладной?
Формально принимать такой товар нельзя: без входящего документа не оформить поступление и не принять НДС к вычету. Практический вариант — принять товар на ответственное хранение до получения документов, оформив акт приемки без цен, и потребовать от поставщика накладную или УПД по ЭДО. После получения документов проводится стандартное поступление.
Можно ли провести поступление задним числом?
Технически можно, если период не закрыт, но делать это нужно осторожно: документ задним числом меняет остатки на прошлую дату и может «уронить» в минус последующие отгрузки. В 1С есть механизм последовательности проведения — после ввода документа задним числом ее нужно восстановить. Если период закрыт (установлена дата запрета изменения данных), потребуется временно снять запрет, что должен делать администратор или главный бухгалтер.
Как принять товар, если часть позиций пришла с браком?
В поступлении укажите только доброкачественное количество. Бракованный товар либо сразу возвращается с актом, либо принимается на отдельный склад (например, «Склад брака») до решения вопроса с поставщиком, но в этом случае он должен быть оплачен или оформлен на ответхранение. Не включайте брак в основной остаток — он попадет в доступные для продажи остатки и может быть отгружен покупателю.
Чем отличается приемка в 1С:Бухгалтерии от Управления торговлей?
В Бухгалтерии документ называется «Поступление (акты, накладные, УПД)» и ориентирован на бухгалтерский и налоговый учет: нет заказов, ордерной схемы и развитого складского учета. В УТ, КА и ERP добавляются заказы, ордера, статусы приемки и работа с ТСД. Если вам нужен полноценный складской контур — Бухгалтерии недостаточно.
Как ускорить приемку больших поставок?
Используйте ЭДО: электронный УПД позволяет загрузить табличную часть поступления автоматически, без ручного ввода. На складе помогает ТСД со сканером штрихкодов — кладовщик сканирует товар, а ордер формируется по факту сканирования. Дополнительно настройте соответствие номенклатуры поставщика вашей номенклатуре, чтобы позиции из накладных распознавались автоматически.
Что делать, если после приемки обнаружилась недостача?
Если накладная уже подписана без оговорок, предъявить претензию поставщику сложно, но возможно при наличии доказательств (видеозаписи, показания, акт инвентаризации, проведенной сразу после приемки). В 1С недостача оформляется через инвентаризацию и списание. Чтобы не попадать в такую ситуацию, введите правило: подпись в накладной ставится только после полного пересчета, а при невозможности пересчета — с оговоркой «принято по количеству мест без пересчета».