Торговля и Склад · 9 мин
Как принимать сигареты в 1С Розница
Пошаговая инструкция по приёмке сигарет в 1С Розница: настройка обмена с Честным знаком, сканирование кодов маркировки, сверка с УПД и исправление расхождений.
Табачная продукция относится к маркируемым товарам, поэтому её приёмка в 1С Розница отличается от обычного оприходования: недостаточно ввести количество по накладной — нужно подтвердить поступление в системе «Честный знак» и принять каждый код маркировки. Без этого продажа сигарет на кассе будет заблокирована или оформится с нарушением, что грозит штрафами.
Общая схема выглядит так: поставщик отгружает товар и передаёт универсальный передаточный документ (УПД) через оператора ЭДО, вы получаете документ в 1С, сканируете коды Data Matrix с блоков и пачек, сверяете факт с документом и подтверждаете приёмку. Ниже разобраны настройка, пошаговые действия, разбор расхождений и типичные ошибки.
Подготовка: что должно быть настроено до первой приёмки
До поступления первой партии сигарет проверьте базовые настройки. В разделе «Администрирование» должен быть включён учёт маркируемой табачной продукции, настроен обмен с оператором ЭДО (например, через встроенный сервис 1С-ЭДО) и указаны реквизиты организации для работы с «Честным знаком» — ИНН и токен доступа, полученный в личном кабинете системы маркировки.
На рабочем месте приёмщика нужен 2D-сканер штрихкодов, способный считывать коды Data Matrix. Обычный линейный сканер не подойдёт: коды маркировки табака двумерные. Сканер подключается как торговое оборудование, в настройках указывается режим работы с кодами маркировки.
Также убедитесь, что в номенклатуре табачные позиции заведены с правильным видом продукции — «Табак». От этого зависит, как программа будет обрабатывать коды и формировать чеки при продаже.
Получение УПД от поставщика через ЭДО
Приёмка маркированного табака начинается не со сканера, а с электронного документа. Поставщик при отгрузке формирует УПД, в который включает коды маркировки всех передаваемых единиц — блоков и пачек. Этот документ приходит вам через оператора ЭДО.
В 1С Розница входящие документы отображаются в разделе обмена электронными документами. Откройте входящий УПД и проверьте: совпадают ли реквизиты поставщика, номенклатура, количество и цены с вашим заказом. Если в документе нет кодов маркировки — это повод связаться с поставщиком до начала приёмки, потому что принять такой табак корректно не получится.
На основании входящего УПД программа создаёт документ поступления с уже заполненными позициями. Это экономит время и исключает ручной ввод номенклатуры с ошибками.
Сканирование кодов маркировки при приёмке
В документе поступления перейдите к проверке и подбору маркируемой продукции — для этого есть отдельная кнопка или вкладка со штрихкодами упаковок. Программа покажет список кодов, ожидаемых по УПД, и будет ждать фактического сканирования.
Сканируйте код Data Matrix с каждого блока. Если приёмка идёт по пачкам (например, поставщик отгружал россыпь), сканируется каждая пачка. Программа сопоставляет считанный код со списком из УПД: совпавшие позиции подсвечиваются как принятые.
- 1Получите входящий УПД через ЭДО и проверьте реквизиты, позиции и наличие кодов маркировки
- 2Создайте документ поступления товаров на основании УПД
- 3Откройте проверку и подбор маркируемой продукции в документе
- 4Отсканируйте коды Data Matrix со всех блоков или пачек партии
- 5Сверьте результат: все ожидаемые коды должны быть подтверждены сканированием
- 6Проведите документ и подтвердите приёмку в «Честном знаке» через ЭДО
- 7Проверьте остатки и статус кодов после проведения
Если объём поставки большой, удобно сканировать код агрегата — транспортной упаковки (короба), если поставщик её сформировал и передал. Тогда все вложенные коды засчитываются одним сканированием. Уточните у поставщика, передаёт ли он коды транспортных упаковок в УПД.
Подтверждение приёмки в «Честном знаке»
После того как все коды отсканированы и документ проведён, нужно завершить приёмку на стороне системы маркировки. В ответ на входящий УПД вы отправляете титул покупателя через ЭДО — этим вы подтверждаете, что товар принят, и коды маркировки переходят в ваш оборот.
Если расхождений нет, титул формируется автоматически или по одной команде. Пока титул не отправлен и не обработан, коды формально не принадлежат вам, и продажа может быть заблокирована на кассе.
Проверить статус можно в самом документе (состояние ЭДО) или в личном кабинете «Честного знака». Норма — статус «Завершён» по документу и коды в статусе «В обороте» с вашей организацией в качестве владельца.
Как проверить результат приёмки
Документ завершён, титул покупателя отправлен и принят
Документ висит в статусе ожидания или есть ошибка обработки
Коды в обороте, владелец — ваша организация
Коды числятся за поставщиком или выведены из оборота
Количество по документу совпадает с фактическим на складе
Есть расхождения между учётными и фактическими остатками
Касса пробивает сигареты с передачей кода в ОФД
Касса отклоняет продажу с ошибкой проверки кода
Что делать при расхождениях
На практике расхождения встречаются часто: поставщик указал в УПД один код, а в коробе лежит другой блок; часть товара недовложили; код не читается из-за повреждённой упаковки. Действия зависят от типа расхождения.
Если физически товара меньше, чем в УПД, не принимайте «лишние» коды — оформите расхождение в документе и отправьте поставщику уведомление об уточнении через ЭДО. Поставщик должен скорректировать УПД или оформить корректировку. Принимать коды на товар, которого нет, нельзя: это создаст фиктивные остатки, которые всплывут при продаже или инвентаризации.
Если код не сканируется из-за повреждения, попробуйте считать его вручную, введя значение с клавиатуры (на пачке и блоке код продублирован буквенно-цифровой строкой). Если код не читается полностью — такой товар принимать с подтверждением нельзя, оформляйте расхождение.
Как выбрать действие при расхождении
Типичные ошибки и ограничения
Отдельно учтите ограничения: обмен документами по маркируемому табаку идёт только через ЭДО, бумажная накладная юридической силы для передачи кодов не имеет. Также приёмка требует стабильного интернет-канала на рабочем месте — при обрыве связи данные о сканировании сохраняются в документе, но подтверждение придётся повторять.
Проверка перед продажей и инвентаризация
После приёмки полезно сразу проверить пробную продажу одной пачки на кассе: чек должен уйти в ОФД с кодом маркировки, а код — выйти из оборота. Это подтверждает, что вся цепочка — от приёмки до кассы — работает корректно.
Периодически сверяйте остатки по кодам маркировки с фактическими остатками на полке. В 1С для этого есть инвентаризация маркируемой продукции: сканируете имеющиеся пачки и блоки, программа показывает расхождения с учётными данными. Регулярная сверка позволяет вовремя заметить ошибки приёмки, пересортицу и потери.
Что важно запомнить
Приёмка сигарет в 1С Розница строится вокруг УПД из ЭДО: сканируете все коды маркировки, сверяете с документом, подтверждаете титулом покупателя. Расхождения оформляются уведомлением поставщику, а не «подгонкой» данных. Контрольный признак успеха — коды в обороте за вашей организацией и корректная пробная продажа на кассе.
Частые вопросы
Можно ли принять сигареты без сканера, введя количество вручную?
Технически документ провести можно, но коды маркировки не будут подтверждены, и приёмка в «Честном знаке» не завершится корректно. Продажа такого товара — нарушение. Для работы с табаком 2D-сканер обязателен.
Что делать, если поставщик прислал УПД без кодов маркировки?
Не проводите приёмку и запросите корректный документ. Передача маркированного табака без указания кодов в УПД незаконна, и принять такой товар в оборот правильным способом невозможно.
Как принять табак, если поставщик отгружает не коробами, а блоками россыпью?
Сканируйте код с каждого блока. Если в УПД поставщик указал коды транспортных упаковок, но фактически их нет, сканируйте блоки поштучно — программа сопоставит их с вложенными кодами.
Код не сканируется, хотя упаковка целая. В чём причина?
Частые причины — блики от плёнки, загрязнённое окошко сканера или неверные настройки сканирования. Попробуйте изменить угол, очистить сканер или ввести код вручную с упаковки. Если и это не помогает, проверьте код через личный кабинет «Честного знака» — возможно, он недействителен.
Нужно ли подтверждать приёмку, если табак пришёл от поставщика внутри своей группы компаний?
Перемещение между своими организациями с разными ИНН оформляется тем же порядком: УПД через ЭДО, сканирование кодов, подтверждение. Исключения касаются отдельных сценариев внутри одного ИНН — там действует перемещение между обособленными подразделениями по правилам «Честного знака».
Как быстро найти документ поступления, если коды уже отсканировали, но не провели?
Непроведённый документ сохраняет все отсканированные коды. Найдите его в журнале поступлений по дате и поставщику, проверьте заполнение и проведите — повторное сканирование не потребуется.