Как правильно списывать товар в 1С

Списание товара в 1С — это операция снятия номенклатуры с учёта при порче, истечении срока годности, недостаче, использовании на собственные нужды или передаче образцов. Ошибка в этой операции приводит к расхождениям между складом и учётом, искажению себестоимости и вопросам при налоговой проверке, поэтому важно не только правильно создать документ, но и корректно выбрать счёт затрат и основание списания.

В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) используется документ «Списание товаров», а в торговых решениях часто применяют связку «Инвентаризация товаров» → «Списание недостач». Логика везде одинаковая: указывается склад, перечень товаров, количество и причина списания, после проведения программа формирует проводки Дт счёта затрат (или 94 «Недостачи») — Кт 41 «Товары».

Ниже разобраны оба подхода — прямое списание и списание по итогам инвентаризации, а также выбор счёта затрат, проверка проводок и типичные ошибки. Инструкции актуальны для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Когда требуется списание и какие документы используются

Списание оформляют в нескольких типовых ситуациях: порча и истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование товара на собственные нужды (например, канцелярия со склада ушла в офис), передача рекламных образцов, бой и брак. Для каждой ситуации важно зафиксировать причину — от неё зависит счёт затрат и налоговые последствия.

В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе Склад → Списание товаров (или Производство → Списание товаров в зависимости от настроек меню). В 1С:Управлении торговлей 11 путь другой: Склад и доставка → Списания недостач товаров, и документ обычно создаётся на основании «Пересчёта товаров» (инвентаризации).

Прямое списание через документ «Списание товаров»

Этот способ подходит, когда факт порчи или расхода известен без инвентаризации: например, разбита упаковка, испорчена партия, товар передан на нужды офиса. Порядок действий:

1. Создайте документ: Склад → Списание товаров → Создать.
2. Укажите организацию и склад, с которого списывается товар.
3. На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам подтянет текущие остатки, если нужно списать всё.
4. На вкладке «Счёт затрат» (или в соответствующем поле) выберите счёт списания и аналитику: статью затрат или прочих доходов и расходов.
5. Проведите документ и откройте кнопку Дт/Кт, чтобы посмотреть проводки.

1. 1
   Создайте документ «Списание товаров» и укажите склад
2. 2
   Добавьте товары и количество (вручную или по остаткам)
3. 3
   Выберите счёт затрат и статью расходов, соответствующую причине
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки через Дт/Кт
5. 5
   Сверьте остатки по складу отчётом «Остатки товаров на складах»

Признак корректного списания: в проводках видно Дт выбранного счёта затрат — Кт 41.01 (или 41.02 для розницы), а в отчёте по остаткам списанное количество больше не числится. Если сумма в проводках не совпала с ожидаемой — проверьте, какая себестоимость рассчитана по партиям (FIFO или средняя, в зависимости от настроек учётной политики).

Списание по итогам инвентаризации

Если недостача выявлена при пересчёте, правильнее идти от инвентаризации, а не списывать вручную — тогда в программе остаётся документальная цепочка: приказ на пересчёт, фактические остатки, расхождения, списание. Это важно при налоговых проверках.

В 1С:Управлении торговлей создаётся документ Пересчёт товаров: в нём фиксируют фактическое количество, программа показывает расхождения с учётными остатками. На основании пересчёта одной кнопкой создаётся «Списание недостач товаров» (а при излишках — «Оприходование излишков»). В 1С:Бухгалтерии аналогичная цепочка: Склад → Инвентаризация товаров, затем по кнопке «Создать на основании» — «Списание товаров».

Как выбрать счёт затрат и статью расходов

Выбор счёта — самая ответственная часть операции, потому что от него зависят расходы в бухгалтерском и налоговом учёте. Типовые варианты:

Счёт 94 удобен как «промежуточный»: он фиксирует недостачу до выяснения причин. После решения руководства сумму переводят либо на виновное лицо (счёт 73.02), либо на прочие расходы (91.02). В налоговом учёте недостачи при отсутствии виновных лиц принимаются в расходы только при наличии подтверждающего документа уполномоченного органа — это стоит согласовать с бухгалтером.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар испорчен или просрочен, виновника нетСписывайте на 94, затем на 91.02 со статьёй «Порча и недостачи»

Товар ушёл на нужды офиса или производстваСписывайте сразу на счёт затрат 26/25/44 с соответствующей статьёй

Недостача выявлена при инвентаризацииОформите инвентаризацию и создайте списание на её основании

Установлено виновное лицоОтнесите сумму на 73.02 для взыскания с сотрудника

Проверка результата после списания

После проведения документа выполните три контрольные проверки. Первая — проводки: кнопка Дт/Кт в документе должна показать корреспонденцию с правильным счётом затрат и 41 счётом. Вторая — остатки: отчёт Остатки товаров на складах (в УТ) или оборотно-сальдовая ведомость по 41 счёту (в Бухгалтерии) не должны содержать списанное количество.

Третья проверка — отрицательные остатки. Если списали больше, чем числилось, в отчётах появятся минусы: это признак ошибки в датах, складе или расхождения учётных и фактических данных. Найдите документ, создавший минус, и исправьте его, а не добавляйте фиктивное оприходование.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дт счёта затрат или 94 — Кт 41, сумма соответствует себестоимости

Тревожный признак

Нет проводок, неверный счёт или сумма не совпадает с ожидаемой

Остатки по складу

Норма

Списанное количество отсутствует в остатках, минусов нет

Тревожный признак

Позиция числится в остатках или появился отрицательный остаток

Себестоимость списания

Норма

Сумма рассчитана по методу из учётной политики (FIFO/средняя)

Тревожный признак

Нулевая или явно искажённая сумма — проверьте партии и закрытие месяца

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверный счёт затрат: например, списание порчи сразу на 44 вместо 94/91. Из-за этого расходы попадают не в ту строку отчёта о финансовых результатах и могут быть оспорены в налоговом учёте. Вторая ошибка — списание «задним числом» без восстановления последовательности: в УТ и КА это ломает расчёт себестоимости, поэтому после таких правок нужно перепровести документы за период или выполнить закрытие месяца заново.

Третья группа проблем — попытка списать товар, которого нет на выбранном складе, хотя в целом по организации он есть. Проверьте склад и, при необходимости, сначала оформите «Перемещение товаров». Также помните: если включён контроль остатков, программа просто не даст провести списание сверх остатка — не отключайте этот контроль ради «быстрого» решения.

Особые случаи: маркировка, комиссия, резервы

Маркированный товар нельзя просто списать количеством: в УТ 11 и Бухгалтерии нужно указать коды маркировки и оформить вывод из оборота в «Честном знаке» (порча, утрата, собственное использование). Документ списания в 1С при этом связан с документом вывода из оборота.

Товар, принятый на комиссию, списывать документом «Списание товаров» нельзя — он не ваш. При порче комиссионного товара оформляют отчёт комитенту и согласуют уменьшение задолженности. Аналогично товар, зарезервированный под заказ: сначала снимите резерв в документе списания (поле «Резерв» или отдельная команда), иначе программа не даст провести операцию.

Удобно завести в справочнике «Статьи прочих доходов и расходов» отдельные позиции «Порча товаров» и «Недостачи по инвентаризации» с заранее настроенным видом расхода. Тогда при списании достаточно выбрать статью, и налоговый учёт заполнится автоматически без ручных правок.

Частые вопросы

Можно ли списать товар без инвентаризации?

Да, если причина известна и подтверждена (акт порчи, служебная записка). Инвентаризация обязательна, когда расхождение выявлено при пересчёте — тогда списание должно опираться на её результаты.

Почему документ не проводится с ошибкой «не хватает остатка»?

На выбранном складе меньше товара, чем вы списываете, или остаток зарезервирован. Проверьте отчёт по остаткам с отбором по складу, снимите резервы и убедитесь, что дата документа позже даты поступления товара.

Какой счёт выбрать при списании просроченного товара?

Типовой путь — сначала счёт 94 (недостачи и потери), затем 91.02 со статьёй прочих расходов, если виновник не установлен. В налоговом учёте такие расходы принимаются с ограничениями, уточните позицию у бухгалтера.

Как исправить ошибочно проведённое списание?

Если ошибка в текущем периоде — распроведите или пометьте документ на удаление и создайте корректный. Если период закрыт — оформите сторнирующий документ или корректировку в текущей дате, затем пересчитайте себестоимость через закрытие месяца.

Нужно ли списывать маркированный товар отдельно?

Документ списания тот же, но дополнительно требуется вывод кодов маркировки из оборота в системе «Честный знак». В типовых конфигурациях это оформляется связанным документом вывода из оборота с указанием причины.

Чем списание отличается от перемещения и реализации?

Перемещение меняет склад без снятия с учёта, реализация — продаёт товар с выручкой. Списание окончательно снимает товар с баланса и относит его стоимость на расходы или недостачи без выручки.