Торговля и Склад · 11 мин
Как правильно провести возврат поставщику в 1С
Как правильно провести возврат поставщику в 1С: создание документа на основании поступления, корректировка НДС, проверка проводок и типичные ошибки при оформлении.
Возврат товара поставщику — стандартная операция в учёте, которая возникает при браке, пересортице, поставке лишнего количества или нарушении сроков. В программах 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен отдельный документ, и важно оформить его корректно: от этого зависят складские остатки, взаиморасчёты и учёт НДС.
Основное правило — возврат всегда привязывается к конкретному документу поступления. Так программа корректно спишет товар по той же себестоимости, по которой он был оприходован, и не создаст отрицательных остатков. Если оформить возврат «вручную» без связи с поступлением, себестоимость может исказиться, а в отчётах по взаиморасчётам появятся расхождения.
Ниже разобран порядок действий на примере типовых конфигураций 1С: Управление торговлей 11 и Бухгалтерия предприятия 3.0. Названия команд в других конфигурациях могут немного отличаться, но логика остаётся той же.
Какие документы и данные нужны перед оформлением возврата
Прежде чем создавать документ в программе, убедитесь, что у вас есть основание для возврата и все сопутствующие данные. Это избавит от необходимости исправлять проведённый документ позже.
Проверьте следующее:
- документ поступления товара проведён и отражён в учёте — именно к нему будет привязан возврат;
- товар физически есть на складе и не был продан, перемещён или списан — иначе программа не даст провести возврат без отрицательных остатков;
- согласованы с поставщиком количество, цена и причина возврата (претензия, акт о браке, дополнительное соглашение к договору);
- известно, как будет урегулирована оплата: поставщик вернёт деньги, зачтёт сумму в счёт следующих поставок или товар ещё не был оплачен.
Если товар был частично реализован, вернуть можно только остаток. В этом случае возврат оформляется на фактически возвращаемое количество, а не на весь объём поступления.
Создание документа «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — создать возврат на основании поступления. Тогда программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру, количество, цены и ставки НДС.
Порядок действий в 1С: Управление торговлей 11
Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг», найдите нужный документ и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». В открывшейся форме скорректируйте количество, если возвращается не весь товар. Проверьте склад списания и организацию.
Порядок действий в 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0
Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», найдите документ поступления и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику». Либо создайте документ вручную через «Покупки» → «Возвраты поставщикам» и заполните табличную часть самостоятельно, указав документ поступления в соответствующем поле.
- 1Найдите документ поступления товара в журнале документов
- 2Создайте на его основании «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и проверьте цены, склад, договор
- 4Укажите основание возврата (претензия, акт, соглашение) в комментарии или специальном поле
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Показать проводки»
- 6Оформите счёт-фактуру на возврат и проверьте отражение в книге покупок
Как отразить НДС при возврате поставщику
Учёт НДС — самая чувствительная часть операции. При возврате товара покупатель, принявший товар на учёт и заявивший вычет, обязан восстановить НДС. В 1С это происходит автоматически при корректно оформленном документе возврата.
Если поставщик — плательщик НДС и выдал счёт-фактуру на отгрузку возвращаемого товара, покупатель регистрирует этот счёт-фактуру в книге продаж (либо отражает корректировку через книгу покупок с отрицательной суммой — в зависимости от ситуации и настроек программы). В 1С счёт-фактура на возврат создаётся по ссылке из документа возврата или вводится вручную с указанием данных документа поставщика.
Если товар возвращается в том же квартале, что и поступление, а вычет ещё не заявлен, ситуация проще: достаточно скорректировать суммы. Если же квартал закрыт и декларация сдана, восстановление НДС отражается в периоде возврата. При сомнениях сверьтесь с бухгалтером по налоговому учёту — ошибки с НДС приводят к доначислениям при проверках.
Проверка проводок, остатков и взаиморасчётов
После проведения документа обязательно проверьте результат. Это занимает несколько минут и позволяет сразу заметить ошибку, пока её легко исправить.
Типовые проводки при возврате товара поставщику (в бухгалтерском учёте): сторно Дт 41 Кт 60 — списание товара со склада по себестоимости поступления; сторно Дт 19 Кт 60 — корректировка входного НДС. В конфигурациях с управленческим учётом дополнительно списываются товарные регистры и регистры взаиморасчётов.
Что проверить:
- остаток по складу уменьшился на возвращённое количество — отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии);
- задолженность перед поставщиком уменьшилась либо образовалась дебиторская задолженность поставщика, если товар был оплачен — отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» или ОСВ по счёту 60;
- себестоимость списанного товара совпадает с себестоимостью поступления — расхождения говорят о разрыве связи с документом поступления;
- НДС корректно отразился в книге покупок или книге продаж в зависимости от ситуации.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на возвращённое количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Долг уменьшился или появилась дебиторка по счёту 60
Сумма по акту сверки не совпадает с ожидаемой
Сторнирующая или восстанавливающая запись присутствует
Записи нет или сумма НДС отличается от суммы в документе
Особые сценарии: частичный возврат, возврат после оплаты, комиссия
Частичный возврат
Если возвращается только часть партии, создавайте возврат на основании поступления и вручную уменьшайте количество в табличной части. Не создавайте отдельный документ «с нуля» без привязки к поступлению — иначе себестоимость подставится по средней, что исказит финансовый результат.
Возврат оплаченного товара
Когда товар уже оплачен, после проведения возврата за поставщиком образуется дебиторская задолженность. Дальше два варианта: поставщик возвращает деньги (оформляется поступление на расчётный счёт с видом операции «Возврат от поставщика») либо сумма зачитывается в счёт будущих поставок. Второй вариант в 1С обычно не требует отдельных документов — зачёт произойдёт автоматически при следующем поступлении по тому же договору, либо оформляется документом «Взаимозачёт задолженности»/«Корректировка долга», если договоры разные.
Возврат товара, принятого на комиссию
Товар комитента не числится на балансе организации, поэтому возврат оформляется специальным документом с видом операции «возврат комитенту» и не затрагивает счёт 41 и НДС. В Бухгалтерии 3.0 используется документ «Возврат товаров комитенту», в УТ — возврат с соответствующим типом операции.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при оформлении возврата
Большинство проблем с возвратами возникает из-за нескольких повторяющихся ошибок. Зная их, можно избежать исправлений в закрытых периодах.
Отдельно отметим ситуацию с расхождением себестоимости. Если после проведения возврата в отчёте по валовой прибыли появились странные суммы, проверьте, указан ли документ поступления в возврате. В УТ 11 это видно на вкладке «Дополнительно» или в движениях документа по регистру «Себестоимость товаров».
Как исправить ошибочно проведённый возврат
Если документ проведён с ошибкой в текущем периоде, проще всего распровести его, исправить данные и провести заново. Если период закрыт, не изменяйте старый документ — оформите корректирующий документ текущей датой: корректировку возврата или сторнирующую операцию с поясняющим комментарием.
При исправлении ошибок с НДС помните: изменения в прошлых периодах формируют дополнительные листы книги покупок или книги продаж и могут потребовать подачи уточнённой декларации. Такие операции лучше выполнять совместно с бухгалтером, отвечающим за налоговый учёт.
Что важно запомнить
Возврат поставщику всегда создавайте на основании поступления, проверяйте количество по фактическому остатку, корректно оформляйте счёт-фактуру и не проводите документы задним числом в закрытых периодах без согласования с бухгалтером. После проведения сверьте остатки, взаиморасчёты и НДС.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?
Да. Возврат создаётся текущей датой со ссылкой на старое поступление — сам документ поступления при этом не изменяется. Однако восстановление НДС и влияние на налоговую базу нужно согласовать с бухгалтером: в некоторых случаях потребуется уточнённая декларация за период поступления.
Что делать, если товар возвращается по цене, отличной от цены поступления?
Обычно возврат оформляется по цене поступления. Если поставщик согласовал иную цену (например, при уценке брака), разница отражается как прочие доходы или расходы. В документе возврата цену можно отредактировать вручную, но проводки по разнице стоит проверить и при необходимости скорректировать.
Как вернуть поставщику тару или упаковку?
Возвратная тара учитывается отдельно от товара (в бухгалтерском учёте — на счёте 41.03 или за балансом). В 1С для неё используется тот же документ возврата, но с соответствующим типом номенклатуры и без НДС, если тара не облагается налогом. Уточните в договоре условия возврата тары и её учётную цену.
Почему возврат не проводится с ошибкой о нехватке товара на складе?
Программа контролирует остатки по складу, организации и партии. Причины: товар уже продан или перемещён, указан неверный склад в возврате, либо поступление проведено на другую организацию. Сверьте остатки отчётом и исправьте склад или организацию в документе возврата.
Нужно ли оформлять возврат, если товар не был принят к учёту?
Если брак выявлен при приёмке и товар не оприходован, документ возврата не нужен — достаточно зафиксировать расхождение актом и отразить в поступлении только фактически принятое количество. Возврат оформляется только на товар, который уже стоит на учёте.
Как оформить возврат поставщику в 1С: Розница?
В Рознице документ называется «Возврат товаров поставщику» и находится в разделе «Закупки». Логика та же: создавайте на основании поступления, проверяйте магазин-склад списания и остатки. Особенность — при работе с ЕГАИС или маркированным товаром возврат дополнительно отражается в соответствующих системах учёта.