Торговля и Склад · 9 мин
Как правильно отразить розничную продажу в 1С
Разбираем, как отразить розничную продажу в 1С: розничный отчёт, оплата картой, возврат, проверка итогов. Пошаговая инструкция для 1С:Управление торговлей и УНФ.
Розничная торговля в 1С отражается двумя связанными документами: чеком ККМ в момент продажи и отчётом о розничных продажах при закрытии смены. Такая двухуровневая схема нужна, чтобы программа могла сверить данные кассы с учётными остатками и автоматически списать товар со склада магазина.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях — 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Управление нашей фирмой. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документов везде одинаковая: сначала настройка склада и кассы, затем чеки, затем закрытие смены и проверка итогов.
Если касса работает в автономном режиме (фискальный регистратор без подключения к 1С), продажи вносятся в программу вручную на основании Z-отчёта — этот сценарий тоже рассмотрен отдельно.
Что настроить до первой продажи
До отражения первой розничной продажи проверьте базовые настройки. В разделе «НСИ и администрирование» (или «Справочники») должны быть созданы: склад с типом «Розничный», касса ККМ, привязанная к этому складу и организации, а также договор эквайринга, если принимаете оплату картами.
Для розничного склада важен способ учёта стоимости: по стоимости приобретения (количественно-суммовой учёт) или по продажной стоимости. Первый вариант сейчас используется чаще — он проще и не требует отдельного учёта торговой наценки. Ошибка в этом параметре приведёт к неверной себестоимости в отчётах.
Также убедитесь, что в карточках номенклатуры заполнены цены по нужному виду цен (розничному) и что товар оприходован именно на розничный склад. Продажа «в минус» при отключённом контроле остатков — частая причина отрицательных остатков, которые потом приходится разбирать инвентаризацией.
Как оформить чек ККМ в момент продажи
При подключённом фискальном регистраторе продажа оформляется из рабочего места кассира: «Продажи → РМК» или «Розничные продажи → Чеки ККМ». Кассир открывает смену кнопкой «Открыть смену» — программа создаёт документ «Кассовая смена» и передаёт команду на фискализатор.
В чеке сканируется штрихкод товара или позиция подбирается вручную. Программа подставляет цену из установленного вида цен, рассчитывает скидку по настроенным правилам и НДС по ставке из карточки номенклатуры. После выбора способа оплаты (наличные, карта или смешанная оплата) чек пробивается, и данные уходят в фискальный накопитель и ОФД.
Каждый пробитый чек сохраняется в базе как документ «Розничная продажа (чек ККМ)» в статусе «Пробит». До закрытия смены он не списывает товар со склада окончательно — резервирование и списание завершаются при формировании отчёта о розничных продажах.
- 1Откройте кассовую смену в РМК перед первым чеком
- 2Пробивайте чеки, проверяя цены, скидки и ставки НДС
- 3Выбирайте корректный способ оплаты: наличные, карта или комбинированно
- 4По окончании дня сформируйте отчёт о розничных продажах
- 5Сверьте итоги с Z-отчётом и данными эквайринга
Как отразить оплату картой и эквайринг
Оплата картой оформляется в том же чеке: при выборе безналичной оплаты программа обращается к договору эквайринга и, если подключён эквайринговый терминал, передаёт сумму на него. В учёте такая оплата формирует движение не по кассе, а по расчётам с эквайером — деньги поступят на расчётный счёт позже за вычетом комиссии банка.
Зачисление средств отражается документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Поступление от продаж по платёжным картам». Комиссия эквайрера списывается отдельной строкой или отдельным документом на прочие расходы — не «сворачивайте» её в выручку, иначе завысите себестоимость продаж и исказите отчётность.
Контрольный признак корректного учёта: сумма безналичной оплаты по чекам за период совпадает с реестром операций эквайринга из личного кабинета банка. Расхождения обычно означают отменённые операции, которые кассир не отразил возвратом, или чеки, пробитые мимо терминала.
Как закрыть смену и сформировать отчёт о розничных продажах
В конце дня кассир выполняет «Закрытие смены» в РМК. Программа формирует документ «Отчёт о розничных продажах», в который автоматически попадают все пробитые чеки смены, за вычетом сторнированных и возвращённых. Именно этот документ списывает товар с розничного склада и формирует выручку в бухгалтерском и управленческом учёте.
Перед проведением отчёта откройте его и сверьте три цифры: итог по наличным, итог по платёжным картам и общую выручку — с показаниями Z-отчёта кассы. Если суммы не совпадают, смену закрывать рано: сначала найдите расхождение (непробитый чек, ошибочно отменённый чек, ручная операция на кассе).
После проведения отчёта проверьте остатки по складу отчётом «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах». Отрицательные остатки — сигнал, что товар продавался без корректного оприходования или по чужой карточке номенклатуры.
Как проверить результат закрытия смены
Совпадает с Z-отчётом кассы до копейки
Расхождение — есть непробитые или лишние чеки
Равна реестру операций эквайринга
Есть отменённые операции без возвратов в 1С
Все остатки положительные
Минусы по позициям — товар продан без поступления
Как оформить возврат от покупателя
Возврат в день покупки (до закрытия смены) выполняется из списка чеков: найдите исходный чек и нажмите «Возврат» — программа создаст чек с видом «Возврат» и проведёт деньги по тому же способу оплаты. Возврат наличными при оплате картой — нарушение: деньги должны вернуться на карту покупателя.
Возврат на следующий день и позже оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» на основании исходного чека или отчёта о розничных продажах. Товар при этом приходуется обратно на склад, а выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером.
Проверяйте состояние возвращаемого товара до оформления документа: если товар не подлежит перепродаже, его нужно оприходовать на отдельный склад (например, «Брак»), а не на основной розничный — иначе он снова попадёт в продажу.
Как отразить продажи при автономной кассе
Если фискальный регистратор не подключён к 1С, чеки в программе не создаются. В этом случае по итогам дня вручную формируется «Отчёт о розничных продажах»: на основании Z-отчёта в табличную часть вносятся проданные товары с количеством и ценами, а оплата распределяется между наличными и картами.
Этот способ допустим, но требует дисциплины: продажи нужно вносить ежедневно, пока кассир помнит детали, и регулярно сверять остатки инвентаризацией. Без ежедневного ввода отчётов складской учёт быстро расходится с фактом, и найти причину задним числом становится почти невозможно.
Подключённая касса или автономная
Чеки создаются автоматически, остатки актуальны в реальном времени. Требует настройки оборудования и драйверов.
Проще в запуске, но отчёт о продажах вносится вручную по Z-отчёту. Высокий риск ошибок и расхождения остатков.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение выручки в 1С и по Z-отчёту. Причины: чек пробит на кассе вне РМК, чек помечен на удаление, смена закрыта дважды. Лечится регламентом: все операции только через РМК, удаление чеков запрещено правами доступа.
Вторая группа ошибок — неверный склад или касса ККМ в документах. Если в отчёте о розничных продажах указан оптовый склад, товар спишется не оттуда, и остатки «поплывут» по обоим складам. Проверяйте шапку документа перед проведением, особенно при работе нескольких торговых точек в одной базе.
FAQ
Можно ли изменить чек ККМ после того, как он пробит?
Нет, пробитый чек редактировать нельзя — это фискальный документ. Ошибку исправляют сторнированием чека или оформлением возврата, после чего при необходимости пробивают новый корректный чек.
Что делать, если смена закрылась с ошибкой и отчёт о розничных продажах не создался?
Сформируйте документ вручную: «Продажи → Отчёты о розничных продажах → Создать» и заполните его по кассовой смене кнопкой подбора. Затем сверьте итог с Z-отчётом перед проведением.
Как отразить продажу без чека, если касса сломалась?
Торговать без пробития чеков нельзя — это нарушение закона о ККТ. Продажи останавливаются до восстановления кассы; после ремонта фискальный накопитель сам передаст накопленные данные в ОФД, а в 1С продажи вносятся по фактическим документам.
Нужно ли оформлять отдельный документ для выемки денег из кассы?
Да, выемка наличных (инкассация) оформляется расходным кассовым ордером с операцией «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Это не уменьшает выручку — только остаток наличных в кассе.
Почему в отчёте о розничных продажах цены отличаются от установленных в прайсе?
Чаще всего сработала автоматическая скидка или кассир изменил цену вручную. Проверьте отчёт по скидкам и настройки прав на ручное изменение цен — при необходимости запретите редактирование цен в РМК.
Что важно запомнить
Розничная продажа отражается цепочкой: настройка склада и кассы → чек ККМ → закрытие смены → отчёт о розничных продажах. Ключевой контроль — ежедневная сверка выручки с Z-отчётом и эквайрингом, а возвраты оформляются только через специальные документы, а не удалением чеков.