Торговля и Склад · 11 мин
Как правильно оформить возврат поставщику в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара поставщику в 1С: документы, проводки, НДС, корректировки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара поставщику в 1С оформляется документом «Возврат товаров поставщику», который создаётся на основании поступления. Такой документ корректно списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика перед вашей организацией и отражает корректировку НДС. Работать «ручными» операциями вместо типового документа не стоит: это ломает взаиморасчёты, партионный учёт и отчётность по НДС.
Логика оформления зависит от причины возврата: брак, несоответствие комплектации, пересорт, возврат по условиям договора или отказ от уже оплаченного товара. От этого зависят проводки, порядок отражения НДС и состав сопроводительных документов (акт, претензия, счёт-фактура или УКД). В статье разобраны основные сценарии для 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP, а также особенности для 1С:Бухгалтерии 8.
Перед оформлением убедитесь, что исходное поступление проведено, период не закрыт для редактирования, а товар физически есть на складе в нужном количестве. Если период закрыт датой запрета изменения данных, сначала согласуйте с бухгалтером корректировку или оформляйте возврат текущей датой с корректировочными документами.
Подготовка: что проверить перед оформлением возврата
Начните с исходного документа поступления. Откройте его и убедитесь, что он проведён, товар оприходован на нужный склад, а количество и цены соответствуют накладной поставщика. Если поступление ещё не проведено, возврат на его основании создастся некорректно или не создастся вовсе.
Проверьте остатки по отчёту «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка»). Возвращаемое количество не должно превышать фактический остаток, иначе документ уйдёт в минус и исказит себестоимость. Если товар частично уже продан, возвращать можно только остаток — либо согласовывайте с поставщиком другие условия.
Уточните, оплачено ли поступление. От этого зависит дальнейший сценарий: при неоплаченном товаре возврат уменьшит вашу кредиторскую задолженность, при оплаченном — сформирует долг поставщика, который он вернёт деньгами или зачтёт в счёт следующих поставок.
Найдите поступление по номеру накладной и проверьте статус проведения
Сформируйте отчёт по остаткам с отбором по номенклатуре и складу
Посмотрите взаиморасчёты в карточке договора или отчёте «Задолженность поставщикам»
Проверьте дату запрета изменения данных, чтобы не нарушить закрытый период
Создание документа «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и ставки НДС из исходного документа.
В табличной части откорректируйте количество: оставьте только те позиции и объёмы, которые реально возвращаются. Если возвращается часть партии, удалите лишние строки и измените количество в оставшихся. Цены подтянутся из поступления — менять их без основания не нужно, иначе сумма возврата не совпадёт с претензией и документами поставщика.
Заполните реквизиты на вкладке «Дополнительно»: номер и дату документа возврата (акта или накладной на возврат), причину возврата в комментарии. В УТ 11 также проверьте поле «Хозяйственная операция» — для обычного возврата это «Возврат товаров поставщику», для комиссионного товара — отдельная операция.
- 1Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому пришёл товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество
- 4Проверьте склад, цены, ставки НДС и хозяйственную операцию
- 5Заполните номер и дату документа возврата на вкладке «Дополнительно»
- 6Проведите документ и распечатайте накладную на возврат (ТОРГ-12 или МХ-1 по договорённости)
- 7Проверьте проводки и остатки по складу и взаиморасчётам
Возврат в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Покупки» → «Возвраты поставщикам» (в некоторых релизах — создаётся на основании поступления кнопкой «Создать на основании»). Здесь нет полноценного складского учёта ордерного типа, поэтому документ сразу формирует бухгалтерские проводки: дебет 60 (или 76.02 «Расчёты по претензиям») и кредит 41 «Товары».
Если товар возвращается по претензии (брак, недопоставка), методологически корректнее использовать счёт 76.02 — так претензионная задолженность будет видна отдельно от обычных расчётов. Настройте счёт расчётов в документе вручную, если программа подставила 60-й по умолчанию, а по договору требуется обособленный учёт претензий.
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и сверьте проводки с ожидаемыми: списание товара по учётной стоимости, восстановление или сторнирование НДС, отражение задолженности поставщика. Если суммы не сходятся с претензией — ищите ошибку в ценах или количестве до того, как передавать документы контрагенту.
НДС при возврате поставщику: два основных сценария
Порядок отражения НДС зависит от того, успели ли вы принять налог к вычету. Если товар оприходован, НДС принят к вычету, а затем товар возвращается — по действующей практике покупатель при возврате выставляет счёт-фактуру на возвращаемый товар, как при реализации. В 1С это делается кнопкой «Выписать счёт-фактуру» в документе возврата: НДС отразится в книге продаж.
Если возврат оформляется как корректировка поставки (например, недовложение выявлено сразу при приёмке и товар фактически не принимался), поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру, а вы регистрируете его документом «Корректировка поступления» с видом «Корректировка по согласованию сторон». Тогда НДС сторнируется через книгу покупок.
Практическая граница между сценариями: если товар принят на склад и оприходован — это возврат с вашей счёт-фактурой; если количество уменьшено до момента оприходования по акту расхождения — это корректировка поступления. Смешивать сценарии нельзя: двойное отражение НДС приведёт к расхождениям в декларации.
Возврат или корректировка поступления
Товар оприходован, НДС принят к вычету. Вы выставляете счёт-фактуру на возврат, НДС попадает в книгу продаж.
Расхождение выявлено при приёмке, товар не оприходован. Поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру, НДС сторнируется через книгу покупок.
Особые случаи: оплаченный товар, комиссия, частичный возврат
Если товар уже оплачен, после проведения возврата у поставщика образуется долг перед вами. Закрывается он документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика» либо взаимозачётом при следующей поставке. Контролируйте такую задолженность отчётом по расчётам с контрагентами, чтобы деньги не «зависли».
Возврат товара, принятого на комиссию
Комиссионный товар не является вашей собственностью, поэтому возвращается отдельным документом с хозяйственной операцией «Возврат комитенту» (в УТ 11 — «Возврат товаров комитенту»). Проводок по счёту 41 при этом не будет: товар списывается с забалансового счёта 004. НДС по такому возврату не начисляется.
Частичный возврат партии
При частичном возврате важно, чтобы возвращались именно те серии и характеристики, которые числятся на складе. Если ведётся учёт по сериям, в табличной части возврата укажите серию из исходного поступления — иначе документ не проведётся или спишет «не ту» партию, что исказит сроки годности и прослеживаемость.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа выполните контроль по трём направлениям. Первое — склад: сформируйте отчёт по остаткам и убедитесь, что возвращённое количество списалось, отрицательных остатков нет. Второе — взаиморасчёты: в отчёте «Задолженность поставщиков» сумма возврата должна уменьшить ваш долг или создать встречную задолженность поставщика. Третье — НДС: проверьте формирование записей книги покупок или книги продаж за период.
Дополнительно сверьтесь с поставщиком: сумма возврата в ваших документах и в его корректировочных/отгрузочных документах должна совпадать до копейки. Расхождения чаще всего возникают из-за разных цен (ручное изменение цены в возврате) и разной трактовки НДС.
Как проверить результат
Возвращённое количество списано, минусов нет
Отрицательный остаток или товар остался числиться
Долг поставщику уменьшился или образовалась его задолженность
Сумма возврата «висит» незакрытой или задвоена
Запись в книге продаж (возврат) или книге покупок (корректировка) сформирована
Счёт-фактура не выписан или НДС отражён дважды
Дт 60/76.02 — Кт 41, корректный счёт НДС
Ручные проводки, нестандартные счета, суммы не сходятся с претензией
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления удалён или не найден?
Да, создайте «Возврат товаров поставщику» вручную из списка документов, но будьте готовы заполнить цены, партии и НДС самостоятельно. Предварительно восстановите данные по первичным документам поставщика, чтобы суммы совпали. Если поступление удалено случайно, лучше сначала восстановить его из архивной копии или ввести заново.
Как оформить возврат, если поставщик возмещает стоимость, а товар остаётся у нас?
Это не возврат товара, а претензия по качеству с денежной компенсацией. Оформите корректировку поступления на уменьшение стоимости или отразите задолженность по претензии через счёт 76.02 с последующим поступлением денег. Документ «Возврат товаров поставщику» в этом случае не используется, так как товар физически не отгружается.
Что делать, если возврат нужно провести в закрытом периоде?
Оформите документ текущей датой — фактическую дату отгрузки укажите в реквизитах входящего документа и комментарии. Если налоговый период уже отчитан, корректировка НДС может потребовать уточнённой декларации; порядок согласуйте с бухгалтером. Снимать дату запрета изменения данных ради одного документа без крайней необходимости не стоит.
Нужно ли выписывать счёт-фактуру, если мы применяем УСН без НДС?
Если ваша организация не является плательщиком НДС, при возврате счёт-фактуру вы не выставляете. Возврат оформляется тем же документом, но без отражения НДС в книге продаж. Поставщик со своей стороны делает корректировку по своим правилам — со стороны покупателя на УСН достаточно корректного списания товара и отражения расчётов.
Как вернуть товар, если поставка была по ЭДО?
Документ в 1С оформляется стандартно, а сопроводительные документы (накладная на возврат или УКД) подписываются и отправляются через тот же оператор ЭДО. Убедитесь, что в документе возврата корректно указаны реквизиты электронного документа, чтобы поставщик мог подтвердить получение и у себя отразить корректировку.
Почему документ возврата не проводится с ошибкой по сериям или остаткам?
Чаще всего причина в том, что указанная серия или партия уже списана продажей или перемещением. Проверьте остатки с детализацией до серии и склада, затем укажите в возврате фактически доступную серию. Если остатки «разъехались» из-за ручных правок, сначала восстановите последовательность проведения документов.
Что важно запомнить
Возврат поставщику всегда оформляйте типовым документом на основании поступления, не меняя цены без основания. Выбирайте сценарий по факту оприходования: оприходованный товар — возврат с вашей счёт-фактурой, расхождение при приёмке — корректировка поступления. После проведения обязательно контролируйте складские остатки, взаиморасчёты и записи по НДС.