Торговля и Склад · 10 мин
Как поставить товар на приход в 1С:Розница
Как оприходовать товар в 1С:Розница: поступление, оприходование, работа с заказом поставщику, проверка остатков и типичные ошибки при приходе.
Постановка товара на приход в 1С:Розница выполняется двумя основными документами: «Поступление товаров» — когда товар приходит от поставщика по счету или накладной, и «Оприходование товаров» — когда нужно учесть излишки, найденные при инвентаризации, или ввести начальные остатки. Выбор документа определяет, как отразится операция в расчетах с поставщиками и в отчетах по себестоимости.
Ошибка на этапе прихода почти всегда всплывает позже: не сходятся остатки на кассе, цены продажи не обновляются, взаиморасчеты с поставщиком «висят». Поэтому важно не просто провести документ, а правильно заполнить реквизиты, проверить цены и убедиться, что товар отразился на нужном складе.
Ниже разобраны оба сценария, настройки, которые стоит проверить до начала работы, способы ускорить ввод номенклатуры, типичные ошибки и способы проверки результата.
Что проверить до начала прихода товара
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Без них документ либо не проведется, либо проведется с ошибками, которые придется исправлять вручную.
Во-первых, должен существовать склад (магазин), на который приходуется товар. Склады создаются в разделе «НСИ» или «Компания» в зависимости от версии конфигурации. Во-вторых, карточка поставщика должна быть заведена в справочнике «Контрагенты» — без нее не сформируются взаиморасчеты. В-третьих, для новых товаров нужны карточки номенклатуры с указанием вида номенклатуры, единицы измерения и ставки НДС.
Также проверьте, какой тип цен назначен для продажи в данном магазине. Если в настройках магазина указана розничная цена, а вы ее не заполните при приходе, товар появится на остатках, но касса может не дать его продать или продаст по нулевой цене.
Приход товара от поставщика: документ «Поступление товаров»
Основной сценарий — прием товара от поставщика. Откройте раздел «Закупки» и выберите «Поступления товаров», затем нажмите «Создать». Заполните шапку документа: магазин (склад получения), поставщик, номер и дату входящей накладной. Номер входящего документа важен для сверки взаиморасчетов и для последующей регистрации счета-фактуры.
Далее заполните табличную часть. Товары можно добавлять по одному через кнопку «Добавить», подбирать из справочника через «Подбор» или загружать сканером штрихкодов. Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС. Сумма документа посчитается автоматически.
Обратите внимание на поле цены продажи: во многих версиях 1С:Розница в документе поступления есть колонка «Цена продажи» или отдельная команда установки розничных цен. Если ее заполнить, программа при проведении предложит установить цены номенклатуры — это избавляет от отдельного документа «Установка цен номенклатуры». После заполнения нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
- 2Укажите магазин, поставщика, номер и дату входящей накладной
- 3Добавьте товары: вручную, подбором или сканером штрихкодов
- 4Проверьте количество, цены закупки и ставки НДС по каждой строке
- 5Заполните цены продажи или создайте отдельный документ установки цен
- 6Проведите документ и сверьте итоговую сумму с накладной поставщика
Оприходование излишков и начальных остатков
Если товар появился не от поставщика — например, обнаружен при инвентаризации или вы вводите остатки при старте работы в программе — используется документ «Оприходование товаров». Он находится в разделе «Склад» → «Оприходование товаров».
В документе укажите склад, добавьте товары с количеством и учетной ценой. Учетная цена здесь — это себестоимость, по которой товар встанет на баланс. Для излишков обычно указывают цену последней закупки или текущую учетную цену аналогичного товара. От цены оприходования зависит себестоимость при последующей продаже, поэтому занижать или завышать ее произвольно не стоит.
Для ввода начальных остатков при переходе на 1С:Розница оприходование — стандартный механизм: создается один или несколько документов на дату начала учета, и дальнейшие продажи уже списывают товар с этих остатков. Не вводите остатки «задним числом» после того, как уже оформлены продажи, — это приведет к отрицательным остаткам в прошлых периодах.
Какой документ выбрать
Товар пришел от поставщика по накладной. Формирует задолженность перед поставщиком и основание для счета-фактуры.
Излишки по инвентаризации или ввод начальных остатков. Взаиморасчеты с поставщиками не затрагивает.
Товар уже есть на одном из ваших складов и его нужно перевести на склад магазина. Новый приход в компанию не создается.
Приход на основании заказа поставщику
Если в учете ведутся заказы поставщикам, поступление удобнее создавать на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров». Табличная часть заполнится автоматически по позициям заказа, вам останется скорректировать фактическое количество и цены.
Такой способ снижает риск расхождений между тем, что заказывали, и тем, что оприходовали. Если поставщик привез меньше или другой ассортимент, исправьте строки в поступлении — заказ при этом останется в исходном виде, и по нему можно будет отследить недопоставку.
Учтите ограничение: создание на основании работает корректно, только если в заказе тот же склад и тот же поставщик, что планируются в поступлении. Если поставка дробится на несколько накладных, создавайте отдельное поступление на каждую фактическую поставку.
Как ускорить ввод товаров в документ
При больших накладных ручной ввод занимает часы. Есть несколько рабочих способов ускориться. Первый — сканер штрихкодов: курсор ставится в поле поиска номенклатуры, сканер считывает код, и строка добавляется автоматически. Для этого штрихкоды должны быть заранее привязаны к карточкам товаров.
Второй способ — загрузка данных от поставщика. В 1С:Розница есть обработка «Загрузка данных от поставщиков» (раздел «Закупки»), которая позволяет загрузить электронную накладную из файла и сопоставить позиции с вашей номенклатурой. Это особенно удобно при регулярных поставках от одних контрагентов.
Третий вариант — терминал сбора данных (ТСД) для приемки по факту: товар сканируется на складе, затем данные загружаются в документ. Это снижает количество пересортов, когда на бумаге одно, а в коробках другое.
Установка цен продажи при приходе
Товар на остатках — еще не готовый к продаже товар. Касса 1С:Розницы берет цену из регистра цен номенклатуры по виду цен магазина. Если цена не установлена, продажа либо пройдет по нулю, либо будет заблокирована в зависимости от настроек.
Цены можно установить двумя путями. Первый — прямо из поступления, если в вашей версии есть соответствующая команда или колонка цен продажи: программа создаст документ «Установка цен номенклатуры» автоматически. Второй — вручную через раздел «Ценообразование» → «Установка цен номенклатуры», где цены можно рассчитать от закупочных с заданной наценкой.
Проверить, какие цены действуют на товар, можно из карточки номенклатуры по ссылке «Цены» или отчетом по ценам. Делайте это до открытия смены на кассе, а не после первой проблемной продажи.
Как проверить, что товар встал на приход правильно
После проведения документа не ограничивайтесь отсутствием сообщений об ошибках. Откройте отчет «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Отчеты») и отфильтруйте по нужному магазину. Товар из накладной должен появиться в указанном количестве.
Затем проверьте движения документа: в форме поступления откройте меню «Еще» или соответствующую кнопку показа движений и убедитесь, что документ сделал записи по регистрам товаров на складах и, при поступлении от поставщика, по расчетам с контрагентами. Сумма долга поставщику должна совпадать с итогом накладной.
Финальный контроль — на кассе: пробейте или найдите товар в РМК. Если товар находится поиском, показывает остаток и корректную цену, приход выполнен полностью. Если цена нулевая — вернитесь к установке цен; если товар не находится — проверьте склад в документе и статус карточки номенклатуры.
Как проверить результат
Количество совпадает с накладной
Товара нет или склад другой — проверьте реквизит «Магазин» в документе
Цена соответствует установленной
Нулевая или старая цена — создайте документ установки цен
Долг равен сумме накладной
Долга нет — возможно, использовано оприходование вместо поступления
Частые вопросы
Чем поступление товаров отличается от оприходования?
Поступление оформляет закупку у поставщика: создает задолженность перед контрагентом и служит основанием для входящего счета-фактуры. Оприходование используется для излишков и начальных остатков и не затрагивает взаиморасчеты. Путать их нельзя — иначе не сойдутся расчеты с поставщиками.
Провел приход, а товара нет на остатках. Что делать?
Чаще всего причина в неверном складе в шапке документа или в отборе отчета не по тому магазину. Откройте документ, сверьте поле «Магазин», затем постройте отчет по остаткам без отбора. Если документ не проведен (стоит пометка или ошибка), проведите его повторно.
Можно ли изменить проведенный приход после продажи товара?
Технически можно, но это рискованно: изменение количества или цен после продаж меняет себестоимость списанного товара. Безопаснее оформить корректировку поступления или возврат поставщику на разницу, а не редактировать исходный документ задним числом.
Как оприходовать товар, если накладная на 200 позиций?
Используйте загрузку электронной накладной через обработку загрузки данных от поставщиков, приемку сканером штрихкодов или терминал сбора данных. Ручной ввод большого документа почти гарантированно даст ошибки в количестве и пересортицу.
Почему касса не дает продать оприходованный товар?
Наиболее частые причины: не установлена цена продажи по виду цен магазина, товар приходован на другой склад или карточка номенклатуры не выгружена на кассу. Проверьте цены, остатки по складу кассы и выполните обмен данными с кассой при необходимости.
Нужно ли вводить счет-фактуру после поступления?
Если поставщик — плательщик НДС и вы принимаете налог к вычету, зарегистрируйте счет-фактуру на основании поступления. В самом документе поступления для этого предусмотрены поля номера и даты входящего документа и ссылка на счет-фактуру.
Что важно запомнить
От поставщика товар приходуйте документом «Поступление товаров», излишки и остатки — «Оприходованием товаров». Обязательно проверьте склад, цены продажи и остатки в отчете после проведения — большинство проблем с приходом выявляется именно на этом шаге.