Как поставить товар на приход в 1С Управление торговлей

Оприходование товара — базовая операция складского учёта, от корректности которой зависят остатки, себестоимость и вся последующая отчётность. В 1С «Управление торговлей» (редакция 11) товар ставится на приход документом «Приобретение товаров и услуг» (в старых редакциях — «Поступление товаров и услуг»), а при ордерной схеме склада дополнительно оформляется «Приходный ордер на товары».

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в базе заведены контрагент-поставщик, номенклатура и склад, на который приходит товар. Если какого-то элемента справочника нет, его можно создать прямо из документа, но лучше заполнить карточки заранее — так меньше риск дублей и ошибок в характеристиках.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа поступления до проверки остатков, а также сценарии с ордерным складом, сериями, комиссией и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.

Подготовка: что проверить перед оприходованием

Откройте карточку склада (раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины») и уточните, используется ли ордерная схема при поступлении. От этого зависит, хватит ли одного документа поступления или потребуется ещё приходный ордер. Если ордерная схема включена, а ордер не оформить, товар отразится только в финансовом учёте, но не в фактических остатках склада — продать его со склада не получится.

Проверьте карточки номенклатуры: вид номенклатуры должен быть «Товар» (не «Услуга» и не «Работа»), иначе позиция не встанет на складской учёт. Если ведётся учёт по характеристикам (размеры, цвета) или сериям, эти настройки задаются в виде номенклатуры, и заполнение соответствующих колонок в документе станет обязательным.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов закупки и что установлена дата запрета редактирования не перекрывает дату поступления. Если документ не проводится без объяснения причин — чаще всего дело именно в дате запрета или правах.

Создание документа «Приобретение товаров и услуг»

Перейдите в раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» и нажмите «Создать» → «Приобретение товаров и услуг». Выберите операцию «Закупка у поставщика» — это стандартный вид поступления для покупки товара за плату. Другие операции (приём на комиссию, через подотчётное лицо) разберём отдельно.

Заполните шапку документа: поставщика (контрагента), организацию, склад, дату и номер входящего документа из накладной поставщика. Номер и дата входящего документа важны для сверки с поставщиком и для корректного учёта НДС по счёту-фактуре.

В табличной части «Товары» добавьте позиции: подберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитается автоматически. Если поставщик прислал УПД или электронную накладную, табличную часть можно загрузить из файла через кнопку «Заполнить» → «Заполнить из внешнего файла» — это заметно быстрее ручного ввода при большом количестве строк.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения документ сформирует движения по регистрам: товар появится в учётных остатках склада, зафиксируется задолженность перед поставщиком и себестоимость поступления.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Документы закупки» → «Создать» → «Приобретение товаров и услуг»
2. 2
   Выберите операцию «Закупка у поставщика», заполните контрагента, организацию и склад
3. 3
   Укажите номер и дату входящей накладной
4. 4
   Добавьте номенклатуру, количество, цены и ставки НДС в табличную часть
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и проведите документ
6. 6
   При ордерной схеме склада создайте приходный ордер на основании распоряжения
7. 7
   Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»

Установка цен и учёт НДС при поступлении

Цены закупки, указанные в документе, определяют себестоимость товара. Если в договоре с поставщиком зафиксированы цены, их можно подтянуть автоматически через соглашение с поставщиком: выберите соглашение в шапке, и цены подставятся из условий соглашения. Это снижает риск расхождений с накладной.

Ставка НДС влияет на книгу покупок и на то, как сумма распределится между стоимостью товара и налогом. Проверьте, что ставка соответствует накладной поставщика: ошибка в ставке приведёт к расхождению при сверке и к неверному вычету НДС. После проведения зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа.

Если по настройкам предприятия нужно сразу установить розничные или оптовые цены продажи, создайте на основании поступления документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Ценообразование» в зависимости от редакции). Само поступление цены продажи не меняет — это частая причина вопроса «почему товар есть, а продаётся по старой цене».

Ордерная схема склада и приходный ордер

Ордерная схема разделяет финансовый документ (поступление) и фактическое движение товара по складу (ордер). Распоряжением на приёмку выступает документ «Приобретение товаров и услуг» со статусом «К поступлению» или проведённый при соответствующих настройках. Кладовщик видит распоряжения в рабочем месте приёмки и оформляет по ним ордер.

Чтобы создать ордер, откройте раздел «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары», создайте новый документ и заполните его по распоряжению — программа подтянет номенклатуру и количество из поступления. Проведите ордер после фактической приёмки и пересчёта товара.

Если фактическое количество отличается от накладной, ордер оформляется на фактически принятое количество, а расхождения фиксируются документом «Расхождения при поступлении» или корректировкой. Не проводите поступление на документальное количество, если фактически пришло меньше, — остатки станут недостоверными, а претензию поставщику будет сложнее обосновать.

Контрольные точки

Как проверить результат оприходования

Отчёт «Остатки и доступность товаров» по складу

Норма

Товар виден в остатках в проведённом количестве

Тревожный признак

Позиции нет или количество не совпадает с накладной

Статус распоряжения в списке приходных ордеров

Норма

Распоряжение закрыто ордером полностью

Тревожный признак

Распоряжение висит «к оформлению» — ордер не проведён

Расчёты с поставщиком (отчёт «Задолженность перед поставщиками»)

Норма

Появилась задолженность на сумму документа

Тревожный признак

Задолженности нет — документ не проведён или неверная операция

Отдельные сценарии поступления

Приём товара на комиссию

Если товар принят от комитента для реализации, используйте операцию «Прием на комиссию». В этом случае товар учитывается на складе, но не формирует задолженности как обычная закупка и не становится собственностью компании. Себестоимость и расчёты с комитентом фиксируются отдельно при отчёте о продажах.

Поступление тары и услуг в одном документе

Если поставщик выставил вместе с товаром доставку или другие услуги, их добавляют в тот же документ: услуги вводятся как номенклатура с видом «Услуга». Расходы на доставку можно распределить на себестоимость товара — для этого в документе предусмотрен механизм распределения расходов, если он включён в настройках.

Поступление по сериям и характеристикам

Если для вида номенклатуры включён учёт по сериям (сроки годности, номера партий), колонка «Серия» в табличной части становится обязательной. Серию можно создать прямо из строки документа, указав номер и срок годности. Аналогично с характеристиками: каждая комбинация (например, размер и цвет) вводится отдельной строкой. Пропуск серии или характеристики не даст провести документ — программа выдаст ошибку заполнения.

Варианты оформления поступления

Закупка у поставщика

Стандартная покупка товара в собственность. Формирует задолженность и себестоимость.

Прием на комиссию

Товар комитента: на складе учитывается, но собственностью не становится. Расчёты — через отчёт комитенту.

Оприходование излишков

Для товара без документа поставщика — по результатам инвентаризации, документ «Пересчет товаров» или «Оприходование излишков».

Перемещение товаров

Если товар пришёл с другого склада вашей компании, а не от поставщика — поступление оформлять нельзя, используйте перемещение.

Проверка результата и контроль остатков

После проведения документа откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») и отфильтруйте по складу и номенклатуре. Товар должен отображаться в количестве из документа. При ордерной схеме проверьте также, что нет «зависших» распоряжений в рабочем месте приёмки.

Для контроля себестоимости используйте отчёт «Себестоимость товаров» или карточку расчётов с поставщиком. Если цены в поступлении отличались от предыдущих, себестоимость пересчитается по методу, заданному в учётной политике (в типовой конфигурации — средняя скользящая или ФИФО в зависимости от настроек).

Полезная практика — сверять сумму документа с накладной поставщика до проведения. После проведения исправить цены можно только корректировкой поступления или изменением самого документа с перепроведением, что при закрытом периоде может быть недоступно.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — «товар не виден в остатках после поступления». В подавляющем большинстве случаев причина в неоформленном приходном ордере. Вторая по частоте — документ создан, но не проведён (остался в статусе черновика): проверьте пиктограмму документа в списке.

Если обнаружили ошибку в уже проведённом документе текущего периода — откройте его, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт или документ участвовал в последующих операциях (товар уже продан), корректнее ввести документ «Корректировка приобретения» на основании поступления: он зафиксирует изменения без переписывания истории.

При случайном задвоении поступления (например, ввели накладную дважды) пометьте лишний документ на удаление. Если по нему уже есть связанные ордера или счета-фактуры, сначала пометьте на удаление их. Регулярно проверяйте отчёт по остаткам на отрицательные значения — минус по складу почти всегда означает, что продажа проведена раньше поступления или поступление вообще не введено.

Часто задаваемые вопросы

Чем «Приобретение товаров и услуг» отличается от «Поступления товаров и услуг»?

Это один и тот же документ по сути: в редакции УТ 11 он называется «Приобретение товаров и услуг», в более ранних версиях (УТ 10.3) — «Поступление товаров и услуг». Логика заполнения и движения по регистрам аналогичны, отличается интерфейс и состав операций.

Почему после проведения поступления товар не виден в остатках склада?

Чаще всего на складе включена ордерная схема, а приходный ордер не создан или не проведён. Откройте «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары» и оформите ордер по распоряжению. Также проверьте, что документ действительно проведён, а не сохранён как черновик.

Как оприходовать товар без документов поставщика?

Если товар выявлен как излишек при инвентаризации, используйте документ «Пересчет товаров» с последующим «Оприходованием излишков» — документ поступления для этого не подходит, так как формирует расчёты с поставщиком. Оприходование излишков относит стоимость на прочие доходы.

Можно ли загрузить табличную часть из накладной поставщика?

Да, в документе есть кнопка «Заполнить» → «Заполнить из внешнего файла» — поддерживается загрузка из табличных файлов. Если с поставщиком настроен обмен электронными документами (ЭДО), документ поступления можно создать автоматически из входящего УПД с минимальными ручными правками.

Как исправить ошибку в цене или количестве после проведения?

В открытом периоде — отредактируйте и перепроведите сам документ, если по товару ещё нет продаж. Если товар уже продан или период закрыт, введите «Корректировку приобретения» на основании поступления: она изменит стоимость и расчёты, не затрагивая исходный документ.