Торговля и Склад · 9 мин
Как поставить на приход алкоголь в 1С Розница
Как поставить алкоголь на приход в 1С Розница: поступление товаров, связь с ЕГАИС, подтверждение ТТН, сопоставление алкогольной продукции и проверка остатков.
Оприходование алкоголя в 1С Розница отличается от обычного прихода товара: помимо складского документа нужно подтвердить накладную в ЕГАИС и сопоставить алкогольную продукцию поставщика со своей номенклатурой. Если пропустить этап ЕГАИС, остатки в учётной системе и в государственном реестре разойдутся, а при продаже магазин получит отказ в фиксации чека.
Общая схема выглядит так: организация получает входящую ТТН ЕГАИС, подтверждает её полностью или частично, затем на основании подтверждения создаёт документ «Поступление товаров», в котором алкогольная продукция поставщика сопоставляется с номенклатурой магазина. После проведения документа товар появляется на остатках склада и в регистре ЕГАИС.
Ниже разобран весь цикл: от настройки обмена с ЕГАИС до проверки остатков, а также типичные ошибки, из-за которых приход «зависает» или остатки расходятся.
Подготовка: что должно быть настроено до прихода
Перед первым оприходованием алкоголя проверьте, что в программе настроен обмен с ЕГАИС через УТМ (универсальный транспортный модуль). УТМ должен быть установлен на компьютере или сервере магазина, а в 1С Розница — указан его адрес и порт в настройках обмена с ЕГАИС (раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «ЕГАИС»).
Также убедитесь, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП и код в ЕГАИС (FSRAR ID), а в учётной политике включён учёт алкогольной продукции. Без корректного FSRAR ID входящие накладные не будут загружаться — ТТН приходят именно на этот идентификатор.
Отдельно проверьте действующий сертификат ключа ГОСТ для подписания документов в УТМ. Просроченный ключ — частая причина, по которой акты подтверждения не уходят в ЕГАИС, а накладная остаётся «висеть» в статусе ожидания.
Шаг 1. Получение и подтверждение ТТН ЕГАИС
Когда поставщик отгружает алкоголь, он оформляет ТТН в ЕГАИС, и она приходит вам как входящий документ. В 1С Розница откройте раздел «Закупки» → «Товарные накладные ЕГАИС (входящие)» и выполните обмен с ЕГАИС, чтобы загрузить новые накладные.
Откройте нужную ТТН и сверьте её с фактической поставкой: наименования продукции, количество, номера справок А и Б (или справки 2 для нового формата). Если всё совпадает — нажмите «Провести» и отправьте акт подтверждения. Если фактическое количество меньше, создайте акт расхождений, указав реальное количество по каждой позиции: подтверждённое количество встанет на баланс, по расхождению поставщик получит уведомление.
Полный отказ от накладной возможен только если поставка не приходила вовсе. Отказ по части позиций оформляется именно актом расхождений, а не редактированием ТТН — саму накладную получатель изменить не может.
- 1Откройте «Закупки» → «Товарные накладные ЕГАИС» и выполните обмен с ЕГАИС
- 2Найдите накладную поставщика и сверьте позиции с фактической поставкой
- 3При полном совпадении отправьте акт подтверждения, при расхождениях — акт расхождений с реальным количеством
- 4Дождитесь статуса «Подтверждена» — только после этого товар считается принятым на баланс ЕГАИС
Шаг 2. Создание документа «Поступление товаров»
После подтверждения ТТН создайте складской документ. Проще всего это сделать кнопкой «Создать на основании» → «Поступление товаров» прямо из формы накладной ЕГАИС — тогда шапка, контрагент и табличная часть заполнятся автоматически по данным ТТН.
Проверьте в документе склад, организацию, цены закупки и ставки НДС. Если поступление создаётся вручную (без связи с ТТН), укажите поставщика, склад и добавьте номенклатуру вручную — но для маркируемого алкоголя такой способ не подходит: без связи с ЕГАИС-накладной остатки в реестре не изменятся.
После заполнения проведите документ. С этого момента товар числится на складе в учёте 1С, а соответствующие остатки уже подтверждены на балансе ЕГАИС по акту из предыдущего шага.
Шаг 3. Сопоставление алкогольной продукции с номенклатурой
Ключевой этап, который отличает алкогольный приход от обычного. В ЕГАИС каждая позиция описывается «алкогольной продукцией» — записью с кодом АП, производителем, крепостью и объёмом. Ваша номенклатура — это отдельный справочник, и программе нужно знать, какая карточка товара соответствует какой алкогольной продукции.
При создании поступления на основании ТТН программа попытается сопоставить позиции автоматически по ранее сохранённым связям. Несопоставленные строки будут подсвечены — откройте их и либо выберите существующую номенклатуру, либо создайте новую карточку товара на основании данных алкогольной продукции. В карточке номенклатуры обязательно должен стоять вид номенклатуры с признаком «Алкогольная продукция» и указанием вида продукции (водка, вино, пиво и т.д.).
Одна и та же алкогольная продукция может приходить от разных поставщиков — сопоставление делается один раз и сохраняется в регистре, при следующих поставках программа подставит номенклатуру сама.
Шаг 4. Проверка остатков и связи документов
После проведения поступления убедитесь, что всё встало корректно. Во-первых, сформируйте отчёт по остаткам товаров на складе — новая номенклатура должна появиться с оприходованным количеством. Во-вторых, проверьте остатки в ЕГАИС: откройте «Остатки ЕГАИС» и выполните запрос остатков — подтверждённая по ТТН продукция должна числиться на балансе первого регистра (склад).
Полезно сверить количество в учёте 1С и в ЕГАИС по каждой позиции сразу после прихода. Расхождение на этом этапе исправить проще всего: либо не подтверждён акт, либо поступление проведено не на основании ТТН, либо сопоставление выполнено не с той номенклатурой.
Как проверить результат
«Подтверждена» или «Подтверждена с расхождениями»
«Ожидает подтверждения» — акт не отправлен или не ушёл в ЕГАИС
Количество равно фактически принятому
Остаток нулевой или удвоенный — документ не проведён или создан дубль
Совпадают с остатком в учёте
Расхождение — проверяйте сопоставление и неподтверждённые акты
В документе заполнено основание — накладная ЕГАИС
Основание пустое — движения по регистру ЕГАИС не сформированы
Особые сценарии: пиво, частичный приход, возврат поставщику
Приход пива и слабоалкогольной продукции
Пиво, пивные напитки, сидр и медовуха учитываются в ЕГАИС в упрощённом порядке: по ним оформляется только подтверждение ТТН, без поштучного учёта марок. В 1С Розница порядок тот же — подтверждение накладной и поступление на её основании, но сопоставление обычно проще, так как не требуется работа со справками и марками.
Частичное подтверждение с расхождениями
Если фактически приехало меньше, чем указано в ТТН, в акте расхождений укажите реальное количество. Поступление товаров при этом создавайте на подтверждённое количество, а не на количество из накладной — иначе учётный остаток завысится, и разница вылезет при первой же инвентаризации.
Возврат алкоголя поставщику
Возврат оформляется зеркально: документ «Возврат товаров поставщику» и исходящая ТТН ЕГАИС, которую поставщик должен подтвердить со своей стороны. Пока поставщик не подтвердил накладную, остатки в ЕГАИС не спишутся окончательно — контролируйте статус исходящей ТТН.
Частые вопросы
Можно ли оприходовать алкоголь без накладной ЕГАИС?
Нет, если продукция подлежит учёту в ЕГАИС. Поступление без связи с ТТН создаст остаток только в учёте 1С, но не на балансе реестра — такая продукция считается неучтённой, а её продажа является нарушением. Исключение — постановка на баланс остатков через акт постановки на баланс ЕГАИС, но это процедура для переучёта, а не для обычных закупок.
Что делать, если ТТН не приходит в программу?
Сначала проверьте, запущен ли УТМ и доступен ли он по адресу, указанному в настройках обмена. Затем убедитесь, что поставщик отправил накладную на ваш FSRAR ID — частая причина в том, что отгрузка оформлена на другой магазин или другой КПП. После устранения причины выполните обмен с ЕГАИС повторно.
Как исправить ошибочное сопоставление номенклатуры?
Откройте регистр соответствия номенклатуры и алкогольной продукции (доступен из карточки номенклатуры или из раздела ЕГАИС) и удалите либо замените неверную запись. Если по ошибочному сопоставлению уже проведены документы, их придётся перепровести или скорректировать, чтобы движения по регистрам обновились.
Сколько времени есть на подтверждение ТТН?
Накладную следует подтверждать в момент фактического приёма товара. Затягивание приводит к тому, что товар физически в магазине, но юридически не принят, а при длительном неподтверждении накладная может быть зафиксирована как неподтверждённая — тогда потребуется повторная отгрузка со стороны поставщика.
Нужно ли сканировать марки при приходе маркированного алкоголя?
При подтверждении ТТН по крепкому алкоголю фиксация идёт по справкам и количеству, поштучное сканирование марок при приёмке, как правило, не требуется. Марки считываются при продаже через кассу. Однако выборочная проверка марок сканером при приёмке помогает выявить пересорт или немаркированную продукцию до того, как она попадёт на полку.
Что важно запомнить
Приход алкоголя в 1С Розница — это связка из двух действий: подтверждение входящей ТТН в ЕГАИС и проведение «Поступления товаров» на её основании с корректным сопоставлением номенклатуры. Контролируйте статус накладной, совпадение остатков в учёте и в ЕГАИС, не создавайте дублей карточек и следите за работоспособностью УТМ и ключа ГОСТ.