Как посмотреть заказы в 1С

Заказы в 1С хранятся в специальных журналах документов, и способ их просмотра зависит от конфигурации: в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и «ERP» используется раздел «Продажи» или «Закупки», в «Бухгалтерии предприятия» — раздел «Продажи» с журналом «Заказы покупателей». Любой заказ можно найти по номеру, контрагенту, дате или статусу, а для массового анализа использовать отчёты.

Чаще всего пользователю нужно решить одну из трёх задач: быстро найти конкретный заказ, посмотреть список заказов за период или проверить состояние исполнения — оплачен ли заказ, отгружен ли товар. Ниже разобраны все три сценария с точным путём по меню для типовых конфигураций.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на просмотр документов раздела продаж или закупок. Если журнал заказов не отображается в меню, это почти всегда вопрос прав доступа, а не отсутствия данных в базе.

Где находятся заказы в разных конфигурациях 1С

В типовых конфигурациях на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2) журнал заказов покупателей открывается через раздел «Продажи» → «Заказы покупателей». Журнал заказов поставщикам находится в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Если раздела не видно на панели, откройте его через кнопку со значком меню (шестерёнка или «Ещё») в верхней части окна.

В «1С:Бухгалтерии 8» заказы покупателей доступны в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей». Обратите внимание: если в настройках функциональности (раздел «Главное» → «Функциональность») не включена опция ведения заказов, журнал будет скрыт. В этом случае включите соответствующий флажок на закладке «Продажи».

В старых конфигурациях на обычных формах (например, «Управление торговлей 10.3») путь другой: меню «Документы» → «Управление продажами» → «Заказы покупателей». Принцип тот же — журнал документов со списком, отборами и возможностью открыть любой документ двойным щелчком.

Как найти конкретный заказ по номеру или контрагенту

Откройте журнал заказов и используйте строку поиска в верхней части списка: введите номер документа, часть названия контрагента или артикул. В управляемых формах поиск работает по основным полям списка и срабатывает по мере ввода. Если документов много, поиск по номеру — самый быстрый способ, так как номера уникальны в пределах периода нумерации.

Для более точного поиска нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или значок отбора) и добавьте условия: контрагент равен нужному клиенту, дата в диапазоне, организация, склад. Несколько условий комбинируются по принципу «И» — в списке останутся только документы, удовлетворяющие всем отборам одновременно.

Если номер заказа известен из печатной формы или письма клиента, учитывайте префикс базы: в распределённых системах номер может содержать буквенный префикс (например, «ЦБ-000123»). Вводить в поиск нужно номер целиком, иначе документ не найдётся.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей»
2. 2
   Введите номер заказа или название контрагента в строку поиска
3. 3
   Если результатов много — настройте отбор по дате и организации
4. 4
   Дважды щёлкните по строке, чтобы открыть документ
5. 5
   Проверьте вкладку с товарами и связанные документы по кнопке «Структура подчинённости»

Как отобрать заказы по статусу и состоянию

В УТ 11, КА 2 и ERP у заказа есть статусы (например, «К обеспечению», «К отгрузке», «Закрыт») и состояния исполнения (ожидается оплата, готов к отгрузке и т.п.). В журнале заказов для них предусмотрены быстрые отборы — панель над списком с полями «Статус» и «Состояние». Выберите нужное значение, и список автоматически отфильтруется.

Типовой рабочий приём менеджера по продажам: утром открыть журнал с отбором по состоянию «Ожидается оплата» или «Готов к отгрузке» и обработать все документы в списке. Чтобы не настраивать отбор каждый день, сохраните его: кнопка «Ещё» → «Сохранить настройки» (в ряде версий — через «Настроить список» → «Сохранить как»). Сохранённый вариант отбора будет доступен одним кликом.

Учтите, что статусы используются только если в настройках соглашения с клиентом или в учётной политике включён статусный режим работы с заказами. Если заказы создаются и сразу проводятся без смены статусов, ориентируйтесь на состояние исполнения, которое программа рассчитывает автоматически по оплатам и отгрузкам.

Как посмотреть исполнение заказа: оплату и отгрузку

Открытый документ заказа показывает только состав и условия, но не фактическое исполнение. Чтобы увидеть, что оплачено и отгружено, откройте из заказа отчёт «Состояние исполнения» (кнопка в командной панели документа) или используйте кнопку «Структура подчинённости» — она покажет все связанные документы: реализации, счета-фактуры, поступления оплаты.

Для контроля множества заказов сразу используйте отчёты раздела продаж: «Состояние исполнения заказов», «Заказы клиентов», «Анализ причин отмены заказов». В УТ 11 они находятся в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам». Отчёт покажет сумму заказа, сумму оплаты, процент отгрузки и долг по каждому документу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заказ отображается в журнале

Норма

Документ есть в списке, открывается без ошибок

Тревожный признак

Заказа нет в списке — проверьте отборы и права доступа

Состояние исполнения

Норма

Процент оплаты и отгрузки соответствует фактическим документам

Тревожный признак

Состояние «не начато» при наличии реализации — документы созданы не на основании заказа

Связанные документы

Норма

В структуре подчинённости видны реализация и оплата

Тревожный признак

Цепочка обрывается — отгрузка оформлена отдельным документом без связи с заказом

Просмотр заказов через отчёты и универсальные инструменты

Когда журнала недостаточно — например, нужно выгрузить список заказов с суммами в Excel или сгруппировать их по менеджерам — используйте отчёты. В отчёте «Заказы клиентов» через кнопку «Настройки» можно добавить в строки менеджера, склад, соглашение, а в отбор — любой реквизит документа. Результат выводится кнопкой «Сформировать» и сохраняется в табличный документ.

Если типовых отчётов не хватает, администратор или программист может открыть консоль запросов или универсальный отчёт по документу «Заказ покупателя». Это безопасный режим чтения: отчёты не изменяют данные, поэтому экспериментировать с настройками можно без риска повредить учёт.

Типичные проблемы при поиске заказов

Самая частая ситуация — пользователь не видит заказ, который точно существует. Причины почти всегда одни и те же: установлен отбор по периоду, организации или статусу, который отсекает нужный документ; у пользователя ограничены права на уровне записей (видны только заказы своего подразделения); документ помечен на удаление и скрыт настройкой списка.

Вторая группа проблем — путаница между похожими журналами: «Заказы покупателей», «Заказы клиентов», «Счета на оплату». В разных конфигурациях названия отличаются, а счёт на оплату вообще не является заказом. Если документ не находится, проверьте, в том ли журнале вы ищете, и уточните вид документа по его печатной форме.

Ответы на частые вопросы

Как посмотреть все заказы за конкретный месяц?

Откройте журнал заказов, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор «Дата» с видом сравнения «В периоде». Укажите первое и последнее число месяца. Альтернатива — отчёт «Заказы клиентов» с установленным периодом в шапке.

Почему в журнале нет кнопки создания заказа?

Чаще всего у вашей роли есть права только на просмотр. Реже — в настройках функциональности отключено ведение заказов. Проверить может администратор: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи».

Как узнать, кто создал или изменил заказ?

Откройте заказ и посмотрите поля «Автор» или «Ответственный» в шапке. Полную историю изменений покажет журнал регистрации (доступен администратору) либо механизм версионирования объектов, если он включён в настройках.

Можно ли посмотреть заказы поставщикам так же, как заказы покупателей?

Да, механика идентична: раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам», те же отборы, статусы и отчёт о состоянии исполнения. Отличается только состав колонок и набор статусов под процессы закупок.

Как выгрузить список заказов в Excel?

Сформируйте отчёт по заказам или откройте журнал, затем используйте «Ещё» → «Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel.

Заказ есть в списке, но не открывается — что делать?

Возможные причины: недостаточно прав на чтение конкретного документа (ограничение на уровне записей) или ошибка данных. Попробуйте открыть его через отчёт «Структура подчинённости» из связанного документа. Если не помогает — передайте ситуацию администратору, самостоятельно чинить данные не стоит.