Торговля и Склад · 10 мин
Как посмотреть отгрузки в 1С
Как посмотреть отгрузки в 1С: журнал реализаций, отчёты по продажам и остаткам, отборы по контрагенту и периоду, печать реестра и типичные ошибки.
Отгрузки в 1С — это документы, которыми оформляется передача товара покупателю: «Реализация (акты, накладные)» в «1С:Бухгалтерии», «Реализация товаров и услуг» в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP», а также «Заказы клиентов» и «Расходные ордера на товары» в конфигурациях со складским учётом. В зависимости от того, что именно нужно — список документов, суммы продаж, отгруженные позиции или остатки к отгрузке — используются разные инструменты: журналы документов, стандартные отчёты и отборы.
Быстрее всего отгрузки смотрят через журнал документов продажи с отбором по периоду и контрагенту. Если нужны аналитические данные — суммы, количество, маржа, динамика — удобнее отчёты «Продажи», «Валовая прибыль» или «Анализ отгрузок». Для складских операций, где документ продажи и фактическая отгрузка разнесены, используют «Расходные ордера на товары» и отчёт «Оформление накладных и ордеров».
Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP». Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика везде одинаковая.
Какими документами оформляется отгрузка в разных конфигурациях
Прежде чем искать отгрузки, важно понимать, какой документ в вашей конфигурации её отражает. В «1С:Бухгалтерии 8» отгрузка товара — это документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)». Он одновременно списывает товар со склада и формирует выручку.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием» цепочка шире: «Заказ клиента» фиксирует потребность, «Реализация товаров и услуг» оформляет продажу, а «Расходный ордер на товары» отражает фактическое списание со склада при ордерной схеме. Если ордерная схема не включена, реализация сама списывает товар.
Из-за этого один и тот же вопрос «посмотреть отгрузки» может означать разное: список накладных, реестр ордеров со склада или отчёт по продажам за период. Дальше разберём каждый сценарий отдельно.
Как найти отгрузки через журнал документов
Журнал документов — основной способ посмотреть конкретные отгрузки: кто, когда, кому и на какую сумму отгрузил товар. В «1С:Бухгалтерии» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». В «1С:Управление торговлей» — «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» или «Оптовые продажи» в зависимости от настроек панели навигации.
В журнале видны номер и дата документа, контрагент, сумма, состояние проведения. Двойной щелчок открывает сам документ, где на вкладке «Товары» перечислены отгруженные позиции, количество и цены. Если документ распечатывали, по кнопке печати можно повторно вывести ТОРГ-12 или УПД.
Отбор по периоду, контрагенту и организации
Чтобы не листать весь журнал, задайте отбор. В типовых журналах над списком есть поля быстрого отбора: период (кнопка календаря или «Настроить период»), контрагент, организация. Для более тонких условий используйте «Ещё» → «Настроить список» — там можно отобрать по складу, менеджеру, договору или сумме.
Полезный приём — поиск по номеру: нажмите Ctrl+F или воспользуйтесь строкой поиска в журнале, введите номер накладной или фрагмент наименования контрагента. Учтите, что поиск по строке ищет только по отображаемым колонкам.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»
- 2Установите период через кнопку выбора дат над списком
- 3При необходимости задайте отбор по контрагенту или организации
- 4Откройте документ двойным щелчком и проверьте вкладку «Товары»
- 5Для печати реестра используйте «Ещё» → «Вывести список»
Как посмотреть отгрузки в отчётах
Журнал показывает документы по одному, а для сводной картины удобнее отчёты. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» основной отчёт — «Продажи» (или «Выручка и себестоимость продаж»): раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам». Он показывает количество, сумму и себестоимость отгруженного в разрезе номенклатуры, клиентов, менеджеров и складов.
В «1С:Бухгалтерии» используйте «Анализ продаж» или стандартный «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90.01» с отбором по контрагенту. Для детализации по товарам подойдёт отчёт «Обороты между субконто» с аналитикой «Номенклатура» и «Контрагенты».
Настройка отчёта под задачу
В отчётах на СКД (системе компоновки данных) нажмите «Показать настройки» или «Настройки» → «Расширенные», чтобы добавить группировки и отборы. Например, чтобы увидеть отгрузки по конкретному менеджеру, добавьте отбор «Менеджер = Иванов», а чтобы разложить по дням — группировку «Период.День». Готовую настройку можно сохранить кнопкой «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново.
Как проверить фактическую отгрузку со склада
При ордерной схеме склада накладная и фактическая отгрузка — разные события. Реализация может быть проведена, а товар ещё не отобран и не вывезен. Фактическую отгрузку смотрят в журнале «Склад и доставка» (или «Склад») → «Расходные ордера на товары». Статус ордера «Отгружен» означает, что товар физически покинул склад.
Расхождения между накладными и ордерами показывает отчёт «Оформление накладных и ордеров» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»). Он выводит распоряжения, по которым не оформлены ордера, и ордера без оснований — это удобный контроль зависших отгрузок.
Ещё один практический инструмент — обработка «Управление отгрузкой» в УТ 11: она показывает заказы и реализации, готовые к отгрузке, с остатками на складе. Через неё кладовщик видит, что можно отгрузить прямо сейчас, а чего не хватает.
Как проверить результат
Проведён, сумма и товары заполнены
Помечен на удаление или не проведён — в отчёты не попадёт
Статус «Отгружен», количество совпадает с накладной
Статус «К отбору» или «Подготовлено» — товар ещё на складе
Нет строк с расхождениями по вашему складу
Есть накладные без ордеров или ордера без накладных
Как выгрузить или распечатать реестр отгрузок
Часто список отгрузок нужен не на экране, а в виде реестра — для сверки с клиентом или архива. Самый простой способ: в журнале документов установите нужные отборы, затем «Ещё» → «Вывести список». Откроется табличный документ со всеми колонками журнала, который можно распечатать или сохранить в Excel.
Если нужен реестр с детализацией до товарных позиций, используйте отчёт «Реестр документов» (в Бухгалтерии — «Отчёты» → «Реестр документов») с отбором по виду «Реализация (акты, накладные)», либо настройте отчёт «Продажи» с группировкой «Документ» и «Номенклатура». Результат сохраняется через «Файл» → «Сохранить» в формате Excel или PDF.
Для сверки с конкретным покупателем удобнее «Акт сверки взаиморасчётов» (раздел «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки»): в него попадут все отгрузки и оплаты по контрагенту за период в хронологическом порядке.
Перед выгрузкой реестра в Excel сократите период и задайте отборы: выгрузка журнала за год без отборов может занять несколько минут и дать файл на десятки тысяч строк, с которым неудобно работать.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая причина «пропавших» отгрузок — неверно установленный период в журнале или отчёте. Проверьте даты в первую очередь, особенно если журнал открывался ранее и отбор сохранился. Вторая причина — отбор по организации или складу, оставшийся от прошлого сеанса: сбросьте его через «Ещё» → «Сбросить настройки» или очистку полей отбора.
Ещё одна ситуация: документ создан, но не проведён — в журнале он отображается серым значком и в отчёты не попадает. Обратная ошибка — поиск отгрузки в неправильном журнале: например, услуги оформляются документом «Реализация (акты)» с другим видом операции, а возвраты поставщику — отдельным документом «Возврат товаров поставщику», который в журнале продаж не отображается.
Если у пользователя нет прав на раздел «Продажи» или на конкретные документы, часть отгрузок будет просто не видна. В этом случае список выглядит неполным без каких-либо сообщений об ошибке — это признак ограничения прав, а не отсутствия данных.
Как выбрать действие
Частые вопросы об отгрузках в 1С
Почему отгрузка есть в журнале, но её нет в отчёте по продажам?
Чаще всего документ не проведён — в журнале он виден, но движений не делает. Также проверьте период отчёта и отборы по организации, складу или контрагенту: установленный ранее фильтр может исключать нужный документ. Реже причина в том, что отчёт строится по данным другого регистра, например отражает только оплаченные продажи.
Как посмотреть отгрузки по конкретному товару?
В УТ 11 и ERP откройте карточку номенклатуры и перейдите по ссылке «Документы» или сформируйте отчёт «Продажи» с отбором по этой позиции. В 1С:Бухгалтерии удобен отчёт «Обороты между субконто» с отбором по номенклатуре — он покажет все реализации, где товар встречается.
Чем отличается заказ клиента от отгрузки?
Заказ фиксирует намерение клиента купить и резервирует товар, но не формирует выручку и не списывает остатки. Отгрузка оформляется документом реализации (и расходным ордером при ордерной схеме) — только она отражается в продажах и уменьшает складские остатки.
Как найти отгрузки, по которым не оплатили?
Используйте отчёт «Задолженность клиентов» (УТ 11, ERP) или «Анализ расчётов с покупателями» (Бухгалтерия): он покажет отгруженные и неоплаченные документы с суммами долга и сроками. Для детализации откройте карточку расчётов с конкретным контрагентом.
Можно ли посмотреть отгрузки за день одним списком?
Да. В журнале реализаций установите период «Сегодня» или конкретную дату через кнопку выбора периода. Альтернатива — отчёт «Продажи» с группировкой «Документ» за нужный день: он покажет и документы, и итоговые суммы.
Что делать, если раздел «Продажи» не отображается в меню?
Скорее всего, у вашей учётной записи ограничены права или отключены функциональные опции. Проверьте в «НСИ и администрирование» → «Настройка» доступность раздела и обратитесь к администратору 1С для назначения роли, связанной с продажами.
Что важно запомнить
Конкретные отгрузки смотрят в журнале «Реализация (акты, накладные)» с отборами по периоду и контрагенту, аналитику — в отчётах «Продажи» и «Валовая прибыль», фактическую выдачу со склада — в расходных ордерах. В отчёты попадают только проведённые документы, поэтому при расхождениях сначала проверяйте статус проведения и установленные отборы.