Как посмотреть срок годности в 1С

Срок годности товара в 1С не хранится в карточке номенклатуры как обычный реквизит — он привязан к механизму серий и характеристик. Поэтому попытка найти поле «срок годности» в справочнике товаров часто заканчивается неудачей: данные есть, но посмотреть их можно только при включённом учёте по сериям и через специальные отчёты или документы движения.

Механика одинакова в большинстве типовых конфигураций — «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Розница». Сначала проверяется, ведётся ли учёт по сериям для нужного вида номенклатуры, затем открывается либо карточка серии, либо отчёт по остаткам с детализацией до серий. Ниже разобраны все рабочие способы и условия, при которых они доступны.

Где в 1С хранится срок годности

В типовых конфигурациях 1С срок годности — это реквизит справочника «Серии номенклатуры», а не самого товара. Логика такая: один и тот же товар может поступать разными партиями с разными датами производства и окончания срока, поэтому дата «годен до» привязывается к партии (серии), а не к карточке номенклатуры в целом.

Серия создаётся при оприходовании товара — в документе «Приобретение товаров и услуг» или «Производство» указывается серия с датой окончания срока годности. Дальше все движения товара (перемещения, реализации, списания) идут с указанием серии, и программа всегда «знает», какая партия с каким сроком где лежит.

Важное следствие: если при поступлении серии не создавались или учёт по сериям вообще не включён, данных о сроках годности в программе нет, и посмотреть их не получится — сначала потребуется настроить учёт и ввести серии для текущих остатков.

Проверка: включён ли учёт по сериям и срокам годности

Прежде чем искать срок годности, убедитесь, что функциональность включена. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» (в УТ 11 путь может называться «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» в зависимости от версии). Найдите флаг «Серии номенклатуры» — он должен быть установлен.

Далее проверьте вид номенклатуры конкретного товара. Откройте карточку товара, перейдите по ссылке «Вид номенклатуры» и найдите блок настроек серий. Там должна быть выбрана политика учёта серий, а в самой политике — включён признак «Указывать срок годности» или «Использовать сроки годности».

Если флаги установлены, но в документах серии не заполнялись, остатки будут числиться «без серии». В этом случае сроки годности по старым остаткам придётся вводить вручную через документы корректировки или оприходования.

Как посмотреть срок годности через отчёт по остаткам

Самый быстрый способ увидеть сроки годности по всему складу — отчёт «Остатки и доступность товаров». Находится он в разделе «Склад и доставка» → «Отчеты» (в УТ 11 также доступен из раздела «Продажи» или «Закупки» в подборке отчётов по складу).

Порядок действий: откройте отчёт, нажмите «Настройки», перейдите на расширенный вид настроек и добавьте в структуру группировку «Серия» — перетащите поле «Серия» в строки отчёта ниже группировки «Номенклатура». После формирования под каждым товаром появятся строки серий с колонкой «Годен до» или «Срок годности», если она включена в набор выводимых полей.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Остатки и доступность товаров»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и включите расширенный режим
3. 3
   Добавьте группировку «Серия» под «Номенклатура»
4. 4
   Убедитесь, что в выбранных полях есть «Годен до»
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте данные по нужному складу

В некоторых конфигурациях есть специализированный отчёт «Товары с истекающим сроком годности» (или «Остатки товаров по срокам годности»). Он сразу показывает позиции, у которых до окончания срока осталось меньше заданного числа дней, — удобно для ежедневного контроля. Поищите его через строку поиска в меню «Все отчёты».

Просмотр срока годности в карточке серии и документах

Если нужно проверить конкретную партию, откройте справочник серий: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Серии номенклатуры», либо перейдите в серии из карточки товара по ссылке «Серии». В форме серии видны номер партии, дата производства (если заполнялась) и поле «Годен до».

В документах срок годности виден в табличной части: в колонке «Серия» при выборе серии отображается её наименование, которое часто автоматически включает дату окончания срока. Чтобы увидеть точную дату, откройте серию двойным щелчком из строки документа.

Как найти серию конкретной партии

Если известен номер партии с этикетки поставщика, воспользуйтесь поиском по справочнику серий: откройте список серий, в строке поиска введите номер партии. Учтите, что серии создаются в разрезе вида номенклатуры, поэтому при большом объёме данных удобнее искать через отчёт по остаткам с отбором по товару.

Настройка контроля и оповещений об истечении срока

Посмотреть срок годности разово — половина задачи; вторая половина — не пропустить момент, когда товар нужно убрать с продажи. В типовых конфигурациях для этого используется механизм FEFO (First Expired, First Out): при подборе серий в документы отгрузки программа в первую очередь предлагает партии с ближайшим окончанием срока.

FEFO включается в политике учёта серий склада: откройте карточку склада, проверьте указанную политику учёта серий и убедитесь, что в ней включён контроль по срокам годности. После этого при продажах подбор серий будет автоматически отсортирован по дате «Годен до».

Если сроки годности заполняются не всегда, FEFO работает некорректно: серии без даты «Годен до» подбираются в произвольном порядке. Сделайте поле обязательным к заполнению при оприходовании — это снимет большинство проблем с просрочкой.

Для регулярного мониторинга сохраните настроенный вариант отчёта по остаткам с группировкой по сериям и отбором «Годен до меньше чем через N дней» и добавьте его в избранное или на начальную страницу. В ряде конфигураций доступна рассылка отчётов по расписанию — отчёт об истекающих сроках будет приходить ответственным сотрудникам автоматически.

Что делать, если срок годности не отображается

Самая частая причина пустых данных — учёт по сериям включён, но признак использования сроков годности в политике не установлен. Вторая причина — серии создаются, но поле «Годен до» никто не заполняет при поступлении. Третья — остатки заведены до включения учёта по сериям и числятся без серий.

Маршрут решения

Как выбрать действие

В отчёте есть серии, но колонка «Годен до» пустаяПроверьте политику учёта серий: включите указание сроков годности и дозаполните даты в существующих сериях

Остатки есть, а серий нет вообщеВключите учёт по сериям для вида номенклатуры и введите серии документом «Пересчет товаров» или корректировкой остатков

Отчёт не показывает колонку срока годностиОткройте настройки отчёта и добавьте поле «Годен до» в список выводимых полей

Для массового заполнения пропущенных дат удобно использовать групповую обработку справочника серий: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов». Отберите серии нужного вида номенклатуры и установите значение поля «Годен до».

Типичные ошибки при работе со сроками годности

Отдельная ошибка — попытка хранить срок годности в дополнительном реквизите номенклатуры. Такой реквизит общий для всего товара и не отличает партии друг от друга, поэтому для скоропортящихся товаров он не заменяет серии, а лишь дублирует справочную информацию (например, стандартную длительность хранения).

Особенности в разных конфигурациях

В «1С:Розница» механизм аналогичен: серии и сроки годности включаются в карточке вида номенклатуры, а просмотр доступен через отчёты по остаткам и карточку серии. В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного учёта сроков годности по партиям в базовой поставке нет — там партии используются для списания по FIFO, и для контроля сроков обычно внедряют доработки или ведут учёт в отраслевом решении.

В «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизации» доступны расширенные возможности: статусы серий, контроль остаточного срока годности при приёмке (минимально допустимый остаточный срок в днях) и автоматическая блокировка просроченных партий при отгрузке. Эти настройки задаются в политике учёта серий склада-получателя.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть срок годности без включения учёта по сериям?

Нет, штатного способа нет: реквизит «Годен до» существует только в справочнике серий. Альтернатива — дополнительный реквизит номенклатуры, но он не различает партии и подходит только для справочной информации о длительности хранения.

Почему в отчёте по остаткам нет колонки «Годен до»?

Колонка выводится, только если в настройках отчёта добавлено поле «Годен до» и присутствует группировка по сериям. Откройте расширенные настройки отчёта, добавьте серию в строки, а поле срока — в выбранные поля, затем пересформируйте отчёт.

Как массово заполнить сроки годности для уже созданных серий?

Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» из раздела «Администрирование» → «Обслуживание». Отберите серии нужного вида номенклатуры или конкретного товара и установите значение реквизита «Годен до». Операцию лучше выполнять вне рабочего времени пользователей.

Можно ли запретить продажу товара с истёкшим сроком годности?

В УТ 11 и ERP прямой блокировки нет, но включённый FEFO подставляет в отгрузку партии с ближайшим сроком первыми, а просроченные остатки видны в отчётах и списываются документом «Списание товаров». Жёсткий контроль обычно реализуют доработкой проверки при проведении реализации.

Что делать с остатками, заведёнными до включения серий?

Проведите инвентаризацию документом «Пересчет товаров» и при пересчёте укажите серии с реальными сроками годности по этикеткам. Либо спишите остаток без серии и оприходуйте его заново с серией — оба способа выравнивают учёт.

Работает ли учёт сроков годности в 1С:Бухгалтерии?

В типовой «1С:Бухгалтерии 8» механизма серий со сроками годности нет. Если контроль сроков критичен, используют конфигурации торгового контура (УТ, Розница, ERP) или отраслевые решения, а в бухгалтерию передают сводные данные.