Как посмотреть излишки в 1С: пошаговая инструкция

Излишки в 1С — это товарные остатки, которые числятся в учёте, но не подтверждены фактическим наличием, или наоборот: товар физически есть на складе, а в программе его нет. Чаще всего под «посмотреть излишки» понимают две задачи: найти расхождения между учётными и фактическими остатками после инвентаризации либо просто вывести список товаров, которые есть на складе в избыточном количестве (неликвиды, сверхнормативные запасы).

Инструменты зависят от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP используются отчёты «Остатки и доступность товаров», «Ведомость по товарам на складах» и документы пересчёта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 10 и 41 и документ «Инвентаризация товаров». В 1С:Рознице доступен свой набор отчётов по остаткам.

Ниже разобраны основные способы для каждой ситуации: от быстрого просмотра остатков до оформления оприходования выявленных излишков. Инструкции даны для типовых конфигураций; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии платформы и настроек интерфейса.

Как посмотреть остатки товаров через отчёты

Самый простой способ увидеть, что числится на складе, — сформировать отчёт по остаткам. В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Склад и доставка» (или «Склад») → «Отчеты по складу» → «Остатки и доступность товаров». Укажите склад, организацию и при необходимости период, затем нажмите «Сформировать». Отчёт покажет начальный остаток, приход, расход и конечный остаток по каждой номенклатурной позиции.

Для анализа движения удобнее «Ведомость по товарам на складах»: она показывает, какими документами сформирован каждый остаток. Если по позиции есть подозрение на излишек, двойной щелчок по строке откроет расшифровку до конкретных приходных и расходных документов — так можно найти, откуда взялось лишнее количество.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь другой: раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» → выберите счёт 41 «Товары» (или 10 «Материалы»), задайте период и склад в настройках группировки. Положительное сальдо по строкам — это учётные остатки, которые и сравниваются с фактическим наличием.

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу».
2. 2
   Выберите отчёт «Остатки и доступность товаров».
3. 3
   Установите отбор по складу и организации.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проанализируйте колонку «Конечный остаток».
5. 5
   Для детализации откройте «Ведомость по товарам на складах» и проверьте документы-основания.

Как найти излишки по результатам инвентаризации

Классический сценарий выявления излишков — инвентаризация. В УТ 11 и ERP последовательность документов такая: «Приказ на проведение инвентаризации» → «Пересчет товаров» → на основании расхождений автоматически создаются «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Расхождения видны прямо в документе пересчёта: колонки «Количество учёт» и «Количество факт», а также разница между ними.

Чтобы быстро увидеть только расхождения, в табличной части пересчёта включите отбор или сортировку по колонке отклонения — строки, где факт больше учёта, и есть излишки. В некоторых версиях есть кнопка «Показать только расхождения» либо аналогичная настройка через меню «Ещё» табличной части.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»), заполните его по остаткам кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», затем введите фактические количества. Колонка «Отклонение» покажет излишки (со знаком плюс) и недостачи (со знаком минус). На основании документа создаётся «Оприходование товаров».

Как оформить оприходование излишков

После того как излишек выявлен, его нужно поставить на учёт документом. В УТ 11 и ERP это «Оприходование излишков товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Оприходования, списания и пересчеты» или создаётся автоматически на основании пересчёта). В документе укажите склад, номенклатуру, количество и цену — обычно рыночную или учётную стоимость аналогичных товаров, поскольку она станет доходом организации.

В Бухгалтерии 8.3 используйте «Оприходование товаров» (раздел «Склад»). Проводки формируются в дебет счёта 41 (или 10) в корреспонденции со счётом 91.01 «Прочие доходы». Статью прочих доходов выберите с видом «Излишки, выявленные в результате инвентаризации» или создайте аналогичную.

Цена оприходования влияет на налоговую базу: излишки признаются внереализационным доходом. Если сомневаетесь в оценке, согласуйте цену с бухгалтерией до проведения документа — исправление после закрытия периода потребует корректировок.

Как найти сверхнормативные запасы и неликвиды

Если под излишками понимаются товары, которых слишком много относительно продаж, используйте аналитические отчёты. В УТ 11 и ERP есть отчёт «Анализ доступности и оборачиваемости товаров» и «Остатки и доступность» с колонкой «На сколько дней хватит» — позиции с аномально большим сроком покрытия и есть кандидаты в излишки.

Дополнительно полезен ABC/XYZ-анализ запасов: товары категории C с низкой оборачиваемостью и большим остатком — типичные неликвиды. Настройте в отчёте отбор «Остаток больше нуля» и отсортируйте по убыванию суммы остатка, чтобы увидеть, где заморожены деньги.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно просто увидеть, что числится на складеСформируйте «Остатки и доступность товаров» или ОСВ по счёту 41/10

Нужно сравнить учёт с фактомСоздайте пересчёт товаров (инвентаризацию) и посмотрите колонку отклонений

Излишек подтверждён и нужно поставить на учётОформите «Оприходование излишков товаров» с согласованной ценой

Нужно найти залежавшийся товарИспользуйте анализ оборачиваемости и ABC-анализ запасов

Частые ошибки при работе с излишками

Типичная проблема — сравнение остатков на разные даты. Отчёт сформирован на сегодня, а фактический подсчёт делался вчера: за это время прошли продажи, и появляются фантомные недостачи или излишки. Всегда фиксируйте дату и время среза и блокируйте складские операции на период пересчёта, если это возможно.

Вторая ошибка — игнорирование резервов. В УТ 11 товар может быть в наличии, но зарезервирован под заказы: отчёт покажет «доступный остаток» меньше фактического. При инвентаризации смотрите именно колонку «В наличии», а не «Доступно», иначе получите ложные расхождения.

Третья ошибка — оприходование излишка без поиска причины. Часто «излишек» — это непроведённый расходный документ, пересортица по характеристикам или ошибка в штрихкоде. Перед оприходованием проверьте отрицательные остатки по смежным позициям: излишек одного товара нередко парный с недостачей другого.

Как проверить результат

После оприходования излишков сформируйте повторно отчёт по остаткам и убедитесь, что учётное количество совпадает с фактическим. В идеале по итогам инвентаризации не должно остаться незакрытых расхождений в документе пересчёта: каждая строка отклонения должна быть закрыта либо оприходованием, либо списанием, либо документом пересортицы.

Дополнительная проверка в Бухгалтерии — анализ счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: после завершения инвентаризации сальдо по нему должно быть нулевым. Остаток на 94-м счёте означает, что часть расхождений не отражена в учёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки после оприходования

Норма

Учётное количество равно фактическому по каждой позиции

Тревожный признак

Остались отклонения — пересчёт не закрыт полностью

Счёт 94 в Бухгалтерии

Норма

Сальдо нулевое после завершения инвентаризации

Тревожный признак

Есть остаток — расхождения зависли без оформления

Документ пересчёта

Норма

Все строки с отклонениями закрыты оприходованием, списанием или пересортицей

Тревожный признак

Есть строки с отклонением без документов-оснований

Часто задаваемые вопросы

Можно ли посмотреть излишки без проведения инвентаризации?

Да, если под излишками понимаются сверхнормативные запасы: отчёты по оборачиваемости и ABC-анализ покажут залежавшийся товар без пересчёта. Но расхождение учёта с фактом без инвентаризации достоверно выявить нельзя — только косвенно, по отрицательным остаткам или жалобам при отгрузке.

Что делать, если в отчёте отрицательный остаток?

Отрицательный остаток означает, что расход проведён раньше прихода либо приход вообще не оформлен. Найдите по ведомости документы движения, восстановите правильную последовательность (перепроведите приход более ранней датой) или оформите недостающее поступление. Оставлять минус нельзя — он искажает себестоимость.

По какой цене оприходовать излишки?

Обычно по рыночной стоимости или по учётной цене аналогичных товаров на складе. Эта сумма попадает во внереализационные доходы, поэтому цену стоит согласовать с бухгалтерией. Произвольно занижать или завышать цену не следует.

Почему в отчёте остаток есть, а на складе товара нет?

Возможные причины: непроведённый расходный документ, кража или порча без оформления, пересортица (товар числится под другим артикулом или характеристикой), ошибка сканирования штрихкода при отгрузке. Проверьте ведомость по позиции и смежные номенклатурные позиции.

Как посмотреть излишки в 1С:Рознице?

В 1С:Рознице 2.3 используйте раздел «Склад» → «Отчеты по складу» → «Остатки товаров» для просмотра остатков и документ «Пересчет товаров» для инвентаризации. Расхождения видны в колонке отклонений, оприходование создаётся на основании пересчёта.

Чем пересортица отличается от излишка?

При пересортице одновременно есть излишек одной позиции и недостача другой (например, товар разного цвета или артикула). Оформляется отдельным документом «Пересортица товаров», который взаимозачитывает обе позиции. Оприходованием такую ситуацию закрывать неправильно — это завысит доходы и оставит недостачу.