Торговля и Склад · 9 мин
Как поменять статус накладной в 1С
Как изменить статус накладной в 1С: где находится поле статуса, какие статусы бывают, настройка согласования, исправление ошибок и проверка результата.
Статус накладной в 1С показывает, на каком этапе находится документ: черновик, согласование, отгрузка, оплата или закрытие. Правильная смена статуса нужна не только для порядка в базе — от неё зависят отборы в списках, маршруты согласования, контроль задолженности и автоматические напоминания. Если статус выставлен неверно, документ может «потеряться» в рабочих списках менеджеров или попасть не в тот отчёт.
Способ изменения статуса зависит от конфигурации. В «Управлении торговлей 11» и «ERP» у документов реализации и заказов есть механизм статусов и состояний, в «Бухгалтерии предприятия» роль статуса чаще выполняют признаки проведения и оплаты. Ниже разобраны основные сценарии: ручное изменение, настройка списка статусов, массовая обработка и типовые ошибки.
Что такое статус накладной и где он хранится
В типовых конфигурациях 1С статус — это реквизит документа, который заполняется из предопределённого списка. У реализации товаров и услуг в «Управлении торговлей» статусы обычно связаны с этапами: «К отгрузке», «Отгружено», «Ожидается оплата», «Оплачено». У заказов клиентов набор шире: «Не согласован», «К обеспечению», «К отгрузке», «Закрыт».
Важно различать статус и проведение документа. Проведение формирует движения по регистрам (остатки, взаиморасчёты), а статус — это информационный признак для организации процесса. Накладная может быть проведена, но иметь статус «Ожидается оплата», или наоборот — не проведена и помечена как черновик.
Как изменить статус вручную в форме документа
Базовый сценарий одинаков для большинства конфигураций. Откройте журнал документов, найдите нужную накладную через поиск по номеру, контрагенту или дате и откройте её двойным щелчком. Поле «Статус» обычно расположено в верхней части формы рядом с номером и датой либо на отдельной закладке.
Нажмите на поле и выберите из выпадающего списка нужное значение. После этого обязательно запишите документ кнопкой «Записать» или «Провести». Если закрыть форму без записи, изменение не сохранится — это частая причина «не работающей» смены статуса.
- 1Откройте список накладных: «Продажи» → «Реализации (акты, накладные)»
- 2Найдите документ по номеру, дате или контрагенту и откройте его
- 3В поле «Статус» выберите новое значение из списка
- 4Нажмите «Записать» или «Провести и закрыть»
- 5Вернитесь в список и убедитесь, что статус в колонке обновился
В некоторых конфигурациях смена статуса доступна прямо из списка: выделите документ, нажмите правую кнопку мыши и поищите пункт «Установить статус» или кнопку статуса на панели команд. Это удобно, когда нужно перевести несколько документов подряд без открытия каждого.
Если поле «Статус» не отображается или недоступно
Самая частая причина — механизм статусов отключён в настройках. В «Управлении торговли 11» проверьте раздел «Настройки и справочники» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи»: для заказов есть опция использования статусов, для реализаций — согласование. Если флаг снят, поле статуса скрывается из форм.
Вторая причина — права пользователя. Если роль ограничивает изменение документов после определённой даты или запрещает редактирование чужих документов, поле будет доступно только для чтения. Проверить это просто: если кнопка «Записать» тоже неактивна, проблема в правах, а не в настройках статусов.
Третья ситуация — документ создан на основании заказа, и статус подтягивается автоматически из родительского документа. В этом случае менять статус нужно в заказе, а накладная унаследует состояние при перепроведении или по регламентному заданию расчёта состояний.
Настройка списка статусов и согласования
Типовой список статусов в большинстве конфигураций предопределён и не редактируется напрямую — добавить произвольный статус «как в Excel» не получится без доработки. Зато можно настроить, какие статусы используются и как документ между ними переходит.
В «Управлении торговлей» для заказов и реализаций есть механизм согласования: документ может требовать утверждения ответственным перед переходом к следующему этапу. Настройка выполняется в разделе «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Согласование». Там указывается, кто согласует и при каких условиях.
Если типовых статусов не хватает — например, нужен этап «Отправлено транспортной компанией» — есть два пути: использовать дополнительные реквизиты документа (добавляются без доработки через «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты») либо заказать доработку конфигурации у программиста. Первый вариант проще и безопаснее при обновлениях.
Массовое изменение статуса нескольких накладных
Когда нужно перевести десятки документов — например, закрыть все отгруженные накладные за месяц — открывать каждый нерационально. В большинстве конфигураций есть обработка «Групповое изменение реквизитов»: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов».
В обработке выберите тип документа «Реализация товаров и услуг», задайте отбор (период, организация, текущий статус), затем укажите реквизит «Статус» и новое значение. Перед запуском обязательно проверьте отбор на небольшой выборке — ошибка в условиях применит изменение к лишним документам, и откатить массовую операцию штатными средствами сложно.
Перед массовой операцией сделайте резервную копию базы или хотя бы выгрузку списка изменяемых документов. Это займёт несколько минут, но позволит восстановить исходные значения, если отбор был настроен неверно.
Статус накладной в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» у реализации нет полноценного механизма статусов, как в торговых конфигурациях. Роль статусов выполняют: признак проведения (проведён / не проведён / помечен на удаление), состояние оплаты, которое программа вычисляет автоматически, и состояние ЭДО, если документ отправлен контрагенту электронно.
Если нужно отмечать этапы обработки накладных в бухгалтерии, используйте механизм «Статусы документов» (в свежих версиях доступен в форме документа) или дополнительные сведения. Состояние оплаты менять вручную не нужно — оно обновляется при поступлении оплаты от покупателя и пересчитывается автоматически.
Сравнение вариантов
Подходит для единичных накладных; требует прав на изменение и записи документа
Быстрее для нескольких документов подряд; доступно не во всех конфигурациях
Для массовых операций по отбору; требует аккуратности и резервной копии
Когда типовых статусов не хватает; не участвует в типовых маршрутах согласования
Как проверить, что статус изменился корректно
После изменения вернитесь в список документов и обновите его (F5 или кнопка «Обновить»). В колонке «Статус» должно отображаться новое значение. Если колонки нет, добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму» или настройку списка.
Дополнительно проверьте связанные механизмы: если статус влияет на согласование, документ должен появиться в рабочем списке следующего ответственного; если на оплату — накладная должна попасть или исчезнуть из отчёта по задолженности с соответствующим отбором.
Как проверить результат
Отображается новое значение после обновления списка
Статус старый — документ не был записан после изменения
Поле статуса показывает выбранное значение
Значение сбросилось — возможно, статус пересчитывается из документа-основания
Документ попал в нужную выборку
Документ не найден — проверьте условия отбора и дату документа
Что важно запомнить
Статус меняется в поле «Статус» формы документа с обязательной записью. Если поле недоступно — проверьте настройки статусов, права и документ-основание. Для массовых операций используйте групповое изменение реквизитов с предварительной резервной копией.
Частые вопросы
Почему статус накладной меняется сам обратно?
Чаще всего статус пересчитывается автоматически: либо от документа-основания (заказа), либо регламентным заданием расчёта состояний по фактической оплате и отгрузке. Проверьте, есть ли у накладной основание, и меняйте статус там.
Можно ли добавить свой статус накладной без программиста?
Типовой список статусов расширить нельзя, но можно создать дополнительный реквизит документа с произвольным списком значений через «Администрирование» → «Дополнительные реквизиты». Он будет виден в форме и доступен для отборов.
Влияет ли смена статуса на проводки и остатки?
Нет. Статус — информационный реквизит, он не формирует движения по регистрам. На учёт влияет проведение документа и его отмена, а не статус.
Как поменять статус у документа в закрытом периоде?
Если стоит дата запрета редактирования, изменить документ не получится без прав администратора. Действительно ли нужно менять такой документ — решайте с бухгалтером: часто достаточно создать корректирующий документ текущей датой.
Почему в списке накладных нет колонки «Статус»?
Колонка может быть скрыта настройкой формы. Нажмите «Ещё» → «Изменить форму» в списке документов и включите отображение поля «Статус», либо сбросьте настройки списка к стандартным.