Торговля и Склад · 9 мин
Как поменять кассира в 1С Управление торговлей
Как поменять кассира в 1С Управление торговлей: смена пользователя, кассира в чеке и на ККТ, настройка прав, типичные ошибки и проверка результата.
Смена кассира в 1С: Управление торговлей (УТ 11) — задача, которая возникает при пересменке, увольнении сотрудника или выходе нового продавца. В зависимости от того, что именно требуется, действия различаются: иногда достаточно сменить пользователя сеанса, иногда — завести нового физлица в справочниках и переуказать его в настройках кассы ККМ.
Важно понимать, что «кассир» в 1С УТ — это не одно поле, а связка из нескольких сущностей: пользователь информационной базы, физическое лицо, ответственное лицо в документах и ФИО, которое передаётся на фискальный регистратор и печатается в чеке. Менять их нужно согласованно, иначе в чеках будет указываться прежний сотрудник или документы будут проводиться от чужого имени.
Ниже разобраны все типовые сценарии: от простой пересменки до увольнения кассира и исправления ошибочно выбитого чека.
Что именно нужно поменять: разбираем варианты
Прежде чем вносить изменения, определите, какой из сценариев соответствует вашей ситуации. От этого зависит объём действий и затрагиваемые настройки.
Как выбрать действие
Чаще всего путают две разные задачи: смену пользователя сеанса и смену кассира, чьё ФИО уходит в фискальный чек. Первая решается входом в базу под другой учётной записью. Вторая требует, чтобы физлицо нового кассира было связано с пользователем и корректно передавалось на кассу.
Создание нового кассира в справочниках
Если сотрудник ещё не заведён в базе, начните со справочников. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Персонал» или откройте справочник «Физические лица» напрямую. Создайте новое физлицо: укажите ФИО полностью — именно эти данные попадут в чек.
Далее создайте пользователя: «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Добавьте нового, свяжите его с созданным физлицом и задайте пароль для входа. Без связи пользователя с физлицом документы будут проводиться без ответственного или с чужими данными.
- 1Создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица»
- 2Создайте пользователя и свяжите его с физлицом
- 3Назначьте пользователю профиль прав (например, «Кассир» или группу доступа к РМК)
- 4Проверьте, что в настройках кассы ККМ/РМК кассир определяется автоматически по текущему пользователю
- 5Выполните тестовый вход и пробейте тестовый чек
Назначение прав и ролей
Новому пользователю нужны права на работу с РМК, кассовыми документами и кассовой сменой. В типовой УТ 11 используются профили групп доступа — назначьте профиль кассира, а не полные права. Избыточные права позволяют сотруднику изменять настройки касс, отчётность и справочники, что создаёт риск ошибок и злоупотреблений.
Смена кассира при пересменке
Штатная пересменка выполняется через кассовую смену. Текущий кассир закрывает смену: в РМК или в разделе «Продажи» → «Кассовые смены» выполняется команда закрытия смены, при этом на ККТ формируется Z-отчёт (отчёт о закрытии смены). После этого новый кассир входит в базу под своим пользователем и открывает новую кассовую смену.
ФИО кассира в чеках подтянется автоматически из данных текущего пользователя, если настройка связи пользователя с физлицом выполнена корректно. Дополнительно менять что-либо в настройках кассы при каждой пересменке не требуется — это главное преимущество работы через отдельные учётные записи.
Настройка кассы ККМ и передача ФИО кассира на ККТ
Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Кассы ККМ» (или справочник «Кассы ККМ» в разделе «Продажи»). Проверьте карточку рабочей кассы: в типовой конфигурации кассир в чек передаётся из данных текущего пользователя, а не зашивается в настройки кассы. Однако часть данных — например, реквизиты организации и параметры налогообложения — хранится именно в карточке кассы, и при смене ответственного их трогать не нужно.
Если используется внешнее подключение фискального регистратора (драйвер АТОЛ, Штрих-М и т.п.), убедитесь, что ФИО кассира передаётся из 1С, а не задано в самом драйвере. В некоторых драйверах есть собственная таблица кассиров — если она заполнена, драйвер может подставлять в чек своё значение вместо данных из 1С. Проверьте настройки драйвера и при необходимости очистите или актуализируйте таблицу кассиров.
Увольнение кассира: что отключить
При увольнении сотрудника недостаточно просто сообщить ему об этом — нужно корректно закрыть его доступ в базе. Установите у пользователя признак «Недействителен» (или снимите доступ к информационной базе в его карточке). Самого пользователя и физлицо удалять не следует: на них ссылаются ранее проведённые документы, и удаление нарушит целостность данных.
Проверьте, что уволенный кассир не указан ответственным по умолчанию в настройках РМК, кассах или шаблонах документов. Если в базе ведётся учёт по нескольким кассам, просмотрите каждую карточку. Также убедитесь, что закрыты все его кассовые смены — открытая смена на уволенном сотруднике будет мешать корректной работе следующего кассира.
Исправление ошибки: в чеке указан не тот кассир
Отредактировать уже пробитый фискальный чек невозможно — данные зафиксированы в фискальном накопителе. Если чек пробит под неверным пользователем, корректный путь — оформить возврат (чек коррекции или возврат прихода) и пробить чек заново под правильным пользователем.
Если ошибка носит системный характер (например, у всех чеков в смене неверный кассир из-за работы под чужой учётной записью), исправлять задним числом документы в базе не следует. Зафиксируйте служебную записку о причинах, а дальше настройте индивидуальный вход для каждого кассира.
Проверка результата
После любых изменений выполните контрольную проверку. Войдите в базу под новым кассиром, откройте РМК и пробейте тестовый чек (можно с последующим оформлением возврата). Сверьте ФИО кассира на бумажном чеке и в электронной версии.
Как проверить результат
Указан текущий сотрудник, совпадает с физлицом пользователя
Прежний кассир, пустое поле или значение из драйвера
Подставлено физлицо текущего пользователя
Пусто или чужое физлицо
Открыта под текущим пользователем, статус «Открыта»
Смена висит на прежнем кассире или не открыта
Каждый кассир входит под своей учётной записью
Все работают под одним логином
Дополнительно сформируйте отчёт «Кассовые смены» или журнал чеков ККМ и убедитесь, что новые документы создаются от имени правильного ответственного. Это займёт пару минут и избавит от разборов при закрытии смены и сверке выручки.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли поменять кассира в уже проведённом чеке ККМ?
Нет. Данные фискального чека фиксируются в фискальном накопителе в момент пробития и не редактируются. Оформите возврат и пробейте чек заново под правильным пользователем.
Нужно ли перерегистрировать кассу в ФНС при смене кассира?
Нет. Смена кассира не является изменением регистрационных данных ККТ. Перерегистрация требуется только при смене реквизитов организации, адреса, системы налогообложения и подобных параметров.
Почему в чеке печатается прежний кассир, хотя в 1С всё поменяли?
Наиболее частая причина — ФИО кассира задано в настройках драйвера фискального регистратора и перекрывает данные из 1С. Проверьте таблицу кассиров в драйвере. Вторая возможная причина — вход в базу выполнен под старой учётной записью.
Можно ли удалить пользователя уволенного кассира?
Не рекомендуется. На пользователя ссылаются проведённые документы. Вместо удаления установите признак «Недействителен» и закройте доступ к базе.
Обязательно ли каждому кассиру заводить отдельного пользователя?
Да, это правильная практика. Индивидуальные учётные записи обеспечивают корректное ФИО в чеках, разграничение прав и возможность установить, кто пробил конкретный чек при расхождениях в выручке.
Где посмотреть, кто пробил конкретный чек?
Откройте журнал чеков ККМ в разделе «Продажи» и найдите нужный документ — в нём указан ответственный (физлицо) и пользователь, создавший документ. Эти же данные доступны в отчётах по кассовым сменам.
Что важно запомнить
Кассир в 1С УТ — это связка «пользователь + физлицо + настройки кассы». Заводите каждому кассиру отдельную учётную запись, пересменку проводите через закрытие и открытие кассовой смены, а после любых изменений пробивайте контрольный чек и сверяйте ФИО.