Торговля и Склад · 10 мин
Как поменять кассира в 1С Розница
Как сменить кассира в 1С Розница: смена пользователя, открытие и закрытие кассовой смены, настройка прав, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Смена кассира в 1С Розница — стандартная операция, которая выполняется при пересменке персонала на рабочем месте кассира (РМК). Процедура зависит от того, как организован учёт: сменяется ли только физическое лицо за кассой или нужно закрыть кассовую смену и передать выручку. Неправильное выполнение этих действий приводит к тому, что чеки записываются не на того сотрудника, а отчётность по кассе становится недостоверной.
В типовой конфигурации «1С:Розница» кассир определяется текущим пользователем информационной базы. Поэтому смена кассира чаще всего сводится к выходу одного пользователя и входу другого, а при пересменке — дополнительно к закрытию кассовой смены с формированием Z-отчёта. Ниже разобраны все основные сценарии: от простой смены пользователя до настройки прав и исправления ошибок.
Как определяется кассир в 1С Розница
В типовой конфигурации кассир, указываемый в чеках и кассовых документах, привязан к пользователю информационной базы, под которым выполнен вход. Физическое лицо связывается с пользователем в его карточке, и именно это физлицо попадает в документы «Чек ККМ», «Расходный кассовый ордер» и в фискальные данные на кассе.
Это важно понимать: если два кассира работают под одной учётной записью, все чеки будут оформлены на одного человека. Для корректного учёта и соблюдения требований к кассовой дисциплине каждому кассиру нужна отдельная учётная запись с привязанным физическим лицом.
Дополнительно в настройках РМК может быть задан кассир по умолчанию, а в карточке кассы ККМ — ответственный. Эти параметры влияют на подстановку данных в документы, но приоритет обычно имеет текущий пользователь сеанса.
Простая смена кассира без закрытия смены
Если кассир уходит ненадолго (обед, замещение на пару часов) и закрывать кассовую смену не требуется, достаточно сменить пользователя в программе. При этом смена на фискальном регистраторе остаётся открытой, а чеки начнут записываться на нового сотрудника.
Порядок действий в режиме РМК: нажмите кнопку выхода или смены пользователя (обычно доступна в служебном меню РМК или по кнопке «Завершение работы»), затем в окне авторизации выберите нового пользователя и введите пароль. После входа снова откройте рабочее место кассира.
Если используется вход по штрихкоду или магнитной карте сотрудника, новый кассир просто сканирует свою карту в окне авторизации — это ускоряет пересменку на активной кассе.
- 1В РМК завершите текущую операцию и откройте служебное меню
- 2Нажмите «Сменить пользователя» или «Выход»
- 3В окне авторизации выберите нового кассира или отсканируйте его карту
- 4Введите пароль при необходимости и войдите в РМК
- 5Пробейте тестовый чек или проверьте шапку РМК — там должен быть новый кассир
Смена кассира с закрытием кассовой смены
Классическая пересменка в конце рабочего дня выполняется с закрытием смены. Это обязательный сценарий, если требуется разделить выручку между кассирами, снять Z-отчёт и провести инкассацию.
Сначала текущий кассир закрывает смену: в РМК выберите операцию «Закрытие смены» (в некоторых версиях — через меню «Кассовая смена»). Программа сформирует отчёт о закрытии смены на фискальном регистраторе и документ «Отчет о розничных продажах» в базе. Перед закрытием полезно выполнить сверку итогов, чтобы убедиться, что данные программы и кассы совпадают.
После закрытия смены выполняется выемка денег из денежного ящика документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ», если это предусмотрено регламентом. Затем текущий пользователь выходит из сеанса, новый кассир входит под своей учётной записью и открывает новую смену — вручную или автоматически при пробитии первого чека, в зависимости от настроек.
Настройка учётной записи нового кассира
Если кассира нужно добавить впервые, потребуются права администратора. Откройте раздел «Настройка» (или «Администрирование») → «Пользователи и права» → «Пользователи» и создайте нового пользователя. В карточке укажите имя для входа, при необходимости задайте пароль и привяжите физическое лицо из справочника «Физические лица» — именно оно будет фигурировать в чеках.
Назначьте пользователю профиль группы доступа «Кассир» или аналогичный, чтобы он мог работать в РМК, но не имел доступа к административным функциям, отчётам руководителя и закрытию месяца. Избыточные права — частая причина случайных изменений настроек и данных.
Для быстрой авторизации настройте вход по штрихкоду: в справочнике «Штрихкоды» или в карточке пользователя зарегистрируйте код карты сотрудника. Также проверьте, что пользователю доступна нужная касса ККМ и магазин, если в базе несколько торговых точек.
Как проверить, что кассир сменился корректно
После смены пользователя убедитесь, что данные в программе обновились. В шапке РМК обычно отображается имя текущего пользователя — сравните его с фактическим кассиром. Затем пробейте чек (можно на минимальную сумму с последующим возвратом или отменой) и проверьте, что в печатной форме и в фискальных данных указан новый кассир.
Дополнительно откройте журнал чеков ККМ и посмотрите последний документ: поле «Кассир» должно содержать физлицо нового сотрудника. Если там старое значение — вероятно, смена пользователя не выполнена или в карточке пользователя не привязано физическое лицо.
Как проверить результат
Отображается новый кассир
Виден прежний пользователь — вход не выполнен
Физлицо нового кассира
Старое физлицо или пустое поле
Смена открыта и активна
Смена закрыта — чеки не пробиваются
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — работа нескольких кассиров под одной учётной записью. В этом случае невозможно определить, кто пробил конкретный чек, при недостаче ответственность установить сложно, а налоговая отчётность по кассирам искажается.
Вторая ошибка — смена пользователя без закрытия смены там, где регламент требует раздельного учёта выручки. Итоговые суммы по смене смешиваются, и при инвентаризации кассы возникают расхождения, которые приходится разбирать вручную по журналу чеков.
Третья группа проблем — техническая: не закрытая вовремя смена (более 24 часов касса блокируется), непереданные чеки в ОФД при обрыве связи, отсутствие прав у нового пользователя на открытие смены. Все эти ситуации решаются, но требуют времени и иногда участия администратора.
Особые сценарии: замена кассира в документах и несколько касс
Иногда требуется не сменить пользователя, а исправить кассира в уже созданном документе — например, в приходном кассовом ордере. В этом случае откройте документ, измените поле «Кассир» (доступно пользователям с соответствующими правами) и перепроведите. Учтите, что в фискальных чеках, уже отправленных в ОФД, кассира изменить нельзя — данные фискального накопителя не редактируются.
В магазинах с несколькими кассами смена кассира выполняется на каждом рабочем месте отдельно. Если кассир переходит на другую кассу, ему нужно войти в РМК на новом рабочем месте — привязка к кассе определяется настройками РМК, а не пользователем.
При работе с подключаемым фискальным регистратором проверьте, что в настройках оборудования выбран верный экземпляр кассы для текущего рабочего места, иначе чеки могут уйти не на ту ККТ.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о смене кассира
Можно ли сменить кассира, не закрывая кассовую смену?
Да. Кассовая смена привязана к кассе ККМ, а не к пользователю. Смените пользователя в РМК — и последующие чеки будут оформляться на нового кассира в рамках той же открытой смены. Закрытие смены обязательно только при пересменке с раздельным учётом выручки или в конце дня.
Почему в чеке пустое поле «Кассир» после смены пользователя?
Чаще всего у нового пользователя не заполнено поле «Физическое лицо» в карточке. Откройте справочник пользователей, привяжите физлицо и перепроведите вход. Если физлицо привязано, но поле пустое — проверьте настройки шаблона чека и параметры подключения фискального регистратора.
Что делать, если новый кассир не может войти в РМК?
Проверьте три вещи: активна ли учётная запись и верен ли пароль, назначен ли пользователю профиль с правами кассира, доступна ли ему нужная касса ККМ и магазин. Если вход выполняется по карте — убедитесь, что штрихкод карты зарегистрирован в базе.
Можно ли изменить кассира в уже пробитом чеке?
Нет. Данные фискального накопителя и переданные в ОФД сведения не редактируются. Исправить можно только отражение операции в учётных документах, но не реквизиты самого чека. Поэтому важно проверять кассира сразу после смены пользователя тестовым чеком.
Нужно ли закрывать смену, если кассир один и работает каждый день?
Да, закрытие смены обязательно независимо от числа кассиров: смена не может превышать 24 часа, иначе касса заблокирует фискальные операции. Обычно смену закрывают в конце каждого рабочего дня с формированием Z-отчёта.
Как быстро переключать кассиров на активной кассе?
Настройте авторизацию по штрихкоду или магнитной карте сотрудника: каждый кассир сканирует свою карту при входе, и пересменка занимает несколько секунд без ввода логина и пароля. Дополнительно можно настроить автоматический выход из РМК по таймауту.
Что важно запомнить
Кассир в 1С Розница определяется текущим пользователем базы с привязанным физлицом. Для простой замены достаточно сменить пользователя в РМК, для пересменки — закрыть смену с Z-отчётом и открыть новую. Каждому кассиру нужна отдельная учётная запись, а после смены обязательно проверяйте кассира в тестовом чеке.