Торговля и Склад · 9 мин
Как пользоваться заказами в 1С
Как работать с заказами в 1С: создание заказа покупателя и поставщику, резервирование, контроль оплаты и отгрузки, закрытие заказов, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Документ «Заказ» в 1С — это основа торгового учёта: он фиксирует договорённость с клиентом или поставщиком, резервирует товар на складе и служит основой для последующих документов отгрузки и оплаты. Ниже разобрана работа с заказами на примере конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация», но логика аналогична и в «1С:ERP»: заказ → оплата → реализация → закрытие.
Главная ошибка новичков — оформлять продажу сразу документом «Реализация товаров и услуг», минуя заказ. В результате теряется контроль: не видно, что клиенту обещано, что зарезервировано, какие заказы просрочены. Если в компании есть отгрузка со склада и предоплата, работать через заказы нужно обязательно.
Где находятся заказы и какие виды бывают
В типовых конфигурациях заказы разделены по направлению торговли. «Заказы покупателей» находятся в разделе «Продажи» (или «CRM и маркетинг»), «Заказы поставщикам» — в разделе «Закупки». Оба документа устроены похоже: шапка с контрагентом и соглашением, табличная часть с товарами, вкладки с условиями оплаты и доставки.
Отдельно стоит упомянуть «Заказ на перемещение» и «Заказ на сборку» — они живут в разделе «Склад» и регулируют внутренние потребности, а не продажи. Если вы работаете менеджером по продажам, они вам не понадобятся.
Как создать заказ покупателя
Откройте «Продажи → Заказы покупателей» и нажмите «Создать». Заполните поля в таком порядке: сначала контрагент и договор (от них подтянутся цены и условия), затем организация и склад. Если ведётся учёт по соглашениям, выберите соглашение — оно определит вид цен, скидки и условия оплаты автоматически.
В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру: по кнопке «Добавить», через подбор или сканер штрихкода. Укажите количество и проверьте цену — если цена не подставилась, значит, для выбранного вида цен она не зарегистрирована, и её придётся ввести вручную или сначала оформить документ «Установка цен номенклатуры».
Проверьте итоговую сумму, НДС и дату отгрузки в шапке. Дата отгрузки важна: по ней строятся отчёты о просроченных заказах и планируется работа склада.
- 1Откройте «Продажи → Заказы покупателей», нажмите «Создать»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары, проверьте цены и количество
- 4Укажите дату отгрузки и условия оплаты
- 5Установите статус «К отгрузке» и проведите документ
- 6Проверьте состояние заказа по кнопке «Отчёты → Состояние исполнения»
Статусы заказа и зачем они нужны
Статус определяет, что система делает с заказом. Типовой набор: «Не согласован», «К обеспечению» (или «В работе»), «К отгрузке», «Ожидается оплата», «Готов к закрытию», «Закрыт».
Ключевой момент: резервирование товара включается только при определённых статусах. Пока заказ в статусе «Не согласован», товар под него не резервируется и склад его «не видит». Переводите заказ в рабочий статус только после реального согласования с клиентом — иначе товар будет зарезервирован под сомнительную сделку и другие менеджеры не смогут его отгрузить.
Резервирование и обеспечение заказа
Если в настройках учёта включено резервирование, при проведении заказа в статусе «К обеспечению» система предложит варианты действий по строкам: «Резервировать на складе» (товар есть), «К обеспечению» (товара нет, нужна закупка), «Не обеспечивать» (строка в резерв не ставится).
Действие по строке можно менять вручную в колонке «Действие» табличной части или через кнопку «Заполнить обеспечение». Правильная настройка этих действий критична: именно по ним формируется потребность для закупок и список отгрузки для склада.
Оплата и отгрузка по заказу
Оплату оформляют документами «Приходный кассовый ордер» или «Поступление безналичных денежных средств» на основании заказа — тогда сумма привяжется именно к нему. Если оплата введена «свободным» документом без основания, долг клиента закроется в целом по договору, но состояние заказа может не обновиться корректно.
Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», который создаётся кнопкой «Создать на основании» из заказа. Все данные — товары, цены, скидки — подставятся автоматически. Если отгружаете частично, откорректируйте количество в реализации: заказ останется открытым на неотгруженный остаток.
Как проверить исполнение заказа
В форме заказа сумма оплаты равна сумме заказа
Есть неоплаченный остаток при истёкшем сроке оплаты
Отгружено столько же, сколько заказано
Часть строк висит без реализации при прошедшей дате отгрузки
После полной отгрузки резерв равен нулю
Резерв остался, хотя реализация проведена — значит, отгрузка оформлена не на основании заказа
Частичная отгрузка, изменение и отмена заказа
Частичная отгрузка — нормальный сценарий: клиент оплатил часть, склад отгрузил часть. Заказ при этом остаётся в работе, а по отчёту «Состояние исполнения заказов» видно, сколько ещё предстоит отгрузить и оплатить.
Если клиент отказался от части позиций, не удаляйте строки из проведённого заказа бездумно: используйте документ «Корректировка заказа покупателя» (если он есть в вашей конфигурации) или отмените строки через действие «Отменено». Отменённые строки сохраняют историю — это важно для анализа причин срыва продаж.
Для полной отмены используйте «Отмена заказа» или установку статуса «Закрыт» с отменой всех строк. Резервы при этом снимаются автоматически.
Отчёты для контроля заказов
Основной инструмент контроля — отчёт «Состояние исполнения заказов» (доступен прямо из формы заказа и из списка). Он показывает по каждому заказу: сумму, оплачено, отгружено, осталось отгрузить и оплатить.
Дополнительно полезны: «Заказы покупателей» (сводно по периоду и менеджерам), «Просроченные заказы» (по дате отгрузки или оплаты) и «Анализ причин отмены» — если в компании ведётся учёт причин отказа клиентов.
Что делать в типовых ситуациях
Частые вопросы о заказах в 1С
Почему заказ не проводится и пишет про превышение остатка?
При включённом контроле остатков система не даёт отгрузить больше, чем есть на складе с учётом резервов. Проверьте свободный остаток по складу отгрузки и снимите лишние резервы с неактуальных заказов, либо измените склад в строке заказа.
Можно ли изменить заказ после оплаты?
Да, но аккуратно. Если сумма уменьшается, образуется аванс, который нужно вернуть или зачесть. Используйте корректировку заказа и сверьте взаиморасчёты с клиентом после изменения.
Как массово закрыть старые заказы?
В списке заказов выделите нужные документы и используйте групповую обработку установки статуса «Закрыт» с отменой строк (в типовых конфигурациях — через «Ещё» или обработку «Закрытие заказов»). Предварительно убедитесь, что по ним нет реальных отгрузок и оплат.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Счёт — это только предложение оплатить, он не резервирует товар и не контролирует отгрузку. Заказ — полноценный инструмент управления сделкой: резерв, статусы, контроль оплаты и отгрузки. В ряде конфигураций счёт создаётся на основании заказа.
Почему в отчёте заказ показывает долг, хотя клиент заплатил?
Скорее всего, оплата оформлена без указания заказа в основании или зачтена на другой документ. Откройте документ оплаты, укажите заказ в табличной части расшифровки платежа и перепроведите его.
Нужно ли закрывать заказ после полной отгрузки?
В типовых конфигурациях заказ закрывается автоматически при полной оплате и отгрузке, либо его закрывает регламентное задание. Если автозакрытие не настроено, переводите статус в «Закрыт» вручную, чтобы заказ не попадал в отчёты о незавершённых.
Что важно запомнить
Работа с заказами в 1С строится по цепочке: заказ покупателя → оплата → реализация → закрытие. Создавайте все документы на основании заказа, следите за статусами и резервами, отменяйте строки вместо удаления и регулярно проверяйте отчёт «Состояние исполнения заказов» — тогда учёт останется чистым, а склад и деньги — под контролем.