Торговля и Склад · 10 мин
Как пользоваться программой 1С Склад кладовщику
Как кладовщику работать в 1С Склад: приёмка, отгрузка, перемещение, инвентаризация, работа со сканером штрихкодов и исправление типичных ошибок.
Работа кладовщика в 1С сводится к четырём основным операциям: принять товар, разместить его по ячейкам, отгрузить по заявке и периодически пересчитывать остатки. Программа фиксирует каждое движение документом, поэтому главный навык — правильно оформлять документы и сверять их с фактическим состоянием полок.
Чаще всего на складах используются конфигурации «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» или «1С:Комплексная автоматизация» с включённым складским учётом. Интерфейс у них похож: раздел «Склад и доставка» (или «Склад»), внутри — журналы документов приёма, отгрузки, перемещения и инвентаризации. Дальнейшая инструкция подходит для любой из этих конфигураций, отличаются лишь названия отдельных пунктов меню.
Перед началом смены убедитесь, что вы вошли под своей учётной записью, выбран правильный склад (если их несколько) и сканер штрихкодов подключён. Работа под чужой учёткой приведёт к тому, что ответственность за ошибки в документах ляжет на другого сотрудника.
Как устроен складской учёт в 1С: что нужно понимать кладовщику
Любое движение товара в 1С оформляется документом. Пока документ не проведён, остатки в программе не меняются. Проведённый документ изменяет остатки, и отменить это можно только отменой проведения или корректирующим документом — просто «стереть» запись нельзя.
Важно различать два режима учёта. При ордерной схеме товар сначала физически принимается на склад, а потом (или наоборот) оформляется финансовый документ — «Приобретение товаров и услуг». Кладовщик работает с ордерами, бухгалтерия — с накладными. При неордерной схеме один документ делает всё сразу. Уточните у руководителя, какая схема настроена на вашем складе: от этого зависит, какие документы вы обязаны создавать.
Если склад разбит на ячейки (адресное хранение), программа будет требовать указать ячейку при каждом размещении и отборе. Это не формальность: от точности ячеек зависит скорость сборки заказов и достоверность инвентаризации.
Приёмка товара: оформление приходного ордера
Приёмка начинается с распоряжения — чаще всего это заказ поставщику или документ «Приобретение товаров и услуг», созданный менеджером. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приёмка» (или «Приходные ордеры») и найдите распоряжение в списке. Если его нет — не принимайте товар «в никуда», сообщите менеджеру: без распоряжения оформить корректный ордер не получится.
- 1Откройте журнал приходных ордеров и найдите распоряжение по номеру или поставщику
- 2Создайте приходный ордер на основании распоряжения кнопкой «Создать на основании»
- 3Сканируйте штрихкоды каждой единицы или введите количество вручную по каждой строке
- 4Сверьте итоговое количество в документе с фактически принятым
- 5Укажите ячейки размещения, если включён адресный учёт
- 6Проведите документ и убедитесь, что статус распоряжения изменился на «Принято»
Расхождения между накладной поставщика и фактом фиксируйте сразу, до проведения документа. Если товара пришло меньше — принимайте фактическое количество и сообщайте менеджеру для оформления расхождения. Принимать «как в накладной», а потом искать недостачу — худший вариант: ответственность за недостающий товар перейдёт на склад.
Товар без штрихкода или с нечитаемой этикеткой принимается вручную: найдите номенклатуру по наименованию или артикулу, введите количество и распечатайте новую этикетку через «Печать» → «Этикетка товара», если такая функция настроена.
Отгрузка: сборка и оформление расходного ордера
Основание для отгрузки — заказ клиента или реализация, проведённые менеджером. В разделе «Склад» → «Отгрузка» выберите распоряжение и создайте расходный ордер. Программа при адресном хранении подскажет, из каких ячеек отбирать товар, — следуйте этим подсказкам, иначе остатки по ячейкам разойдутся с фактом.
Собирайте заказ сканированием: каждая отсканированная единица добавляется в документ. Если при сканировании программа сообщает, что товар не найден в заказе, — не добавляйте его «на глаз», проверьте артикул. Лишний товар в отгрузке — это недостача на складе и претензия от клиента одновременно.
После сборки проверьте статус документа: расходный ордер должен быть в состоянии «Проверен» или «Отгружен» (зависит от конфигурации). Только после этого передавайте товар экспедитору или перевозчику. Отгрузка без проведённого ордера создаёт отрицательные остатки и блокирует работу менеджеров.
Перемещения и работа с ячейками
Перемещение между складами (например, с основного на торговый зал) оформляется документом «Перемещение товаров». Создайте его в разделе «Склад» → «Перемещения», укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте товары сканированием и проведите. Если оба склада ордерные, потребуются ещё расходный ордер на отправление и приходный на получение.
Внутри одного склада с адресным хранением перенос товара между ячейками тоже оформляется документом — «Отбор (размещение) товаров» или «Перемещение по ячейкам». Физически переложить коробку без документа — значит сделать ячейку «невидимой» для сборщиков: программа будет отправлять их в пустое место.
Инвентаризация: как пересчитать остатки без ошибок
Инвентаризация начинается с создания документа «Приказ на проведение инвентаризации» (или «Пересчёт товаров» в мобильных решениях). На время пересчёта склад или зону блокируют для отгрузки — иначе цифры «поплывут» прямо во время подсчёта.
Порядок работы: распечатайте или откройте на терминале сбора данных пересчётную ведомость, пройдите по ячейкам, отсканируйте товар и введите фактическое количество. Не подгоняйте цифры под учётные остатки — задача инвентаризации как раз в том, чтобы выявить расхождения. После завершения документ проводится, а излишки и недостачи оформляются отдельными документами оприходования и списания — обычно это делает руководитель склада или бухгалтерия.
Как проверить результат инвентаризации
В пересчёте нет строк со статусом «Не пересчитано»
Часть ячеек пропущена — итоги недостоверны
Каждое расхождение имеет объяснение (пересорт, недопоставка, бой)
Есть расхождения без причины — требуется повторный пересчёт
Оприходование и списание проведены, остатки совпадают с фактом
Пересчёт проведён, а корректирующие документы не созданы
Работа со сканером штрихкодов и типичные проблемы
Сканер подключается как клавиатурное устройство или через драйвер — настройкой обычно занимается системный администратор. От кладовщика требуется проверить в начале смены, что сканирование попадает в активное поле документа. Быстрая проверка: откройте любой документ, поставьте курсор в поле штрихкода и отсканируйте этикетку — код должен появиться и найтись в базе.
Если сканер «пищит», но товар не находится, причины обычно такие: штрихкод не заведён в карточку номенклатуры, этикетка повреждена, либо сканируется внутренний код упаковки вместо товарного. Первое решается добавлением штрихкода в карточку товара (если у вас есть права), остальное — перепечаткой этикетки или ручным вводом.
Как проверить остатки и найти товар в программе
Узнать, сколько товара числится на складе, можно через отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты»). Установите отбор по складу и, при необходимости, по номенклатуре. При адресном хранении полезен отчёт «Остатки в ячейках» — он показывает, где именно лежит товар.
Если фактический остаток не совпадает с отчётом, сначала проверьте, нет ли непроведённых документов по этому товару: откройте карточку номенклатуры и перейдите к движениям. Частая ситуация — ордер создан, но не проведён, и товар «висит» между учётом и полкой.
Что важно запомнить
Каждое движение товара оформляйте документом и проводите его только после фактической сверки. Работайте под своей учётной записью, не перемещайте товар без документа и не корректируйте остатки самовольно — расхождения фиксируйте и передавайте руководителю склада.
Частые вопросы кладовщиков о работе в 1С
Что делать, если случайно провёл документ с ошибкой?
Найдите документ в журнале, отмените проведение (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение»), исправьте данные и проведите заново. Если на основании документа уже созданы другие, сначала придётся отменить их. При сомнениях обратитесь к руководителю — в некоторых компаниях отмена проведения закрытых периодов запрещена.
Почему программа не даёт отгрузить товар, который есть на полке?
Чаще всего товар зарезервирован под другой заказ, либо приходный ордер по нему не проведён и остаток в учёте отсутствует. Проверьте остатки отчётом и статус приходных документов. Снимать чужой резерв без согласования с менеджером нельзя.
Нужно ли кладовщику вводить цены и поставщиков в документах?
Нет. Цены, контрагенты и условия оплаты — зона ответственности менеджеров и бухгалтерии. Кладовщик отвечает только за номенклатуру, количество, ячейки и фактическое состояние товара. Если программа требует заполнить цену, значит, документ создан не тем видом — уточните порядок у руководителя.
Как принять товар, если поставщик привёз его без документов?
Самостоятельно — никак. Оформление неотфактурованной поставки делает менеджер по закупкам. Кладовщик может только фактически разместить товар в зоне приёмки и зафиксировать количество, дожидаясь оформления распоряжения.
Чем отличается статус «Отобрано» от «Отгружено» в расходном ордере?
«Отобрано» означает, что товар снят с ячеек и собран, но ещё не передан перевозчику или покупателю. «Отгружено» — товар физически покинул склад. Переводить ордер в «Отгружено» нужно только после фактической передачи, иначе остатки спишутся раньше времени.
Можно ли работать в 1С со склада с телефона или планшета?
Да, если в компании развёрнут мобильный клиент или решение для терминалов сбора данных. Функционал обычно ограничен операциями приёмки, отбора, размещения и инвентаризации — этого кладовщику достаточно. Настройкой доступа занимается администратор 1С.