Как погасить подарочный сертификат в 1С:Розница

Погашение подарочного сертификата в 1С:Розница выполняется в момент продажи: кассир пробивает товар в РМК (рабочем месте кассира) и при оплате выбирает вид оплаты «Подарочный сертификат». Система проверяет номинал, срок действия и остаток средств, после чего сумма списывается. Если покупка дороже номинала — покупатель доплачивает наличными или картой, если дешевле — правила зачёта остатка зависят от настроек сертификата.

Главное условие корректной работы — предварительная настройка: сертификаты должны быть заведены в справочнике, создан соответствующий вид оплаты, а сам сертификат — продан (активирован) через кассу. Попытка погасить сертификат, который не был активирован при продаже, — самая частая причина ошибок на кассе.

Проверьте настройки перед первым погашением

Прежде чем кассир сможет принимать сертификаты, администратор должен выполнить базовую настройку. В разделе «Настройки» (или «Администрирование») проверьте, что включена функциональная опция использования подарочных сертификатов — в типовой поставке она называется «Подарочные сертификаты» в блоке маркетинговых и торговых опций.

Далее откройте справочник «Виды подарочных сертификатов» (раздел «Маркетинг» или «Продажи» в зависимости от версии конфигурации). Здесь задаются ключевые параметры: номинал, срок действия, тип сертификата (с фиксированным номиналом или произвольной суммой), возможность частичного использования и возврата остатка.

Также убедитесь, что в настройках РМК для текущего магазина добавлен вид оплаты «Подарочный сертификат». Если этого вида оплаты нет в списке доступных, кнопка оплаты сертификатом на кассе просто не появится, и кассир не сможет провести операцию.

Как погасить сертификат в РМК: пошаговый порядок

Стандартный сценарий погашения выглядит так. Кассир открывает смену, сканирует или выбирает товары покупателя — чек формируется как обычная продажа. На этапе оплаты вместо «Наличные» или «Карта» нажимается кнопка выбора сложной оплаты или отдельная кнопка «Подарочный сертификат».

Программа запросит номер сертификата. Его можно считать сканером штрихкодов, ввести вручную с карты или найти по коду. После ввода 1С проверяет сертификат: существует ли он в базе, активирован ли, не истёк ли срок действия, какой остаток средств доступен.

Если проверка пройдена, сумма в пределах номинала (или остатка) зачитывается в оплату чека. Кассир видит, сколько списано с сертификата и сколько осталось доплатить. После полной оплаты чек пробивается, фискальный регистратор печатает документ, а сертификат гасится полностью или частично — в зависимости от настроек.

1. 1
   Откройте смену в РМК и добавьте товары покупателя в чек
2. 2
   Нажмите «Оплата» и выберите вид оплаты «Подарочный сертификат»
3. 3
   Сканируйте штрихкод сертификата или введите номер вручную
4. 4
   Дождитесь проверки: программа покажет доступный остаток
5. 5
   Подтвердите списание нужной суммы в пределах номинала
6. 6
   Примите доплату наличными или картой, если сумма чека больше номинала
7. 7
   Пробейте чек и отдайте покупателю фискальный документ

Частичная оплата и остаток на сертификате

Две ситуации требуют от кассира дополнительных действий. Первая — покупка дороже номинала сертификата. В этом случае сертификат списывается полностью, а разницу покупатель доплачивает: в окне оплаты после зачёта сертификата добавьте второй вид оплаты (наличные или банковская карта) на оставшуюся сумму.

Вторая ситуация — покупка дешевле номинала. Поведение программы определяется настройкой вида сертификата: остаток либо сохраняется для следующих покупок (многоразовое использование), либо сгорает (одноразовое гашение), либо выдаётся покупателю наличными. Кассир должен заранее знать, какой вариант принят в магазине, чтобы корректно ответить покупателю.

Варианты обработки остатка

Многоразовый сертификат

Остаток сохраняется на сертификате до конца срока действия. Подходит для сертификатов с крупным номиналом. Ограничение: требуется корректная настройка частичного списания.

Одноразовое гашение

Сертификат гасится целиком, остаток сгорает. Проще для учёта, но невыгодно покупателю — возможны конфликты на кассе.

Возврат остатка наличными

Разница выдаётся из кассы. Требует настройки операции выдачи и контроля со стороны администратора во избежание злоупотреблений.

Как проверить сертификат до пробития чека

Покупатель может попросить узнать остаток или срок действия без покупки. В РМК для этого предусмотрена операция проверки сертификата: обычно она доступна через меню сервисных операций (кнопка «Сервис» или «Прочие операции» → «Информация о подарочном сертификате»). Введите номер — программа покажет номинал, остаток и срок действия без списания средств.

Эту же информацию можно посмотреть в офисной части программы: откройте справочник подарочных сертификатов и найдите нужный по номеру. В карточке видны статус (продан, погашен, частично погашен), история движений и остаток.

Контрольные точки

Как проверить результат погашения

Статус сертификата в справочнике

Норма

«Погашен» или «Частично погашен» с правильным остатком

Тревожный признак

Статус не изменился — чек мог быть удалён или не проведён

Сумма в чеке

Норма

Вид оплаты «Подарочный сертификат» и сумма списания совпадают

Тревожный признак

Чек пробит полностью наличными — сертификат не зачтён

Остаток после частичного списания

Норма

Остаток = номинал минус списанная сумма

Тревожный признак

Остаток обнулился при многоразовом сертификате — проверьте настройку вида

Типичные ошибки и их причины

Ошибка «Сертификат не найден» чаще всего означает, что номер введён с опечаткой или сертификат вообще не заведён в базе. Проверьте номер повторно, попробуйте сканер вместо ручного ввода. Если сертификат выпускался в другой программе или внешней системе, его данных в 1С может не быть.

Сообщение «Сертификат не активирован» возникает, когда сертификат заведён в справочнике, но не продан через кассу. Активация происходит именно в момент продажи сертификата покупателю. Решение — оформить продажу сертификата задним числом нельзя; администратор должен проверить документ продажи и при необходимости провести его корректно.

Если программа сообщает об истёкшем сроке действия, погасить сертификат штатно не получится. Продление срока — прерогатива администратора: в карточке сертификата можно изменить дату окончания действия, но такие операции должны быть регламентированы, чтобы исключить злоупотребления.

Отчётность и контроль движения сертификатов

Для контроля используйте штатные отчёты раздела «Маркетинг» или «Продажи»: отчёт по движению подарочных сертификатов показывает продажи (активации), погашения и текущие остатки по каждому номеру. Сверяйте его с кассовыми отчётами после закрытия смены.

Обратите внимание на расхождение между проданными и погашенными сертификатами — это нормальная ситуация (сертификаты покупают заранее), но аномально большой «хвост» непогашенных сертификатов с истёкшим сроком стоит анализировать: возможно, кассиры отказывают в приёме из-за ошибок настройки.

Частые вопросы

Можно ли погасить сертификат частями в разные дни?

Да, если в настройках вида сертификата разрешено частичное использование. Тогда при каждой покупке списывается только сумма чека, а остаток сохраняется до конца срока действия. Если сертификат настроен как одноразовый, он гасится целиком при первой покупке.

Что делать, если касса выдаёт «Сертификат не найден» при сканировании?

Сначала введите номер вручную — штрихкод мог быть повреждён или считан не полностью. Если и ручной ввод не помогает, проверьте сертификат в справочнике: возможно, он не был выпущен в этой базе или данные не дошли из центрального узла при обмене между магазинами.

Как вернуть товар, купленный за сертификат?

Оформляется стандартный возврат по чеку. Возврат средств на сертификат или наличными зависит от настроек и правил магазина: типовой вариант — восстановление суммы на том же сертификате, если он многоразовый, или выдача нового сертификата на сумму возврата.

Можно ли обменять сертификат на деньги в 1С:Розница?

Штатный сценарий — нет: сертификат гасится только товаром. Выдача денег вместо товара технически оформляется как отдельная операция выдачи из кассы и требует решения руководства магазина, поскольку по общим правилам торговли сертификат обмену на деньги не подлежит, если иное не заявлено продавцом.

Почему сертификат принимается в одном магазине сети и не работает в другом?

Причины две: либо в настройках РМК второго магазина не добавлен вид оплаты «Подарочный сертификат», либо данные о проданном сертификате ещё не синхронизировались между узлами распределённой базы. Проверьте настройки и выполните обмен данными.

Как продлить срок действия сертификата покупателю?

Кассир этого сделать не может — нужны права администратора или менеджера. В карточке сертификата измените дату окончания действия, после чего сертификат снова будет приниматься на кассе. Зафиксируйте основание продления во внутреннем регламенте.