Как отслеживать сроки годности в 1С

Контроль сроков годности в 1С строится на учёте товаров по сериям: каждая партия получает свой срок годности, а программа отслеживает остатки по каждой серии отдельно. Без серийного учёта система видит только общее количество товара на складе и не может определить, какая часть партии скоро испортится.

Механизм доступен в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Розница». В базовых версиях «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта по срокам годности нет — там приходится использовать обходные приёмы либо вести контроль вне программы.

Ниже разобран практический порядок: включение серий, настройка справочников, работа с отчётами по остаткам, организация отгрузки по принципу FEFO и типичные ошибки, из-за которых учёт сроков «рассыпается».

Какие механизмы 1С используются для учёта сроков годности

Основной инструмент — справочник «Серии номенклатуры». Серия в данном случае — это не заводской серийный номер единицы товара, а признак партии с конкретным сроком годности. Одна и та же позиция может храниться на складе в виде нескольких серий: например, молоко партии от 10-го числа со сроком до 20-го и партии от 15-го со сроком до 25-го.

Дополнительно в карточке номенклатуры задаётся срок годности в днях, часах или месяцах и единица измерения. Эти данные программа использует для автоматического расчёта даты «годен до»: при создании серии достаточно указать дату производства, и срок годности подставится сам.

Как включить учёт по сериям и срокам годности

Настройка начинается с раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Здесь нужно включить опцию «Серии номенклатуры». После этого в видах номенклатуры появится блок настроек серий.

Для каждого вида номенклатуры (например, «Продукты питания», «Медикаменты», «Косметика») задайте политику учёта серий. Вариант «Учёт себестоимости по сериям» используется, когда важна точная себестоимость каждой партии; для большинства случаев достаточно учёта серий только на складе.

В настройках политики серий включите указание срока годности. С этого момента при любом поступлении товара программа потребует создать или выбрать серию с датой «годен до», а при списании и отгрузке — указать, какая именно серия расходуется.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и включите опцию «Серии номенклатуры».
2. 2
   В карточке вида номенклатуры задайте политику учёта серий с указанием срока годности.
3. 3
   В карточках товаров заполните срок годности и единицу измерения (дни, месяцы).
4. 4
   Проведите тестовое поступление: убедитесь, что программа требует серию и рассчитывает дату «годен до».
5. 5
   Сформируйте отчёт по остаткам сроков годности и проверьте, что партия отображается.

Как оформлять поступление и движение товара с сериями

При оприходовании товара в документе «Приобретение товаров и услуг» в табличной части появляется колонка «Серия». Если поставщик указал срок годности в накладной, введите его вручную; если указана только дата производства — введите её, и программа рассчитает срок по данным карточки номенклатуры.

При перемещении между складами серия сохраняется: товар движется вместе со своим сроком годности. Это важно для сетевых магазинов и распределённых складов — центральный офис видит, где лежит партия с критичным сроком, и может перераспределить её в точку с высоким оборотом.

При инвентаризации серии сверяются по каждой партии отдельно. Если фактически на полке лежит товар с другим сроком, чем в учёте, это фиксируется как расхождение по серии, а не просто по количеству — иначе в базе накапливаются «фантомные» просроченные остатки.

Отчёты для контроля истекающих сроков

Штатный инструмент — отчёт «Остатки товаров по срокам годности» (в УТ 11 находится в разделе «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»). Он показывает остатки в разрезе серий с датой истечения и количеством дней до просрочки.

Настройте отбор по периоду: например, выведите все партии, у которых до истечения срока осталось меньше заданного числа дней. Такой отчёт удобно сохранить как вариант и назначить ответственному сотруднику для ежедневного просмотра.

Для регулярного контроля используйте рассылку отчётов: настройте автоматическую отправку отчёта по истекающим срокам на почту кладовщику или категорийному менеджеру по расписанию. Это избавляет от необходимости вручную открывать программу каждое утро.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Отчёт по срокам годности

Норма

Показывает все партии с датами «годен до» и остатками

Тревожный признак

Пустой отчёт при наличии товара на складе — серии не используются

Документ поступления

Норма

Программа требует серию и считает срок автоматически

Тревожный признак

Серия не запрашивается — политика учёта не настроена

Отгрузка

Норма

Можно выбрать конкретную серию, остатки списываются по партиям

Тревожный признак

Списание идёт «котлом», без разбивки по срокам

Настройка отгрузки по принципу FEFO

Чтобы сотрудники склада отгружали в первую очередь партии с ближайшим сроком, в адресных складах настройте стратегию отбора. В настройках складского помещения укажите приоритет отбора по сроку годности — тогда задания на отбор будут формироваться сначала для «старых» серий.

Если склад не адресный, контроль FEFO ложится на оператора: при подборе серии в документе реализации нужно вручную выбирать партию с меньшим сроком. Снизить влияние человеческого фактора помогает отбор по остаткам — в форме подбора серий видно срок годности каждой доступной партии.

Дополнительный барьер — запрет отгрузки просроченного товара. В типовых конфигурациях это реализуется через контроль остатков по сериям и статусы, а в доработанных решениях — проверкой даты при проведении документа.

Варианты контроля отгрузки

Адресный склад со стратегией FEFO

Автоматический отбор старых партий, минимум ручных решений. Требует настройки адресного хранения и дисциплины размещения.

Ручной выбор серии оператором

Подходит для небольших складов без адресов. Риск ошибки выше — зависит от внимательности сотрудника.

Внешняя обработка или доработка

Жёсткий запрет отгрузки просрочки и автоподбор серии. Требует привлечения разработчика и поддержки при обновлениях.

Что делать с просроченным товаром

Истёкший срок годности не списывает товар автоматически — остаток продолжает числиться на складе. Просроченную продукцию нужно переместить в отдельное складское помещение (например, «Карантин» или «Брак»), чтобы исключить случайную отгрузку покупателю.

Дальнейший путь — списание документом «Списание товаров» с указанием статьи расходов либо возврат поставщику, если договор это допускает. Оба документа проводятся по конкретным сериям, поэтому просроченная партия уходит из остатков полностью и отчёт по срокам годности снова становится чистым.

Частые вопросы

Можно ли учитывать сроки годности в 1С:Бухгалтерии?

Штатного механизма серий со сроками годности в «1С:Бухгалтерии» нет. Возможные варианты: учёт партий через отдельные поступления с ручным контролем, внешние расширения или переход на торговую конфигурацию (УТ, Розница), если ассортимент скоропортящийся и объёмы значительные.

Как массово заполнить сроки годности для уже существующих остатков?

Проведите инвентаризацию склада и на её основании присвойте серии фактическим остаткам через документы пересчёта. Для больших объёмов используются обработки группового создания серий, но сроки всё равно нужно брать с реальных этикеток товара, а не присваивать произвольно.

Почему в отчёте по срокам годности пусто, хотя товар на складе есть?

Чаще всего причина в том, что для вида номенклатуры не включена политика учёта серий со сроком годности, либо товар оприходован без серий до включения настройки. Проверьте вид номенклатуры и наличие серий в движениях документов поступления.

Можно ли запретить продажу товара за несколько дней до истечения срока?

В типовой поставке жёсткого запрета по «остаточному» сроку нет — контролируется только сама дата истечения косвенно, через выбор серий. Запрет отгрузки партий, у которых до конца срока осталось меньше заданного числа дней, обычно реализуется доработкой проверки при проведении реализации.

Как настроить автоматические уведомления об истекающих сроках?

Сохраните отчёт по остаткам с отбором «до истечения осталось менее N дней» как отдельный вариант и настройте его рассылку по расписанию через механизм рассылки отчётов. Письмо с актуальным списком партий будет приходить ответственным сотрудникам автоматически.

Что делать, если поставщик не указывает срок годности в документах?

Берите данные с маркировки на самом товаре при приёмке — это обязанность приёмщика. Если на упаковке указана только дата производства, введите её в серию: при заполненном сроке годности в карточке номенклатуры программа рассчитает дату «годен до» самостоятельно.