Торговля и Склад · 10 мин
Как отразить подарочные сертификаты в 1С
Как отразить подарочные сертификаты в 1С: выпуск, продажа, погашение и списание. Проводки, настройка видов сертификатов, типичные ошибки и проверка учёта.
Подарочный сертификат в учёте — это не товар, а обязательство перед покупателем: компания получила деньги, но ещё не отгрузила продукцию. Поэтому продажа сертификата и его погашение — две разные хозяйственные операции, которые отражаются разными документами и на разных счетах. Если оформить всё одной продажей, выручка завысится, а обязательства перед клиентами «повиснут» вне учёта.
В конфигурациях 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация для сертификатов предусмотрен отдельный механизм: номенклатура с типом «Подарочный сертификат», автоматические проводки по авансам и контроль остатков номиналов. Ниже разобран порядок настройки, документы для каждой операции и проверка результата.
Материал ориентирован на типовые конфигурации. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии программы, но логика учёта везде одинаковая: продажа — это аванс полученный, погашение — зачёт аванса при отгрузке товара.
Как 1С трактует подарочный сертификат
В типовых решениях сертификат — это особый вид номенклатуры или отдельный объект «Вид подарочного сертификата» (в УНФ) с указанием номинала, срока действия и правил использования. Сам сертификат не является товаром на складе: его продажа не списывает запасы, а создаёт кредиторскую задолженность перед держателем.
В бухгалтерском учёте полученные за сертификат деньги — это аванс полученный (счёт 62.02 или аналогичный в вашем плане счетов). Выручка признаётся только в момент, когда покупатель обменивает сертификат на товар. С этого момента возникает и облагаемая база по налогу на прибыль или УСН — поэтому разделять этапы важно не только для управленческого, но и для налогового учёта.
Если у вас ОСНО, с аванса за сертификат начисляется НДС с расчётной ставкой, а при погашении НДС принимается к вычету. Типовые конфигурации делают это автоматически при правильно оформленных документах — но только если сертификат заведён именно как сертификат, а не как обычный товар.
Настройка: создаём вид сертификата и номенклатуру
Перед первой продажей нужно один раз настроить справочные данные. В 1С:УНФ перейдите в раздел «Продажи» → «Подарочные сертификаты» и создайте вид сертификата: укажите номинал, срок действия, частичное погашение (можно ли использовать сертификат несколько раз, пока не исчерпан номинал) и счёт учёта расчётов.
В 1С:Розница и УТ создайте элемент справочника «Виды подарочных сертификатов», задайте тип серийного учёта (серийные номера для именных или уникальных карт) и при необходимости сегмент номенклатуры, на которую сертификат распространяется. Ограничение по товарам полезно, если сертификат действует, например, только на определённую категорию.
Если ваша конфигурация не имеет штатного механизма (например, базовая 1С:Бухгалтерия без торгового блока), сертификат заводят как услугу или номенклатуру без остатков, а движения контролируют вручную через счета авансов. Это рабочий, но трудоёмкий вариант — подойдёт только при единичных операциях.
Как оформить продажу сертификата
В розничной точке продажа оформляется чеком ККМ: кассир добавляет в чек подарочный сертификат как позицию, пробивает оплату деньгами покупателя. Программа автоматически формирует проводки: дебет кассы, кредит авансов полученных. В РМК сертификат обычно выбирается отдельной кнопкой или через поиск номенклатуры.
В оптовой продаже (компания дарит сертификаты партнёрам или продаёт юрлицу) используется документ «Реализация подарочных сертификатов» в УНФ или «Реализация товаров и услуг» с позицией-сертификатом в УТ. Оплата от покупателя приходит обычным платёжным документом и относится на авансы.
После проведения проверьте, что задолженность появилась в отчёте по расчётам с покупателями или в специализированном отчёте «Остатки подарочных сертификатов». Если сертификат продан, а обязательство в отчётах не видно — скорее всего, позиция заведена как обычный товар и выручка признана сразу.
- 1Создайте вид сертификата с номиналом и сроком действия
- 2Проверьте, что позиция имеет тип «Подарочный сертификат», а не «Товар»
- 3Оформите чек ККМ или документ реализации с этой позицией
- 4Примите оплату от покупателя обычным способом
- 5Проверьте в отчёте, что обязательство по сертификату учтено как аванс полученный
Как отразить погашение сертификата
Покупатель приходит с сертификатом и выбирает товар. В чеке ККМ или документе реализации добавляется обычный товар, а в таблице оплат указывается способ оплаты «Подарочный сертификат» с выбором конкретного сертификата или его номера. Программа зачитывает аванс: дебет авансов полученных, кредит выручки.
Если сумма покупки больше номинала, покупатель доплачивает разницу — в чеке просто два способа оплаты: сертификат на номинал и наличные/карта на остаток. Если покупка меньше номинала, поведение зависит от настройки вида сертификата: либо остаток сохраняется для следующих покупок (частичное погашение), либо сгорает. Зафиксируйте выбранное правило в договоре оферты или на самом сертификате, чтобы избежать споров.
Возврат товара, купленного за сертификат, оформляется стандартным документом возврата, но деньги покупателю обычно не возвращаются — восстанавливается остаток сертификата или выдаётся новый. Это правило тоже должно быть закреплено в условиях использования.
Списание просроченных и неиспользованных сертификатов
Сертификаты с истёкшим сроком действия — это обязательства, которые компания, скорее всего, не исполнит. Их нельзя держать на балансе бесконечно: по правилам бухгалтерского учёта кредиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности списывается во внереализационные доходы.
В УНФ и УТ для этого используется документ списания или закрытия обязательств по сертификатам (в некоторых версиях — «Списание задолженности» с указанием расчётов по сертификатам). Перед списанием сформируйте отчёт по остаткам сертификатов, отберите позиции с истёкшим сроком и убедитесь, что они действительно не предъявлялись.
Налоговый нюанс: списанная сумма включается во внереализационные доходы, а ранее уплаченный с аванса НДС по невостребованным сертификатам к вычету, как правило, не принимается — этот момент стоит согласовать с вашим бухгалтером, так как практика неоднозначна.
Проверка учёта и сверка остатков
Раз в месяц сверяйте три показателя: остаток авансов полученных по сертификатам в бухгалтерском учёте, данные отчёта «Остатки подарочных сертификатов» (или аналога) и физические носители — непроданные бланки на складе и проданные непогашенные коды. Расхождение первых двух почти всегда означает, что часть операций проведена «в обход» механизма сертификатов.
Полезный контроль — отчёт по движениям конкретного сертификата: когда продан, когда погашен, какой кассир оформил. Он помогает расследовать злоупотребления, например погашение одного и того же номера дважды или продажу сертификатов без оплаты.
Как проверить результат
Проданные непогашенные сертификаты видны как кредиторская задолженность
Задолженности нет — сертификат заведён как товар
Дт авансов полученных — Кт выручки, счёт товара списан со склада
Оплата прошла как скидка или наличные — аванс не закрыт
Сумма совпадает с сальдо счёта авансов по сертификатам
Есть расхождения — ищите ручные операции или возвраты
Особые сценарии
Бесплатная выдача сертификатов в акциях
Если сертификаты раздаются в рамках маркетинговой акции, продажи и аванса не возникает — это расходы на рекламу. Оформляйте выдачу отдельным документом с нулевой ценой, чтобы погашение корректно списало товар со склада и отнесло стоимость на расходы, а не сформировало фиктивную выручку.
Сертификаты без штатного механизма
В конфигурациях без торгового блока используйте ручную схему: продажа сертификата — документ поступления оплаты с отнесением на аванс, погашение — реализация с ручным зачётом аванса. Ведите внебалансовый учёт номеров сертификатов в таблице или регистре, иначе контроль номиналов потеряется.
Что важно запомнить
Продажа сертификата — аванс полученный, погашение — реализация с зачётом аванса. Заводите сертификат специальным типом номенклатуры, настраивайте частичное погашение и срок действия, ежемесячно сверяйте остатки с расчётами и вовремя списывайте просроченные обязательства в доходы.
Частые вопросы
Можно ли продавать сертификат со скидкой?
Да, номинал сертификата и цена его продажи могут отличаться. Аванс принимается на фактически полученную сумму, а при погашении покупатель получает товар на номинал. Разница относится на расходы или скидки — в зависимости от настроек конфигурации и учётной политики.
Что делать, если сертификат погашен частично?
Если в виде сертификата включено частичное использование, остаток номинала сохраняется за тем же номером и доступен для следующих покупок. Если опция выключена, остаток сгорает при первом погашении — это должно быть указано в условиях использования сертификата.
Как оформить возврат денег за неиспользованный сертификат?
Покупатель вправе отказаться от сертификата до его использования. Оформите возврат документом возврата от покупателя или списанием обязательства с выплатой денег через расходный кассовый ордер или возврат на карту. Аванс при этом закрывается.
Нужно ли пробивать чек при продаже сертификата?
Да. При продаже сертификата пробивается чек с признаком способа расчёта «аванс», при погашении — чек на товар с полным расчётом. Точные реквизиты зависят от формата фискальных данных и настроек вашей кассы, проверьте их на тестовом чеке.
Сертификаты от стороннего агрегатора учитываются так же?
Нет. Если сертификаты продаёт внешний сервис и перечисляет вам выручку за вычетом комиссии, ваша операция — реализация товара с оплатой через агента. Учитывайте расчёты с агрегатором на отдельном счёте и сверяйте акты по погашенным сертификатам ежемесячно.