Торговля и Склад · 12 мин
Как отразить дополнительные расходы в 1С
Как отразить дополнительные расходы в 1С: включение в себестоимость товаров, документ «Поступление доп. расходов», распределение по количеству и сумме, типичные ошибки.
Дополнительные расходы — это затраты, связанные с приобретением товаров, но не входящие в цену поставщика: доставка, разгрузка, страховка груза, услуги экспедитора, таможенные сборы. В 1С их можно отразить двумя принципиально разными способами: включить в себестоимость конкретных товаров или списать на расходы периода. Выбор влияет на стоимость остатков на складе, валовую прибыль и данные налогового учёта.
В конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация для включения затрат в себестоимость используется документ «Поступление услуг и прочих активов» (в старых версиях — «Поступление доп. расходов»). В 1С:Бухгалтерии 8 допрасходы по товарам отражаются либо через документ «Поступление доп. расходов», либо вручную — операцией с распределением по партиям. Далее разберём оба подхода с конкретными действиями.
Прежде чем вносить документ, определите, куда должны попасть затраты: в стоимость запасов или в расходы текущего периода. Это определяется учётной политикой организации. Транспортно-заготовительные расходы, которые можно прямо связать с конкретной партией, обычно включают в себестоимость. Общие затраты, которые невозможно или нецелесообразно распределять (например, абонентская плата логистической компании), списывают на счета 44 или 26.
Куда отнести затраты: в себестоимость товаров или на расходы периода
Первое решение, которое нужно принять, — метод учёта. Если затраты можно однозначно привязать к партии (доставка конкретной машины товара, страховка конкретной поставки), корректнее включить их в себестоимость. Тогда стоимость запасов на счёте 41 увеличится, а расход попадёт в отчёт о прибылях только при продаже товара через счёт 90.02.
Если затраты носят периодический характер и распределять их экономически бессмысленно (командировка снабженца, общие услуги ТК за месяц по десяткам поставок), их списывают на счёт 44 «Расходы на продажу» или 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учёте по налогу на прибыль транспортные расходы на доставку товара до склада относятся к прямым и распределяются на остаток товаров, если иное не закреплено в учётной политике — проверьте этот момент у бухгалтера.
Как выбрать способ отражения
Отражение допрасходов в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть специальный документ «Поступление доп. расходов». Он находится в разделе «Покупки» → «Поступление доп. расходов». Документ заполняется на основании поступления товаров: проще всего открыть нужное «Поступление (акты, накладные)» и нажать кнопку «Создать на основании».
Порядок заполнения: укажите контрагента-перевозчика и договор, на вкладке «Товары» подберите номенклатуру из исходной накладной — программа подтянет количество и суммы. Затем укажите сумму допрасходов и способ распределения: «По сумме» или «По количеству». Программа автоматически разнесёт затрату по строкам пропорционально выбранному показателю.
При проведении формируются проводки Дт 41.01 (или 10.01 для материалов) — Кт 60.01 на распределённую сумму. Проверьте результат через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41»: стоимость соответствующих позиций должна увеличиться на сумму распределённых расходов, а себестоимость единицы товара — пересчитаться.
Отражение допрасходов в 1С:Управление торговлей 11 и ERP
В УТ 11 и ERP 2 отдельного документа «Поступление доп. расходов» нет. Используется документ «Поступление услуг и прочих активов» (раздел «Закупки»). Ключевая настройка — в табличной части услуг нужно выбрать статью расходов, у которой вариант распределения установлен «На себестоимость товаров», а правило распределения — «Пропорционально количеству» или «Пропорционально стоимости».
Создайте статью расходов заранее: раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов». В поле «Вариант распределения» выберите «На себестоимость товаров», укажите аналитику — документ «Приобретение товаров и услуг». Тогда при проведении поступления услуг программа отнесёт сумму на партию, указанную в аналитике, и фактическое распределение по номенклатуре выполнит регламентное закрытие месяца.
Важный момент: в УТ 11 и ERP себестоимость с учётом допрасходов окончательно рассчитывается при закрытии месяца (обработка «Закрытие месяца», этап «Расчет себестоимости»). До этого момента в отчётах по валовой прибыли вы можете видеть предварительные цифры без учёта распределённых затрат. Поэтому контрольную проверку делайте после выполнения регламентных операций.
Способы распределения: по сумме или по количеству
Распределение «по сумме» означает, что расход делится между позициями пропорционально их стоимости: чем дороже товар, тем большую долю доставки он «несёт». Это стандартный и наиболее логичный вариант для большинства поставок, особенно когда в накладной смешаны товары разного веса и габаритов.
Распределение «по количеству» делит затрату поровну на каждую единицу товара. Оно оправдано, когда стоимость перевозки зависит от количества мест, а не от цены груза — например, доставка одинаковых коробов. Ошибка в выборе способа искажает себестоимость: при распределении по количеству дешёвый товар может получить непропорционально большую наценку и уйти в убыток при продаже.
Сравнение способов распределения
Расход распределяется пропорционально стоимости позиций. Подходит для смешанных поставок с разной ценой товаров. Стандартный вариант по умолчанию.
Расход делится поровну на каждую единицу. Оправдан, когда тариф перевозчика зависит от числа мест, а не от стоимости груза. Может исказить маржу дешёвых позиций.
Сумма целиком уходит на счёт 44/26. Проще в учёте, но завышает расходы текущего месяца и занижает стоимость остатков.
Проверка результата и контрольные точки
После проведения документов убедитесь, что затраты встали правильно. В 1С:Бухгалтерии сформируйте карточку счёта 41.01 по складу и найдите записи по нужной номенклатуре: должна быть запись от документа допрасходов, увеличивающая стоимость без изменения количества. Если количество изменилось — документ заполнен с ошибкой.
В УТ 11 после закрытия месяца откройте отчёт «Себестоимость товаров организаций» или «Ведомость по товарам на складах» в разрезе цен: стоимость партии должна включать распределённую сумму. Дополнительно проверьте «Анализ финансовых результатов» — нераспределённые расходы со статьёй «На себестоимость товаров» не должны висеть остатком.
Как проверить результат
Сумма по дебету увеличилась, количество не изменилось
Изменилось количество или сумма ушла не на тот склад/партию
Стоимость партии выросла на распределённую сумму допрасходов
Себестоимость не изменилась — не выполнено закрытие месяца или неверная статья расходов
Статья «На себестоимость товаров» полностью распределена, остатка нет
Остаток висит — не указана аналитика (документ приобретения) или партия уже списана
Счёт-фактура перевозчика зарегистрирован, НДС принят к вычету
НДС завис на 19 счёте — не зарегистрирован счёт-фактура или не выполнены регламентные операции
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка распределить допрасходы на уже проданную партию. Если товар к моменту получения счёта перевозчика полностью списан, в Бухгалтерии распределение пройдёт «в никуда» или создаст отрицательные остатки, а в УТ расход останется нераспределённым. В такой ситуации корректнее отнести затрату на расходы периода или использовать корректировку с ручным отнесением на счёт 90.
Вторая ошибка — двойной учёт: бухгалтер отражает услугу перевозчика обычным поступлением услуг на 44 счёт, а затем ещё раз включает её в себестоимость через допрасходы. Итог — завышение расходов и занижение прибыли. Проверяйте, каким документом уже отражён первичный документ перевозчика, прежде чем создавать новый.
Третья группа проблем — НДС. Услуги доставки обычно облагаются НДС, и счёт-фактуру перевозчика нужно регистрировать отдельно. В документе поступления допрасходов в Бухгалтерии НДС выделяется автоматически, если указана ставка; в УТ 11 счёт-фактура регистрируется на основании поступления услуг. Не забудьте проверить формирование записей книги покупок.
Особые случаи: таможенные платежи и материалы
Таможенные пошлины и сборы по импортным поставкам в 1С:Бухгалтерии отражаются отдельным документом «Таможенная декларация на импорт» (раздел «Покупки»). Он увеличивает себестоимость товаров на сумму пошлин и одновременно формирует задолженность перед таможней. Не отражайте пошлины через «Поступление доп. расходов» — документ ГТД корректно связывает декларацию с партиями и нужен для учёта НДС на импорт.
Если допрасходы относятся не к товарам, а к материалам (счёт 10), в Бухгалтерии тот же документ «Поступление доп. расходов» работает аналогично — просто в табличной части подбираются позиции из поступления материалов. В налоговом учёте материальные расходы признаются при передаче материалов в производство, поэтому включение доставки в стоимость материалов влияет на момент признания затрат.
Что важно запомнить
Расходы, привязанные к партии, включайте в себестоимость документом «Поступление доп. расходов» (Бухгалтерия) или «Поступление услуг и прочих активов» со статьёй «На себестоимость товаров» (УТ 11, ERP). Общие затраты списывайте на счета 44/26. Выбирайте способ распределения осознанно, проверяйте результат после закрытия месяца и не забывайте про НДС перевозчика.
Частые вопросы
Можно ли распределить допрасходы только на часть товаров из накладной?
Да. В документе «Поступление доп. расходов» в 1С:Бухгалтерии оставьте на вкладке «Товары» только нужные позиции — удалите лишние строки, и сумма распределится между оставшимися. В УТ 11 аналогичного результата добиваются указанием аналитики распределения на конкретный документ приобретения и ручной корректировкой базы распределения, если она доступна в вашей версии.
Что делать, если счёт от перевозчика пришёл через месяц после поставки?
Если товар ещё на складе, отразите допрасходы текущей датой со ссылкой на исходное поступление — себестоимость остатков увеличится. Если товар уже продан, распределять на партию поздно: отнесите затрату на расходы текущего периода (счёт 44) или на прочие расходы, согласовав порядок с бухгалтером и закрепив его в учётной политике.
Почему в УТ 11 допрасходы не видны в отчёте по валовой прибыли?
Потому что распределение на себестоимость выполняется регламентной операцией при закрытии месяца. Откройте «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца», выполните этапы расчёта себестоимости и формирования движений, затем пересформируйте отчёт. Если и после этого суммы нет — проверьте, что у статьи расходов вариант распределения «На себестоимость товаров» и заполнена аналитика.
Как отразить доставку, которую оплатили, но товар ещё в пути?
Если товар ещё не оприходован, допрасходы распределять не на что. Дождитесь поступления товара, затем создайте документ допрасходов со ссылкой на накладную. Аванс перевозчику отразите обычным списанием с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику», а услугу — после получения закрывающих документов.
Нужно ли включать допрасходы в себестоимость в налоговом учёте?
Для налога на прибыль транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада относятся к прямым и распределяются между реализованными товарами и остатком на складе, если учётной политикой не предусмотрено иное. В 1С:Бухгалтерии это распределение выполняется автоматически при корректной настройке учётной политики и методов оценки. Конкретный порядок согласуйте с бухгалтером, так как он зависит от принятой в организации методики.
Можно ли исправить уже проведённый документ допрасходов?
Да, если период ещё не закрыт: откройте документ, скорректируйте сумму или способ распределения и перепроведите. В УТ 11 после исправления повторно выполните закрытие месяца. Если период закрыт и сдана отчётность, исправляйте документом корректировки или новой записью текущей датой — изменение задним числом потребует пересчёта налоговых обязательств.