Как отправить коммерческое предложение в 1С

Коммерческое предложение в 1С — это документ, который фиксирует условия продажи для конкретного клиента: номенклатуру, цены, скидки и сроки действия. В типовых конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «Управление нашей фирмой» документ называется «Коммерческое предложение клиенту» и находится в разделе продаж. Из него можно сразу распечатать форму, сохранить в PDF или отправить клиенту по электронной почте, не выходя из программы.

Отправка напрямую из 1С экономит время менеджера: не нужно вручную формировать документ в текстовом редакторе, прикреплять файл и вписывать адресата — программа подставляет контрагента, контактное лицо и адрес почты автоматически. При этом важно заранее настроить учётную запись электронной почты и печатную форму, иначе письмо уйдёт с ошибкой или с нечитаемым вложением.

Ниже разобран полный цикл: создание документа, проверка цен, настройка почты, отправка и контроль результата, а также альтернативы для конфигураций без встроенного документа.

Где находится документ и как его создать

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» документ расположен в разделе «Продажи» → «Коммерческие предложения клиентам». Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройки: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» должен быть включён флаг использования коммерческих предложений. В «Управлении нашей фирмой» документ доступен в разделе «Продажи» без дополнительной настройки.

При создании укажите менеджера, организацию и клиента. Если у контрагента заполнены контактные лица, программа предложит выбрать адресата — от этого выбора зависит, на какой email уйдёт письмо. Заполните табличную часть товарами: подбирайте номенклатуру через кнопку «Подобрать товары» или поиском по наименованию и артикулу.

Обратите внимание на поле «Срок действия» — оно фиксирует дату, до которой предложение актуально. Это поле выводится в печатную форму и защищает от ситуации, когда клиент требует старую цену спустя месяцы после изменения прайса.

Проверка цен и скидок перед отправкой

Цены в документе подставляются по виду цен, указанному в шапке, или по соглашению с клиентом. Перед отправкой убедитесь, что вид цен соответствует тому, что вы хотите предложить: если в карточке соглашения стоит оптовый вид цен, а вы обещали клиенту специальные условия, измените вид цен в документе вручную и пересчитайте таблицу.

Автоматические скидки применяются по правилам, настроенным в разделе маркетинга. Если скидка не подставилась, проверьте условия её предоставления: возможно, количество товара или сумма строки не достигают порога срабатывания. Ручные скидки вводятся в колонке «% ручной скидки» — помните, что на них могут действовать ограничения по максимальному проценту, заданные для пользователя.

Настройка печатной формы

Стандартная печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Коммерческое предложение». Она включает шапку с реквизитами организации, таблицу товаров с ценами и итоговую сумму. Если нужен логотип компании, он подтягивается из карточки организации при условии, что изображение загружено в соответствующее поле.

Если типовая форма не подходит — например, нужно вывести характеристики товаров, сроки поставки или условия оплаты, — используйте механизм внешних печатных форм или попросите специалиста по 1С доработать макет. Внешние печатные формы подключаются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» без изменения конфигурации.

Настройка учётной записи электронной почты

Отправка из 1С работает через встроенный почтовый клиент. Учётная запись настраивается в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» (в некоторых конфигурациях путь отличается: «НСИ и администрирование» → «Общие настройки» → «Электронная почта»). Укажите адрес отправителя, имя пользователя, пароль и параметры серверов SMTP и POP3/IMAP вашего почтового провайдера.

Для корпоративных почтовых сервисов часто требуется не обычный пароль, а пароль приложения — отдельный ключ, который генерируется в настройках безопасности почтового ящика. Если при проверке соединения возникает ошибка аутентификации при верном пароле, почти наверняка причина именно в этом. Также проверьте, что в настройках ящика разрешён доступ внешним приложениям по SMTP.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → настройки электронной почты
2. 2
   Создайте учётную запись: адрес, имя отправителя, пароль или пароль приложения
3. 3
   Укажите сервер исходящей почты (SMTP) и порт, включите шифрование SSL, если требует провайдер
4. 4
   Нажмите «Проверить настройки» — программа отправит тестовое письмо сама себе
5. 5
   Убедитесь, что тестовое письмо доставлено, и отметьте учётную запись как используемую для отправки документов

Отправка коммерческого предложения клиенту

Когда документ заполнен и почта настроена, нажмите кнопку с изображением конверта на командной панели формы документа или выберите «Отправить» → «По электронной почте». Программа откроет форму нового письма: в поле «Кому» подставится адрес контактного лица, в тему — номер и дата документа, а печатная форма будет приложена вложением в формате PDF или MXL.

Перед отправкой проверьте три вещи: адрес получателя (он берётся из карточки контактного лица и может быть пустым или устаревшим), формат вложения (PDF читается везде, MXL открывается только в 1С — для клиента всегда выбирайте PDF) и текст письма. Сопроводительный текст можно ввести вручную или настроить шаблон, чтобы программа подставляла стандартное приветствие автоматически.

После нажатия «Отправить» письмо уходит через настроенную учётную запись. В форме документа фиксируется событие отправки — по журналу взаимодействий можно потом восстановить, кому и когда уходило предложение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Адрес получателя в форме письма

Норма

Подставлен актуальный email контактного лица

Тревожный признак

Поле пустое или содержит устаревший адрес — проверьте карточку контакта

Вложение

Норма

PDF с читаемой таблицей товаров и итогами

Тревожный признак

Файл в формате MXL или пустое вложение

Факт отправки

Норма

Письмо в папке «Отправленные» учётной записи, событие в журнале взаимодействий

Тревожный признак

Ошибка отправки, письмо зависло в исходящих

Групповая рассылка и альтернативные способы

Если нужно разослать одно предложение нескольким клиентам, в «Управлении торговлей» используйте механизм рассылок: создайте несколько документов по сегменту клиентов или воспользуйтесь обработкой групповой отправки, если она предусмотрены вашей конфигурацией. Учитывайте ограничения почтовых провайдеров на количество писем в час — массовая рассылка с обычного ящика может привести к блокировке аккаунта за спам.

В конфигурациях без документа «Коммерческое предложение» (например, в «Бухгалтерии предприятия») используйте «Счёт на оплату» с нулевыми или ориентировочными условиями либо внешнюю печатную форму на его основе. Альтернатива — сформировать предложение в табличном документе и сохранить в PDF вручную через «Файл» → «Сохранить как», затем отправить обычным письмом.

Способы отправки

Отправка из документа в 1С

Быстро, фиксируется в истории взаимодействий, но требует настройки почты и корректных email в карточках клиентов

Сохранение в PDF и отправка из обычной почты

Подходит, если почтовый клиент в 1С не настроен; минус — нет автоматической фиксации события в программе

Групповая рассылка

Эффективна для сегментов клиентов, но ограничена лимитами почтового провайдера и требует аккуратности с адресами

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — письмо не уходит из-за ошибки аутентификации. Причина почти всегда в том, что вместо пароля приложения указан обычный пароль от ящика либо в настройках почтового сервиса запрещён доступ сторонних приложений. Вторая типичная ситуация: письмо отправлено, но клиент его не получил — проверьте папку «Спам» у получателя и корректность адреса в карточке контакта.

Отдельная группа ошибок связана с содержимым: отправка предложения с неактуальными ценами, отсутствием срока действия или вложением в формате, который клиент не может открыть. Все эти проблемы устраняются проверкой печатной формы и адреса до нажатия кнопки отправки.

Частые вопросы

Можно ли отправить коммерческое предложение из 1С:Бухгалтерии?

В «1С:Бухгалтерии» нет отдельного документа «Коммерческое предложение». Используйте «Счёт на оплату покупателю» — у него есть кнопка отправки по email при настроенной учётной записи почты, а печатную форму можно адаптировать под формат предложения внешней обработкой.

Почему при отправке возникает ошибка аутентификации, хотя пароль верный?

Большинство почтовых сервисов требуют для сторонних приложений отдельный пароль приложения, который создаётся в настройках безопасности ящика. Также проверьте, что в настройках почты разрешён доступ по SMTP и правильно указаны сервер, порт и тип шифрования.

Как добавить логотип компании в печатную форму?

Загрузите изображение логотипа в карточку организации в соответствующее поле. Типовая печатная форма коммерческого предложения подтянет его автоматически. Если логотип не выводится, проверьте формат и размер файла либо используйте доработанный макет.

Фиксируется ли факт отправки предложения в программе?

Да. При отправке через встроенный почтовый клиент событие записывается в историю взаимодействий с контрагентом. По журналу можно увидеть, кому, когда и какой документ был отправлен, что полезно при спорах с клиентом.

Можно ли отправлять предложения через WhatsApp или Telegram из 1С?

Типовой функциональности для мессенджеров в стандартных конфигурациях нет. Для этого используются внешние интеграции и расширения, которые подключаются отдельно. Без них рабочий вариант — сохранить PDF и отправить через мессенджер вручную.

Что делать, если клиент не получил письмо?

Проверьте папку «Отправленные» вашей учётной записи — если письма там нет, отправка не состоялась. Если письмо отправлено, уточните у клиента папку «Спам» и сверьте адрес получателя. При повторных случаях проверьте репутацию вашего почтового домена.