Торговля и Склад · 9 мин
Как открыть кассу в 1С: открытие кассовой смены по шагам
Как открыть кассу в 1С: Розница, Управление торговлей, УНФ. Подключение ККТ, открытие смены, внесение денег, типичные ошибки и их решение.
Открытие кассовой смены — обязательная операция перед началом продаж через онлайн-кассу. Без открытой смены фискальный регистратор не пробьёт ни один чек, а 1С не даст оформить розничную продажу. При этом сама процедура занимает меньше минуты, если оборудование подключено и настроено правильно.
Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации: в «1С:Розница» открытие смены вынесено в отдельный документ, в «Управлении торговлей» и УНФ оно выполняется из рабочего места кассира (РМК). Ниже разобраны оба сценария, а также типичные ошибки, из-за которых смена не открывается.
Перед началом работы убедитесь, что касса ККТ зарегистрирована в программе, драйвер оборудования установлен, а у пользователя есть права кассира. Если касса подключена к нескольким рабочим местам, смена открывается один раз — с любого из них.
Что нужно проверить перед открытием смены
Открытие смены — операция простая, но она зависит от нескольких предварительных условий. Если хотя бы одно не выполнено, программа выдаст ошибку или кнопка «Открыть смену» будет неактивна.
Во-первых, касса ККТ должна быть зарегистрирована в справочнике: раздел «Настройка» → «Кассы ККТ» (в разных конфигурациях путь может называться «Администрирование» → «Оборудование» или «Продажи» → «Кассы ККТ»). В карточке кассы указывается тип оборудования, организация и склад.
Во-вторых, должно быть настроено подключение оборудования: раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» → «Подключение и настройка оборудования». ККТ должна отображаться в списке с установленным драйвером, а тест подключения — проходить успешно.
В-третьих, предыдущая смена должна быть закрыта. Фискальный накопитель не позволяет открыть новую смену, пока открыта предыдущая, а смена на кассе не может длиться дольше 24 часов — по истечении этого срока ККТ блокирует пробитие чеков до закрытия смены.
Как проверить готовность к открытию смены
Касса создана, указаны организация и склад
Касса отсутствует или не заполнены обязательные поля
Тест устройства проходит успешно
Ошибка теста, драйвер не установлен
Статус «Смена закрыта» или смена отсутствует
Висит незакрытая вчерашняя смена
Есть роль кассира или полные права
Нет доступа к РМК и документам продаж
Открытие смены в 1С:Розница
В конфигурации «1С:Розница» открытие смены оформляется отдельным документом. Перейдите в раздел «Розничные продажи» и выберите «Открытие кассовой смены». Нажмите «Создать», укажите кассу ККТ — остальные поля (организация, магазин, кассир) обычно подставляются автоматически из настроек пользователя.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть» либо кнопку открытия смены, если документ выведен в режиме рабочего места. Программа отправит команду на ККТ, касса напечатает отчёт об открытии смены — это фискальный документ, который нужно сохранить вместе с кассовой отчётностью.
Если кассир работает в режиме РМК, открыть смену можно прямо из него: при запуске рабочего места кассира программа сама предложит открыть смену, если она закрыта. Достаточно подтвердить действие кнопкой «Открыть смену».
- 1Откройте раздел «Розничные продажи» → «Открытие кассовой смены»
- 2Создайте документ и выберите кассу ККТ
- 3Проверьте автоматически заполненные поля: организация, магазин, кассир
- 4Проведите документ — программа отправит команду на ККТ
- 5Убедитесь, что касса напечатала отчёт об открытии смены
- 6Проверьте статус: в журнале смен должно быть «Смена открыта»
Открытие смены в Управлении торговлей и УНФ
В «1С:Управление торговлей» (ред. 11) открытие смены выполняется из рабочего места кассира: раздел «Продажи» → «Рабочее место кассира» или через журнал «Кассовые смены» в разделе «Казначейство» / «Розничные продажи». В РМК нажмите кнопку «Открыть смену» — программа предложит выбрать кассу ККТ, если их несколько.
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) путь похожий: раздел «Продажи» → «Рабочее место кассира», далее кнопка «Открыть смену». В УНФ также можно открыть смену из списка кассовых смен: «Продажи» → «Кассовые смены» → «Открыть смену».
В обеих конфигурациях при открытии смены можно сразу выполнить внесение денег — внести разменную сумму в денежный ящик. Это удобно: операция зафиксируется и в 1С, и на ККТ одним действием.
Внесение денег при открытии смены
Разменная сумма в денежном ящике нужна, чтобы выдавать сдачу с первых же чеков. В 1С внесение оформляется документом «Внесение денег» (или кнопкой «Внесение» в РМК). Сумма произвольная — обычно это мелкие купюры и монеты на размен.
При проведении операции ККТ печатает чек внесения, а в 1С формируется запись о движении наличных: деньги числятся в кассе ККТ до конца смены. Если внесение не оформить, фактическая сумма в ящике не совпадёт с учётной, и при закрытии смены возникнет расхождение.
Внесение можно выполнить и в течение смены, не только при открытии. Но делать это до первой продажи удобнее: кассир сразу видит корректный остаток наличных.
Типичные ошибки при открытии смены и их решение
Большинство проблем при открытии смены связано не с самой операцией, а с состоянием оборудования или данных. Ниже — самые частые ситуации.
«Смена уже открыта» или «Превышено время смены». На ККТ висит незакрытая смена — например, вчерашняя. Решение: закройте смену (документ «Закрытие кассовой смены» или кнопка «Закрыть смену» в РМК), затем откройте новую. Помните про ограничение в 24 часа: если смена открыта дольше, ККТ заблокирует продажи.
«Нет связи с оборудованием». Проверьте, включена ли касса, подключён ли кабель USB или сетевой кабель, запущена ли служба драйвера. Выполните тест устройства в настройках подключаемого оборудования. Если тест не проходит, сначала устраните проблему с драйвером.
«Касса ККТ не выбрана» или пустой список касс. У пользователя не заполнены настройки рабочего места или нет прав. Проверьте персональные настройки кассира и роли доступа.
Как проверить, что смена открылась корректно
Главный признак успеха — напечатанный отчёт об открытии смены с фискальным признаком. Это подтверждает, что команда дошла до ККТ и зафиксирована в фискальном накопителе.
В программе проверьте статус смены: в журнале кассовых смен текущая смена должна иметь статус «Открыта», с датой и временем открытия. В РМК обычно отображается индикатор состояния смены.
Финальная проверка — пробный чек. Пробейте недорогую позицию или используйте тестовую операцию: если чек пробился и отразился в журнале розничных продаж, касса полностью готова к работе.
Если кассой пользуются посменно несколько кассиров, заведите каждому отдельного пользователя в 1С. Кассир, указанный в чеке, определяется пользователем, открывшим смену и пробивающим продажи, — это важно для ответственности при инвентаризации наличных.
Когда стоит обратиться к специалисту
Самостоятельно можно безопасно решать ошибки связи, незакрытые смены и проблемы прав доступа. Но есть ситуации, где эксперименты рискованны.
Также к специалисту стоит обратиться, если касса работает в режиме «автономно», а чеки не попадают в 1С: это признак сломанного обмена данными, и самостоятельные правки могут создать дубли документов.
Что важно запомнить
Смена открывается из 1С одной командой — через документ «Открытие кассовой смены» или кнопку в РМК. Перед этим проверьте подключение ККТ, закрытие предыдущей смены и права кассира. Признак успеха — печать отчёта об открытии и статус «Смена открыта». Не открывайте смену кнопками на самой кассе и не оставляйте её дольше 24 часов.
Частые вопросы
Можно ли открыть смену, если вчерашняя не закрыта?
Нет, ККТ не позволит открыть новую смену, пока открыта предыдущая. Сначала выполните закрытие кассовой смены в 1С — программа сформирует Z-отчёт, — и только после этого открывайте новую. Если смена висит дольше 24 часов, касса блокирует продажи, но закрыть её всё равно можно.
Нужно ли открывать смену, если касса только для безналичных платежей?
Да. Открытие смены обязательно для любых расчётов через ККТ — наличными, картой или смешанно. Фискальный накопитель фиксирует все чеки в рамках смены независимо от формы оплаты.
Почему кнопка «Открыть смену» неактивна в РМК?
Чаще всего причины: не выбрана касса ККТ в настройках рабочего места кассира, у пользователя нет роли кассира, смена уже открыта или нет связи с оборудованием. Проверьте эти пункты по порядку — обычно проблема в первом или последнем.
Что делать, если отчёт об открытии смены не напечатался, но в 1С смена открыта?
Проверьте состояние ККТ: возможно, кончилась чековая лента или произошёл сбой печати. Замените ленту и выполните тест устройства. Статус смены сверьте на самой кассе через драйвер: если смена на ККТ не открылась, закройте документ в 1С и повторите операцию после устранения проблемы.
Можно ли открыть смену с двух компьютеров одновременно?
Сама смена на одной ККТ открывается один раз. Если касса подключена к нескольким рабочим местам в сети, второй кассир увидит статус «Смена открыта» и сможет сразу пробивать чеки. Повторное открытие программа не даст выполнить.
Обязательно ли вносить разменные деньги при открытии смены?
Нет, внесение — необязательная операция. Если размен не нужен (например, все расчёты безналичные), можно открыть смену без внесения. Но если наличные в ящик положили, оформите внесение в программе, иначе остатки по учёту и факту разойдутся.