Как открыть заказ в 1С: пошаговая инструкция

Заказ в 1С — это документ, который фиксирует договорённость о поставке товаров или оказании услуг: от клиента компании (заказ покупателя) или от компании поставщику (заказ поставщику). Открытие заказа — базовая операция в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP и «Управление нашей фирмой». Порядок действий в них похож, различаются только названия разделов меню.

Чтобы открыть заказ, нужно найти соответствующий журнал документов, создать новый документ, заполнить шапку (контрагент, договор, организация) и табличную часть (номенклатура, количество, цены), а затем записать и провести документ. Ниже разберём каждый шаг подробно, включая проверку результата и типичные ошибки.

Где в 1С находятся заказы

Расположение журнала заказов зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» заказы покупателей находятся в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов» (в старых версиях — «Заказы покупателей»), а заказы поставщикам — в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». В «Управлении нашей фирмой» оба вида заказов собраны в разделах «Продажи» и «Закупки» соответственно.

Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь командой «Все функции» (в тонком клиенте открывается через кнопку с тремя полосками или сочетанием клавиш) и найдите документ по слову «Заказ». Также журнал заказов может быть скрыт настройками интерфейса — тогда его включает администратор в разделе «Настройка» → «Навигация».

Обратите внимание: в некоторых конфигурациях использование заказов отключено функциональной опцией. Если документа нет даже в «Все функции», проверьте в настройках раздела «Продажи» или «Закупки» флажок «Заказы клиентов» / «Заказы поставщикам». Без включённой опции документ недоступен.

Как открыть заказ покупателя (клиента)

Откройте раздел «Продажи» и выберите «Заказы клиентов». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Номер и дата подставляются автоматически, дату при необходимости можно изменить, но она должна попадать в открытый период.

Заполните поля шапки: клиент (контрагент), договор (если ведётся учёт по договорам), организация (если в базе несколько юридических лиц), а также склад и валюту, если они не подставились по умолчанию. От корректности договора зависят цены, условия оплаты и счета-фактуры.

В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру: нажмите «Добавить» и выберите позицию из справочника или воспользуйтесь кнопкой «Подбор» для массового добавления. Укажите количество и проверьте цены — они либо подставляются из соглашения с клиентом, либо вводятся вручную. Сумма и НДС рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, договор, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», проверьте количество и цены
4. 4
   Укажите желаемую дату отгрузки и способ оплаты при необходимости
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть» и убедитесь, что документ появился в журнале

Как открыть заказ поставщику

Логика та же, но журнал находится в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Нажмите «Создать», выберите поставщика и договор, укажите склад поступления. Табличная часть заполняется номенклатурой, которую планируется закупить, с количеством и ценами закупки.

Полезная возможность — создание заказа поставщику на основании другого документа. Например, в «Управлении торговлей» заказ можно сформировать из заказа клиента (кнопка «Создать на основании») или из обработки «Формирование заказов по потребностям», которая рассчитывает потребность по остаткам и минимальным запасам. Это сокращает ручной ввод и снижает риск ошибок в количестве.

После заполнения проверьте итоговую сумму документа и нажмите «Провести». Проведённый заказ резервирует потребность и отображается в отчётах по закупкам, непроведённый остаётся черновиком и в учёте не участвует.

Статусы и проведение документа

В современных конфигурациях заказ проходит через статусы: например, «Не согласован» → «К согласованию» → «В работе» → «Выполнен». Статус определяет, можно ли на основании заказа создавать отгрузку или поступление. Если в настройках включено согласование, документ без нужного статуса не даст оформить реализацию.

Различайте кнопки «Записать» и «Провести». «Записать» сохраняет документ без движений по регистрам — он виден в журнале, но не влияет на учёт. «Провести» формирует движения: резервы, плановые поступления и отгрузки. Для рабочего заказа нужно именно проведение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Заказ отображается без значка непроведённого документа

Тревожный признак

Документ помечен как непроведённый или помечен на удаление

Движения документа

Норма

Через «Ещё» → «Движения документа» видны записи по регистрам заказов

Тревожный признак

Список движений пуст

Отчёт по заказам

Норма

Заказ виден в отчёте «Заказы клиентов» или «Состояние выполнения заказов»

Тревожный признак

Заказ отсутствует в отчёте — проверьте дату и проведение

Типичные ошибки при открытии заказа

Самая частая проблема — программа не даёт провести документ. Причины обычно такие: не заполнен обязательный реквизит (контрагент, склад, договор), дата документа попадает в закрытый период, либо у пользователя нет прав на проведение. Сообщение об ошибке внизу окна указывает конкретное поле — начните проверку с него.

Вторая группа ошибок — неверные цены и соглашения. Если цены не подставились автоматически, проверьте, что у клиента выбрано соглашение с действующим видом цен, а в карточке товара цена установлена на дату документа. Не исправляйте цены вручную «на глаз» — лучше разобраться с источником цены, иначе расхождения всплывут при отгрузке и выставлении счёта.

Как найти и открыть уже созданный заказ

Если заказ уже создан и нужно его открыть для просмотра или редактирования, зайдите в соответствующий журнал («Заказы клиентов» или «Заказы поставщикам») и воспользуйтесь поиском: по номеру, контрагенту или периоду. В большинстве конфигураций строка поиска находится прямо в форме списка.

Двойной щелчок по строке открывает документ. Если заказ нужно изменить, но он проведён, можно редактировать его прямо в проведённом состоянии — при сохранении программа перепроведёт документ. Если заказ закрыт для редактирования (дата запрета редактирования), потребуется пользователь с соответствующими правами.

Если заказов много, настройте в журнале отбор по менеджеру или статусу и сохраните его как стандартный — это ускоряет ежедневную работу и снижает риск открыть чужой документ.

Ограничения и когда нужен администратор

Ряд ситуаций пользователь самостоятельно решить не может: отсутствие прав на создание документов, закрытый период (дата запрета редактирования), отключённые функциональные опции, доработанные роли в нестандартной конфигурации. В этих случаях обращайтесь к администратору 1С или в поддержку франчайзи — самостоятельные попытки обойти ограничения могут нарушить целостность учёта.

FAQ

Чем заказ отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — это предложение оплатить, он не резервирует товар и не формирует потребность. Заказ фиксирует состав поставки, может резервировать остатки и является основанием для отгрузки. Во многих компаниях счёт создаётся на основании заказа.

Почему кнопка «Создать» неактивна в журнале заказов?

Чаще всего у пользователя нет прав на добавление документов этого вида или в журнале установлен отбор, ограничивающий создание. Проверьте права доступа с администратором и сбросьте настройки отбора в форме списка.

Можно ли открыть заказ на основании другого документа?

Да. Реализация, счёт, коммерческое предложение или заказ клиента могут служить основанием: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании», выбрав нужный тип заказа. Поля и табличная часть заполнятся автоматически.

Что делать, если заказ проведён с ошибкой?

Если по заказу ещё нет отгрузки или поступления, просто исправьте данные и перепроведите документ. Если на основании заказа уже созданы документы, сначала скорректируйте их или отмените проведение, иначе получите расхождения в учёте.

Как закрыть заказ, который не будет выполнен?

Используйте команду «Закрыть заказ» (в УТ 11 — кнопка в форме документа или обработка «Закрытие заказов») с указанием причины отмены. Не помечайте заказ на удаление, если по нему были движения: закрытие сохраняет историю и корректно снимает резервы.