Торговля и Склад · 9 мин
Как открыть и закрыть смену в 1С
Как открыть и закрыть кассовую смену в 1С: Розница, Управление торговлей и КА. Пошаговые инструкции, типичные ошибки, проверка Z-отчёта и ответы на вопросы.
Кассовая смена в 1С — это не просто формальность, а обязательный элемент работы с онлайн-кассой по 54-ФЗ. Открытие смены фиксирует начало приёма платежей, а закрытие формирует Z-отчёт и передаёт итоговые данные в фискальный накопитель. Если смену не закрыть вовремя или открыть её неправильно, касса заблокируется, а продажи окажутся вне учёта.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Розница» кассир работает в РМК (рабочем месте кассира), в «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» смена открывается из раздела продаж или через список кассовых смен. Логика везде одинаковая: документ «Кассовая смена» связывает чеки, выручку и конкретную кассу ККТ.
Ниже — пошаговые инструкции для основных конфигураций, способы проверить корректность закрытия, разбор типичных ошибок и ситуаций, когда смена «зависла» или закрылась с расхождениями.
Что нужно проверить перед открытием смены
Прежде чем открывать смену, убедитесь, что техника и программа готовы к работе. Касса ККТ должна быть подключена, оборудование — включено, а в 1С настроено подключение фискального регистратора. Если касса не отвечает, смена либо не откроется, либо откроется «в облаке» без фискализации — это приведёт к расхождениям.
Проверьте, что предыдущая смена закрыта. Одновременно по одной кассе может быть открыта только одна смена. Если вчерашнюю смену забыли закрыть, сначала закройте её — иначе при превышении 24 часов с момента открытия касса перестанет пробивать чеки.
Также убедитесь, что у пользователя есть права кассира и он выбрал правильную кассу ККТ, если их в магазине несколько. Ошибка в выборе кассы приведёт к тому, что чеки будут фискализироваться не на том аппарате.
Как открыть смену в 1С:Розница
В конфигурации «1С:Розница» основной сценарий — работа через РМК. Запустите рабочее место кассира: раздел «Продажи» → «РМК» (в некоторых версиях — «Рабочее место кассира»). Если смена не открыта, программа предложит открыть её автоматически при первом входе или при попытке пробить чек.
Для ручного открытия нажмите кнопку «Открыть смену» в интерфейсе РМК. Программа создаст документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта» и отправит команду на фискальный регистратор. Касса напечатает отчёт об открытии смены — его нужно сохранить, это фискальный документ.
Альтернативный путь — через список документов: раздел «Продажи» → «Кассовые смены» → кнопка «Создать». Документ заполнится текущей датой, кассой ККТ и кассиром. После записи документа выполните команду открытия смены на ККТ, если она не была отправлена автоматически.
- 1Откройте РМК: раздел «Продажи» → «РМК»
- 2Нажмите «Открыть смену» или согласитесь на предложение программы
- 3Дождитесь печати отчёта об открытии смены на ККТ
- 4Проверьте, что в журнале «Кассовые смены» появился документ со статусом «Открыта»
Как открыть смену в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации
В «1С:Управление торговлей» (ред. 11) и «Комплексной автоматизации» перейдите в раздел «Продажи» → «Розничные продажи» → «Кассовые смены». Нажмите «Создать» — откроется новый документ «Открытие кассовой смены». Поля «Касса ККТ» и «Фискальное устройство» обычно заполняются автоматически из настроек рабочего места.
Проведите документ. При проведении программа отправляет команду на фискальный регистратор, и касса печатает отчёт об открытии смены. Если печати не произошло — проверьте подключение оборудования и драйвер ККТ.
После открытия смены кассир может работать через «РМК» или оформлять «Чеки ККТ» из списка чеков. Все чеки автоматически привяжутся к открытой смене.
Как закрыть смену и сформировать Z-отчёт
Закрытие смены выполняется в конце рабочего дня или при смене кассира. В «1С:Розница» в РМК нажмите «Закрыть смену» (иногда кнопка называется «Закрытие смены» или доступна через меню «Сервис»). Программа рассчитает итоги, сформирует Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) и отправит данные в фискальный накопитель.
В «Управлении торговлей» закрытие выполняется из журнала «Кассовые смены»: откройте документ открытой смены и нажмите «Закрыть смену», либо создайте документ «Закрытие кассовой смены» вручную. При проведении печатается Z-отчёт, а в учёте формируется «Отчёт о розничных продажах» — именно он списывает товар и фиксирует выручку.
При закрытии программа может предложить выполнить выемку денег из кассы. Если кассир сдаёт наличные, оформите операцию выемки — сумма в кассе уменьшится, а документ «Выемка денежных средств» зафиксирует передачу денег.
Как проверить, что смена закрылась корректно
Главный признак корректного закрытия — напечатанный Z-отчёт и статус «Закрыта» у документа «Кассовая смена». Дополнительно сверьте суммы: выручка по Z-отчёту должна совпадать с суммой чеков за смену в 1С и с данными в личном кабинете ОФД.
Проверьте, что сформировался «Отчёт о розничных продажах» (в УТ и КА) и что в нём нет непроведённых строк. Непроведённые чеки означают, что часть продаж не попала в учёт.
Как проверить результат
Статус «Закрыта», заполнены суммы выручки
Статус «Открыта» или документ не проведён
Отчёт напечатан, номер смены совпадает с 1С
Отчёт не напечатан или касса выдала ошибку
Совпадает в Z-отчёте, 1С и ОФД
Есть расхождения — ищите нефискализированные чеки
Документ создан и проведён
Документа нет или он не проведён
Типичные ошибки и что делать в сложных ситуациях
Самая частая проблема — незакрытая предыдущая смена. Касса блокируется через 24 часа после открытия, и пробить чек невозможно. Решение: срочно закройте смену, Z-отчёт сформируется с фактической датой, затем откройте новую.
Вторая ситуация — «зависшая» смена: в 1С она открыта, а на кассе уже закрыта (или наоборот). Такое бывает после сбоя связи или экстренного выключения. В этом случае потребуется ручная корректировка статуса документа — эту операцию должен выполнять администратор 1С, так как неправильное вмешательство исказит отчётность.
Если при закрытии обнаружилось расхождение сумм, не проводите документ «на глаз». Найдите чек, который не был фискализирован (например, из-за обрыва связи), и пробейте его корректно или оформите чек коррекции.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Открывайте смену в начале работы через РМК или журнал кассовых смен, закрывайте в конце дня с печатью Z-отчёта. Сверяйте выручку в 1С, на кассе и в ОФД. Не оставляйте смену открытой дольше 24 часов и не закрывайте её при сбоях связи с кассой.
Частые вопросы
Что будет, если не закрыть смену в 1С в течение дня?
Через 24 часа после открытия фискальный накопитель заблокирует передачу чеков — пробить новый чек станет невозможно, пока смена не будет закрыта. Сам учёт в 1С не пострадает, но торговая точка фактически остановится. После закрытия просроченной смены откройте новую и продолжайте работу.
Можно ли открыть смену задним числом?
Нет. Дата и время открытия смены фиксируются фискальным накопителем по факту команды, изменить их нельзя. Если смену забыли открыть и чеки пробивались без неё, это нарушение — оформите чеки коррекции и проконсультируйтесь с бухгалтером.
Нужно ли закрывать смену, если за день не было ни одной продажи?
Формально Z-отчёт обязателен, если смена была открыта, даже без продаж. Если смену не открывали вовсе — закрывать нечего. Чтобы не плодить пустые отчёты, открывайте смену только когда точка реально начинает работать.
Чем отличается X-отчёт от Z-отчёта?
X-отчёт (отчёт без гашения) показывает текущие итоги смены без её закрытия — его можно печатать в любой момент для промежуточного контроля. Z-отчёт закрывает смену, обнуляет сменные счётчики и передаёт итоги в фискальный накопитель.
Кассир пробил чек, а смена оказалась закрыта. Что делать?
Такого не произойдёт при исправной кассе: без открытой смены чек не фискализируется, и программа выдаст ошибку или предложит открыть смену автоматически. Если чек всё же оформлен в 1С без фискализации, найдите его в журнале чеков ККТ, откройте смену и выполните фискализацию повторно.
Кто должен открывать и закрывать смену — кассир или администратор?
Штатно это операции кассира: для них достаточно прав кассира в РМК. Администратор нужен только при сбоях — зависших сменах, расхождениях сумм, проблемах с драйвером ККТ или настройкой оборудования.