Как отгрузить товар в 1С:Бухгалтерия 8.3

Отгрузка товара в 1С:Бухгалтерия 8.3 оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Этот документ одновременно списывает товар со склада, начисляет выручку и НДС, формирует печатные формы — ТОРГ-12, счёт-фактуру или универсальный передаточный документ (УПД). Ошибка в документе приведёт к расхождениям в учёте НДС и складских остатках, поэтому важно выполнять шаги последовательно и проверять результат.

Перед оформлением отгрузки убедитесь, что в программе заполнены основные данные: карточка организации, договор с покупателем, номенклатура с указанием ставки НДС и склад списания. Если эти справочники не заполнены, документ либо не проведётся, либо сформирует неверные проводки, которые придётся исправлять вручную.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа до печати документов для покупателя и контроля проводок. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0.

Подготовка: что должно быть заполнено до отгрузки

Документ реализации подтягивает данные из справочников. Если какой-то элемент отсутствует, программа либо заблокирует проведение, либо подставит значения по умолчанию, которые могут не соответствовать ситуации. Проверьте три вещи: карточку контрагента с договором, номенклатуру товара и склад.

В карточке контрагента (раздел «Справочники» → «Контрагенты») должен быть создан договор с видом «С покупателем». Именно договор определяет порядок расчётов и подставляется в счёт-фактуру. Если организация работает по нескольким договорам с одним клиентом, выбирайте тот, к которому относится конкретная отгрузка.

Для номенклатуры (раздел «Справочники» → «Номенклатура») важны тип «Товары» и корректная ставка НДС. От ставки зависит расчёт налога и отражение в декларации. Также убедитесь, что товар оприходован на склад — при включённом контроле остатков программа не даст продать больше, чем числится в учёте.

Создание документа «Реализация»

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары (накладная)». Создастся новый документ с видом операции «Товары», который предназначен именно для отгрузки материальных ценностей со склада.

Заполните шапку документа. Поле «Контрагент» — покупатель, «Договор» — подставится автоматически, если он один, иначе выберите нужный. Поле «Склад» определяет, откуда спишется товар. Дата документа должна соответствовать фактической дате отгрузки — от неё зависят период отражения выручки и срок выставления счёта-фактуры.

Если отгрузка происходит по ранее выставленному счёту на оплату, документ удобнее создать на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров». Тогда контрагент, договор и таблица товаров заполнятся автоматически, а в учёте сохранится связь между документами.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Реализация» → «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценой
4. 4
   Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Выпустите счёт-фактуру или УПД кнопкой внизу документа
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД для покупателя

Заполнение табличной части с товарами

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите товар из справочника номенклатуры. Укажите количество и цену — сумма рассчитается автоматически. Если для номенклатуры настроены цены продажи, можно подобрать товар по кнопке «Подбор» с автоматической подстановкой цены из регистра.

Колонка «% НДС» подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить вручную, если конкретная операция облагается иначе. Для организаций на общей системе налогообложения проверьте переключатель «НДС сверху / НДС в том числе» — он влияет на то, как считается сумма документа и как покупатель увидит цену в накладной.

Счета учёта в табличной части (41.01 для товаров, 90.02.1 для себестоимости) подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры. Менять их вручную стоит только при нестандартных операциях — например, при отгрузке товаров, принятых на комиссию, используются другие счета и другой вид операции.

Проведение документа и контроль проводок

Нажмите «Провести». Программа спишет товар со склада по себестоимости (по методу, заданному в учётной политике — обычно ФИФО), начислит выручку и НДС. Если появилось сообщение об ошибке — например, о недостатке остатков — документ не проведётся, и сначала нужно устранить причину.

Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт» в верхней части документа. Типовые проводки при продаже товаров у плательщика НДС: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму выручки с НДС, Дт 90.03 — Кт 68.02 на сумму налога, Дт 90.02.1 — Кт 41.01 на себестоимость списанного товара.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по документу (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 62.01 — Кт 90.01.1, Дт 90.03 — Кт 68.02, Дт 90.02.1 — Кт 41.01

Тревожный признак

Проводок нет, неверные счета или пустая аналитика

Остаток товара на складе

Норма

Остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Статус счёта-фактуры

Норма

Счёт-фактура выписан и проведён, номер присвоен

Тревожный признак

Документ отгрузки проведён, а счёта-фактуры нет

Счёт-фактура, УПД и печать документов

После проведения накладной в нижней части документа появится поле для выпуска счёта-фактуры. Нажмите «Выписать счёт-фактуру» — программа создаст документ и присвоит ему номер. Счёт-фактура обязателен для плательщиков НДС; срок его выставления ограничен, поэтому не откладывайте этот шаг.

Альтернатива — универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет накладную и счёт-фактуру в одной форме. Чтобы использовать УПД, в документе реализации переключите вариант печатной формы или настройте его применение в параметрах. УПД удобен, когда покупатель согласен принимать единый документ вместо пакета из ТОРГ-12 и счёта-фактуры.

Печатные формы доступны по кнопке «Печать»: ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, а также накладная на отпуск материалов (М-15) при необходимости. Перед печатью проверьте подписантов — они подтягиваются из данных ответственных лиц организации, и если должность или ФИО не заполнены, в документе останутся пустые строки.

Что выдать покупателю

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Классический комплект. Подходит всегда, но требует оформления двух документов.

УПД

Один документ вместо двух. Подходит, если покупатель принимает УПД и в нём корректно заполнены оба статуса.

Только накладная (без НДС)

Для неплательщиков НДС (УСН без НДС, патент). Счёт-фактура не выставляется, в накладной ставится «Без налога (НДС)».

Отгрузка по предоплате и частичная отгрузка

Если покупатель внёс предоплату, документ «Поступление на расчётный счёт» создаёт задолженность по счёту 62.02. При проведении реализации программа автоматически зачтёт аванс: сформируется проводка Дт 62.02 — Кт 62.01. Проверьте этот зачёт в проводках — если его нет, возможно, расчёты ведутся по разным договорам и аванс «не виден» для накладной.

При частичной отгрузке по одному счёту или заказу создавайте отдельный документ реализации на каждую партию фактически отгруженного товара. Не проводите одну накладную на полный объём, если товар отгружается частями, — это исказит складские остатки и момент признания выручки.

Если аванс был получен и по нему выставлялся счёт-фактура на аванс, после отгрузки убедитесь, что авансовый НДС восстановлен. В типовой конфигурации это происходит при формировании записей книги покупок в конце квартала, но сами документы-основания должны быть связаны корректно.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отрицательные остатки на складе после отгрузки. Причины: товар не оприходован, оприходован на другой склад или с другой номенклатурой (отличается характеристика или единица измерения). Найдите расхождение через отчёт «Остатки товаров на складах» и либо оприходуйте недостающее, либо исправьте склад в накладной.

Вторая типичная ошибка — неверная ставка НДС, из-за которой сумма налога в накладной не совпадает с первичными документами поставщика или ожиданиями покупателя. Исправьте ставку в табличной части, перепроведите документ и перевыпустите счёт-фактуру, если он уже был создан.

Третья ситуация — дублирование отгрузки: документ создан дважды (вручную и на основании счёта). Признак — задвоенная выручка в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 90 и «минус» на складе. Лишний документ пометьте на удаление, предварительно убедившись, что к нему не привязан счёт-фактура и оплата.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отгрузить товар, если его нет на остатках склада?

Технически — да, если в настройках «Администрирование» → «Проведение документов» отключён контроль остатков. Но делать этого не стоит: образуются отрицательные остатки, себестоимость спишется некорректно, и при закрытии месяца появятся ошибки. Правильный путь — сначала оформить поступление товара, затем реализацию.

Чем отличается реализация товаров от реализации услуг в 1С?

Это разные виды операций одного документа. «Товары (накладная)» списывает номенклатуру со склада по счёту 41 и формирует ТОРГ-12. «Услуги (акт)» не затрагивает склад, выручка отражается сразу, печатная форма — акт оказания услуг. Выбирайте вид операции по фактическому содержанию сделки.

Как исправить уже проведённую накладную?

Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — проводки перезапишутся. Если к накладной выписан счёт-фактура, перевыпустите и его. Если период закрыт и отчётность сдана, вместо изменения старого документа оформите корректировку реализации текущей датой.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру, если организация на УСН?

Упрощенцы без НДС счета-фактуры не выставляют — в накладной указывается «Без налога (НДС)». Исключение: организация на УСН выставляет счёт-фактуру добровольно или по требованию сделки, но тогда возникает обязанность уплатить выделенный НДС и сдать декларацию. С 2026 года часть упрощенцев стала плательщиками НДС — проверьте свой статус в учётной политике.

Как оформить возврат товара от покупателя?

Используйте документ «Возврат товаров от покупателя» в разделе «Продажи», созданный на основании исходной реализации. Он сторнирует выручку, вернёт товар на склад и скорректирует НДС. Не оформляйте возврат обычным поступлением товара — это нарушит связь с исходной отгрузкой и расчёты с покупателем.

Что делать, если цена в накладной не совпадает со счётом на оплату?

Цена в реализации должна соответствовать договорённости с покупателем на дату отгрузки. Если счёт выставлен с ошибкой, создайте реализацию с корректной ценой и перевыставьте счёт. Если договорённость изменилась, зафиксируйте это (дополнительное соглашение, переписка), чтобы у покупателя и у вас совпадали суммы в первичных документах.