Торговля и Склад · 8 мин
Как отгрузить товар со склада в 1С
Как оформить отгрузку товара со склада в 1С: реализация, расходный ордер, перемещение, проверка остатков, печать документов и типичные ошибки.
Отгрузка товара со склада в 1С оформляется документом, который списывает остатки и формирует проводки. В зависимости от конфигурации и раздела учёта это может быть «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии, «Реализация товаров и услуг» в Управлении торговлей или «Перемещение товаров», если товар уходит на другой собственный склад. Выбор документа определяет, какие проводки будут сформированы и какие печатные формы станут доступны.
До начала отгрузки важно проверить три вещи: наличие товара на нужном складе, корректность заполнения карточек номенклатуры и наличие у пользователя прав на проведение складских документов. Большинство ошибок при отгрузке связано именно с тем, что документ создают «впустую», не сверив фактические и учётные остатки.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 11, а также сценарии с ордерным складом, перемещением и проверкой результата.
Какой документ выбрать для отгрузки
Первый шаг — определить характер отгрузки. Если товар продаётся покупателю, используется документ реализации. Если товар перемещается между собственными складами организации — документ «Перемещение товаров», который не формирует выручку и не затрагивает расчёты с контрагентами. Перепутав эти документы, вы получите лишнюю задолженность покупателя или искажённую себестоимость.
В 1С:Бухгалтерии 8 продажа оформляется через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». В Управлении торговлей 11 — через «Продажи» → «Реализации товаров и услуг», при этом документ часто создаётся на основании заказа клиента, что ускоряет заполнение и связывает отгрузку с резервом.
Сравнение вариантов оформления
Продажа покупателю: формирует выручку, задолженность и печатные формы ТОРГ-12 или УПД
Отгрузка на свой склад или филиал: меняет только складской учёт, без продажи
Расходный ордер фиксирует фактическую отгрузку со склада отдельно от финансового документа
Проверка остатков перед отгрузкой
Перед созданием документа откройте отчёт по остаткам: в 1С:Бухгалтерии это «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» или отчёт «Остатки товаров на складах», в УТ 11 — «Товары на складах» в разделе «Склад и доставка». Убедитесь, что нужное количество есть именно на том складе, с которого планируется отгрузка, и что товар не зарезервирован под другие заказы.
Если остаток по учёту меньше фактического, отгрузку оформлять нельзя — документ либо не проведётся, либо уйдёт в отрицательные остатки. В этом случае сначала разберитесь с расхождением: возможно, не проведено поступление или не оформлена инвентаризация.
Оформление реализации: пошаговый порядок
Создайте документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)». Заполните шапку: контрагента, договор, склад отгрузки и организацию. Если ведётся учёт по нескольким складам, склад указывается обязательно — от него зависит, с какого хранения спишутся остатки.
В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену. При заполнении из заказа или по подбору программа подставит цены из соглашения или последней продажи. Проверьте ставку НДС в каждой строке — она влияет на книгу продаж и счёт-фактуру.
- 1Проверьте остатки на складе отгрузки через отчёт по остаткам
- 2Создайте документ «Реализация (акты, накладные)» с видом «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор, склад и организацию
- 4Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
- 5Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД, оформите счёт-фактуру при необходимости
- 7Сверьте остатки после отгрузки и проверьте проводки
После заполнения нажмите «Провести». Если контроль остатков включён, программа проверит достаточность товара на складе. При успешном проведении станет доступна печать документов: ТОРГ-12, УПД, а также кнопка создания счёта-фактуры.
Отгрузка при ордерной схеме склада
В Управлении торговлей и ERP склад может работать по ордерной схеме: финансовый документ (реализация) и фактическая отгрузка (расходный ордер на товары) оформляются раздельно. Это типично для крупных складов, где кладовщик и менеджер по продажам — разные сотрудники с разными правами.
Порядок такой: менеджер проводит реализацию со статусом «К отгрузке», на складе на её основании создаётся расходный ордер. Кладовщик подбирает товар, указывает фактически отгруженное количество и проводит ордер — только после этого остатки на складе уменьшаются. Пока ордер не проведён, товар числится в статусе «к отгрузке» и не доступен для других продаж.
Перемещение товара между складами
Если товар отгружается не покупателю, а на другой склад вашей организации, используйте документ «Перемещение товаров» (в Бухгалтерии — раздел «Склад», в УТ — «Склад и доставка»). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и список товаров.
При ордерной схеме перемещение также разбивается на расходный ордер со склада-отправителя и приходный ордер на складе-получателе. Пока приходный ордер не проведён, товар числится «в пути» — это нормальная ситуация, но при инвентаризации такие остатки нужно учитывать отдельно.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения отгрузки обязательно сверьте результат. Откройте отчёт по остаткам и убедитесь, что количество по отгруженным позициям уменьшилось на нужную величину. Через кнопку «Дт/Кт» в документе проверьте проводки: списание товара со счёта 41, признание выручки и себестоимости, выделенный НДС.
Как проверить результат
Уменьшились ровно на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Списание с 41 счёта, выручка и НДС сформированы
Проводок нет или не заполнены счета учёта
ТОРГ-12 или УПД формируются без пустых полей
Не заполнены реквизиты, договор или подписанты
Если ошибка обнаружена в том же периоде, документ можно отредактировать и перепровести. Если отгрузка уже попала в отчётность или прошлый период закрыт, используйте документ «Корректировка реализации» или «Возврат товаров от покупателя» — не удаляйте и не перепроводите документы задним числом без согласования с бухгалтерией.
Что важно запомнить
Отгрузка оформляется реализацией для продажи или перемещением для своих складов. Перед проведением сверяют остатки, после — проверяют списание и проводки. При ордерной схеме фактическую отгрузку фиксирует расходный ордер. Ошибки прошлых периодов исправляют корректировкой, а не удалением документов.
Частые вопросы
Документ не проводится и пишет «Недостаточно товара на складе». Что делать?
Откройте отчёт по остаткам с отбором по складу и номенклатуре из сообщения об ошибке. Чаще всего причина — непроведённое поступление, указан не тот склад или товар зарезервирован. Устраните причину и проведите документ повторно. Отключать контроль остатков не рекомендуется.
Как отгрузить товар частично, если покупатель забрал не всё?
Отредактируйте количество в табличной части реализации до фактически отгруженного и перепроведите документ. При ордерной схеме исправьте количество в расходном ордере. Недостающую часть оформите отдельной отгрузкой, когда она состоится.
Чем отличается ТОРГ-12 от УПД и что печатать?
ТОРГ-12 — товарная накладная, она подтверждает передачу товара. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счёт-фактуру. Если покупатель согласен работать с УПД, достаточно одного документа; иначе печатают ТОРГ-12 и отдельный счёт-фактуру.
Можно ли отгрузить товар, которого нет в учёте, но он есть физически?
Технически можно при отключённом контроле остатков, но делать этого не стоит: сначала оформите поступление или оприходование по результатам инвентаризации, иначе себестоимость и остатки будут искажены, а исправлять придётся корректировками.
Как отменить ошибочную отгрузку?
Если период открыт и ошибка обнаружена сразу, пометьте документ на удаление или отредактируйте и перепроведите его. Если документ попал в закрытый период или отчётность, оформите корректировку реализации или возврат от покупателя — так останется аудиторский след операции.
Почему после реализации остаток на складе не изменился?
Наиболее вероятная причина — ордерная схема: реализация сама по себе остатки не списывает, нужен проведённый расходный ордер. Проверьте статус ордера в разделе «Склад и доставка». Также убедитесь, что документ реализации действительно проведён, а не сохранён черновиком.