Торговля и Склад · 9 мин
Как отгрузить продукцию в 1С: пошаговая инструкция
Как оформить отгрузку продукции в 1С: документы, проводки, печать ТОРГ-12 и счёта-фактуры, проверка остатков и типичные ошибки при реализации товара.
Отгрузка продукции в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей». Документ списывает товар со склада, формирует проводки по выручке и себестоимости, начисляет НДС и служит основанием для печати ТОРГ-12, УПД или счёта-фактуры.
Перед отгрузкой важно убедиться, что товар есть на складе в нужном количестве, цены в договоре с покупателем актуальны, а в карточке контрагента заполнены реквизиты для печатных форм. Ошибка на этом этапе приводит к отрицательным остаткам, неверной себестоимости и расхождениям в отчётах по НДС.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки проводок и закрытия сделки оплатой. Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8 и 1С:Управление торговлей 11, но логика одинакова для большинства типовых конфигураций.
Подготовка: что проверить до оформления отгрузки
Сначала убедитесь, что номенклатура заведена в справочнике с правильным видом (товар или продукция), единицей измерения и ставкой НДС. Если продукция произведена собственными силами, проверьте, что она оприходована на склад документом «Отчёт производства за смену» или «Производство без заказа» — иначе списывать будет нечего.
Проверьте остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41/43 (в Бухгалтерии). Если количества не хватает, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.
В карточке контрагента заполните ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты — они попадут в печатные формы. Если с покупателем заключён договор, создайте его в подчинённом справочнике «Договоры» с видом «С покупателем»: от договора зависят счета расчётов и условия оплаты.
Что проверить перед отгрузкой
Количества хватает с учётом резервов
Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведётся или уйдёт в минус
Заполнены ИНН, КПП, адрес, есть договор
Пустые реквизиты — печатная форма будет неполной
Ставка соответствует товару (20%, 10% или без НДС)
Неверная ставка исказит счёт-фактуру и декларацию
Создание документа реализации
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)». В 1С:Управление торговлей документ находится в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Если отгрузка идёт по счёту на оплату или заказу покупателя, документ удобнее создать на основании — тогда шапка и табличная часть заполнятся автоматически.
Заполните шапку: контрагент, договор, склад и организация. В табличную часть добавьте номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически; при необходимости цены можно подтянуть из соглашения с клиентом или вида цен.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ
- 2Заполните контрагента, договор, склад и дату отгрузки
- 3Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Проверьте счета учёта (90.01, 90.02, 90.03, 62.01) по ссылке «Счета учёта» или в правилах
- 5Проведите документ кнопкой «Провести»
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД и выпишите счёт-фактуру
Проводки и счета учёта
При проведении документ формирует типовой набор проводок: Дт 62.01 Кт 90.01 — выручка с НДС, Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС, Дт 90.02 Кт 41 (или 43 для готовой продукции) — списана себестоимость. Если получен аванс, дополнительно выполняется зачёт: Дт 62.02 Кт 62.01.
Себестоимость рассчитывается по методу, заданному в учётной политике — по средней или ФИФО. Если товар уходит в минус, себестоимость может посчитаться некорректно, а при закрытии месяца появятся «красные» обороты. Поэтому контроль остатков до проведения — обязательный шаг, а не формальность.
Печать отгрузочных документов
Из проведённого документа по кнопке «Печать» доступны основные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), транспортная накладная и счёт на оплату. УПД удобен тем, что совмещает накладную и счёт-фактуру — его подписывает и покупатель, и грузоперевозчик.
Если выставляете УПД со статусом «1» (счёт-фактура), отдельный счёт-фактура не нужен — он формируется автоматически. При использовании ТОРГ-12 счёт-фактуру создайте по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации.
ТОРГ-12 или УПД: что выбрать
Классический вариант: два документа. Подходит, если покупатель или логистика требуют традиционную накладную по унифицированной форме.
Один документ вместо двух: сокращает документооборот и упрощает ЭДО. Ограничение — контрагент должен принимать УПД.
Только передаточный документ без функции счёта-фактуры; используется, когда счёт-фактура выставляется отдельно, например при агентских схемах.
Отгрузка со счёта, заказа и в разных конфигурациях
На основании счёта на оплату
Если менеджер выставил счёт, отгрузку создавайте кнопкой «Создать на основании» → «Реализация товаров». Так сохраняется связь документов: в отчётах видно, какой счёт отгружен, а какой ещё висит неотработанным. Это особенно полезно при частичных отгрузках — программа покажет остаток по счёту.
Отгрузка в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 логика та же, но добавляются статусы документа и ордерная схема склада. Если склад ордерный, после «Реализации товаров и услуг» кладовщик оформляет «Расходный ордер на товары» — фактическая отгрузка со склада подтверждается именно им. Без ордера товар числится «к отгрузке» и остатки в учёте и на складе разойдутся.
Отгрузка собственной продукции
Для произведённой продукции вместо счёта 41 используется счёт 43 «Готовая продукция». Убедитесь, что выпуск оформлен и себестоимость рассчитана, иначе списание пройдёт по нулевой или плановой стоимости, а корректировка ляжет на закрытие месяца.
Контроль результата и закрытие сделки
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Проводки» в УТ) и сверьте проводки с ожидаемыми. Затем проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: количество должно уменьшиться ровно на отгруженный объём, без отрицательных значений.
Долг покупателя отразится по дебету счёта 62.01. Когда поступит оплата, зарегистрируйте её документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя» — программа автоматически зачтёт её против реализации. Проверить взаиморасчёты можно отчётом «Задолженность покупателей» или актом сверки (раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов»).
Частые вопросы об отгрузке в 1С
Документ не проводится: «Не хватает товара на складе». Что делать?
Откройте отчёт по остаткам на дату документа и найдите, куда ушёл товар: возможно, поступление не проведено, товар зарезервирован под другой заказ или склад в реализации указан неверно. Исправьте первичный документ, а не отключайте контроль остатков.
Как оформить частичную отгрузку по одному счёту?
Создавайте реализацию на основании счёта и отредактируйте количество в табличной части. Программа сохранит связь, и при следующем создании на основании подтянется неотгруженный остаток. Статус исполнения виден в списке счётов или заказов.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру, если покупатель на УСН?
Если вы на ОСН и отгрузка облагается НДС, счёт-фактуру (или УПД со статусом 1) оформить нужно независимо от режима покупателя — это ваше обязательство по исходящему НДС. Покупатель на УСН просто не примет налог к вычету.
Как исправить ошибку в уже проведённой отгрузке?
Если ошибка в текущем периоде — отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если период закрыт или документ ушёл покупателю, используйте документ «Корректировка реализации»: он создаёт исправленные печатные формы и корректирующий счёт-фактуру без ручного вмешательства в проводки.
Можно ли отгружать без счёта и заказа?
Да, документ реализации работает самостоятельно — счёт и заказ нужны для планирования и контроля, а не для проведения. Однако без них сложнее отслеживать неотгруженные обязательства и анализировать воронку продаж.
Что важно запомнить
Отгрузка оформляется документом реализации: проверьте остатки и реквизиты, заполните шапку и товары, проверьте счета учёта и проведите. После этого распечатайте ТОРГ-12 или УПД, убедитесь в корректных проводках и списании остатков, а оплату закройте поступлением на расчётный счёт. Ошибки исправляйте через «Корректировку реализации», а не ручной правкой проводок.