Торговля и Склад · 8 мин
Как оприходовать заказ в 1С: пошаговое руководство
Как оприходовать заказ в 1С: создание поступления товаров на основании заказа поставщику, проверка расхождений, учет в УТ 11, УНФ и Бухгалтерии.
Оприходование заказа в 1С означает отражение в учете факта поступления товаров или услуг, которые ранее были оформлены документом «Заказ поставщику». Правильная связка «заказ → поступление» позволяет контролировать исполнение договоренностей, видеть незакрытые обязательства поставщика и автоматически подтягивать цены и количество без ручного ввода.
Механика зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» используется полноценная схема заказов, в «1С:Управление нашей фирмой» — упрощенная, а в «1С:Бухгалтерии» заказ поставщику носит информативный характер и не формирует движений. Ниже разобраны основные сценарии с точными действиями и проверками результата.
Что проверить перед оприходованием заказа
Прежде чем создавать поступление, убедитесь, что сам заказ оформлен корректно и находится в рабочем статусе. В УТ 11 заказ должен быть в состоянии «К выполнению» или «К поступлению» — заказ в статусе «Не согласован» не даст создать отгрузочные и приходные документы при включенном контроле статусов.
Проверьте также заполнение ключевых реквизитов: соглашение с поставщиком или договор, организация, склад поступления, цены и валюта. Если в заказе не указан склад, в документе поступления его придется заполнять вручную по каждой строке, что увеличивает риск ошибки.
Отдельно убедитесь, что у вас есть права на создание документов поступления и что дата оприходования попадает в открытый период. Попытка провести документ в закрытом периоде приведет либо к отказу, либо к нарушению последовательности учета.
Оприходование заказа в 1С:Управление торговлей 11
Основной способ — создание поступления на основании заказа. Откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам», найдите нужный заказ через поиск по номеру или контрагенту и откройте его. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Поступление товаров и услуг» (в некоторых релизах — «Приобретение товаров и услуг»).
Программа заполнит документ данными заказа: контрагентом, табличной частью, ценами и складом. Если поставщик привез не всё, откорректируйте количество в строках — заказ при этом останется частично исполненным, и по нему можно будет оформить следующее поступление на остаток.
Проверьте поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» — они нужны для учета НДС и сверок с поставщиком. Укажите счет-фактуру через ссылку «Зарегистрировать счет-фактуру» внизу документа, если она получена. После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и найдите заказ
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг»
- 3Сверьте количество и цены с фактической поставкой и бумажной накладной
- 4Заполните номер и дату входящего документа, зарегистрируйте счет-фактуру
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Отчеты» → «Движения документа»
Оприходование в 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Бухгалтерии
УНФ: приходная накладная по заказу
В «1С:Управление нашей фирмой» откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам», выделите заказ и нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная». Табличная часть заполнится позициями заказа. Укажите фактически принятое количество, проверьте цены и проведите документ — товар оприходуется на склад, указанный в шапке.
Бухгалтерия 3.0: поступление без движений по заказу
В «1С:Бухгалтерии 8» заказ поставщику (раздел «Покупки» → «Заказы поставщикам») не формирует проводок и служит только для планирования. Оприходование выполняется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)». Его также можно создать на основании заказа — тогда позиции подставятся автоматически.
В бухгалтерской конфигурации важно правильно указать счета учета: для товаров обычно 41.01, для материалов — 10.01, счет расчетов с поставщиком — 60.01. Неверный счет учета приведет к тому, что номенклатура «повиснет» не на том складе учета, и остатки в бухгалтерском и складском учете разойдутся.
Сравнение вариантов оприходования
Быстро и безопасно: цены и позиции подтягиваются автоматически, заказ закрывается. Подходит для штатных поставок.
Гибкость при поставке без заказа, но без связи документов контроль исполнения заказа теряется.
Документ создается из электронной накладной поставщика; требуется настроенный обмен ЭДО и сопоставление номенклатуры.
Работа с расхождениями при приемке
На практике фактическая поставка часто не совпадает с заказом: поставщик недовложил позиции, привез больше или заменил товар. Если количество меньше заказанного — просто укажите фактическое число в поступлении, остаток заказа останется к поставке. Если больше — в УТ 11 потребуется оформить расхождение или изменить заказ, в зависимости от настроек соглашения.
В УТ 11 при использовании ордерной схемы склада и статусов документов расхождения фиксируются в самом поступлении через механизм «Расхождения»: программа подсветит строки, где фактическое количество отличается от распоряжения. На основании таких расхождений можно сформировать претензию поставщику или оформить излишки отдельным документом.
Не редактируйте сам заказ «задним числом» под факт поставки, если нужен контроль поставщика: тогда история нарушений исполнения будет потеряна, и отчет «Исполнение заказов» перестанет показывать реальную картину.
Как закрыть заказ после оприходования
После полного поступления товаров заказ в УТ 11 обычно переходит в состояние «Закрыт» автоматически при установленном в соглашении контроле. Если поставщик недопоставил часть товара и больше не будет поставлять, заказ нужно закрыть вручную: откройте заказ и в меню «Еще» или через команду «Закрыть заказ» установите состояние «Закрыт (отменен)» с указанием причины.
Незакрытые заказы засоряют отчеты «Заказы поставщикам» и «Состояние исполнения заказов», а также могут удерживать резервы товара на складе, если резервирование включено. Рекомендуется периодически проверять список просроченных заказов и закрывать неактуальные.
Как проверить результат
Отчет «Остатки товаров на складах» показывает поступившее количество
Остатки не изменились или товар на другом складе
Заказ в состоянии «Закрыт» или «К поступлению» с остатком
Заказ полностью открыт, хотя товар оприходован
В движениях поступления есть записи по регистрам товаров и расчетов
Документ проведен, но движений нет — проверьте дату и права
В отчете по расчетам появилась кредиторская задолженность на сумму накладной
Задолженность отсутствует или зависла на авансе
Частые вопросы
Можно ли оприходовать один заказ несколькими поступлениями?
Да. Создавайте поступление на основании заказа и указывайте только фактически привезенное количество. Заказ останется частично исполненным, и по нему можно оформить следующие накладные, пока он не будет закрыт полностью или вручную.
Что делать, если поступление создано дважды по одному заказу?
Пометьте лишний документ на удаление или распроведите его, предварительно убедившись, что по нему нет связанных документов (счетов-фактур, оплат). Затем сверьте остатки на складе и расчеты с поставщиком, чтобы убедиться в устранении дубля.
Почему не создается поступление на основании заказа?
Чаще всего заказ находится в статусе, не допускающем оформление документов (например, «Не согласован»), либо у пользователя нет прав на создание поступлений. Также проверьте, не закрыт ли заказ и не указан ли в нем вид операции, несовместимый с поступлением товаров.
Нужно ли оприходовать услуги тем же документом, что и товары?
В УТ 11 и Бухгалтерии услуги оформляются поступлением с соответствующим видом операции, но без складских движений — услуга не попадает на склад, а сразу относится на затраты. Создавать поступление на основании заказа можно и для услуг.
Как оприходовать товар, если заказа не было?
Создайте документ «Поступление товаров и услуг» вручную, заполнив контрагента, склад и табличную часть. Учтите, что без заказа не будет контроля цен и исполнения обязательств поставщика — для регулярных поставок заказ лучше оформлять.
Влияет ли оприходование на НДС?
Само по себе поступление формирует основание для вычета, но вычет НДС возникает при регистрации счета-фактуры поставщика. Убедитесь, что счет-фактура зарегистрирован в том же периоде и привязан к документу поступления, иначе сумма не попадет в книгу покупок.
Что важно запомнить
Оприходуйте заказ через «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг», сверяйте фактическое количество с заказом, заполняйте входящие реквизиты и счет-фактуру. После проведения проверьте остатки на складе, состояние заказа и расчеты с поставщиком, а неактуальные заказы закрывайте вручную.