Торговля и Склад · 10 мин
Как оприходовать товар в 1С: подробная инструкция
Как оприходовать товар в 1С: пошаговая инструкция по созданию поступления, заполнению документа, оприходованию излишков и проверке остатков на складе.
Оприходование товара — это отражение в учётной системе факта появления товара на складе организации. В конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) для этого используются разные документы в зависимости от источника поступления: покупка у поставщика, оприходование излишков после инвентаризации, возврат от покупателя или перемещение между складами.
Чаще всего под оприходованием понимают два сценария. Первый — оформление документа «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11), когда товар пришёл от поставщика по накладной. Второй — документ «Оприходование излишков товаров», когда товар появился без документов или выявлен при инвентаризации. Оба сценария подробно разобраны ниже.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, в справочнике заведены нужная номенклатура и склад, а учётная политика настроена. Ошибки на этом этапе — самая частая причина того, что документ «не проводится» или остатки не совпадают с фактическими.
Подготовка: что проверить перед оприходованием
Документ поступления берёт данные из справочников, поэтому сначала убедитесь, что они заполнены корректно. Откройте справочник «Номенклатура» и проверьте, что товарные позиции заведены с правильными единицами измерения, ставками НДС и видом номенклатуры. Если товар новый, создайте карточку заранее — это быстрее, чем заполнять её из документа.
Проверьте, что в справочнике «Контрагенты» есть карточка поставщика с актуальными реквизитами, а в списке складов заведён склад, на который фактически приходит товар. В конфигурациях с ордерным складом (УТ 11, ERP) дополнительно проверьте настройку склада: если включён ордерный документооборот, после распоряжения потребуется оформить «Приходный ордер на товары».
Оприходование товара от поставщика
Это основной сценарий. В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Закупки» и выберите «Документы закупки (все)», затем создайте документ «Приобретение товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии 8 путь такой: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)».
Заполните шапку документа: укажите поставщика, договор, склад и номер с датой входящей накладной. Номер и дата первичного документа обязательны для корректного отражения в учёте и формирования книги покупок. Затем перейдите к табличной части «Товары» и добавьте позиции: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Сверьте итоговые суммы документа с бумажной накладной поставщика или УПД. Если всё совпадает, нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения товар появится на остатках склада, а в бухгалтерском учёте сформируются проводки по дебету счёта 41 «Товары».
- 1Откройте список документов закупки и создайте «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров» в БП)
- 2Укажите поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Сверьте итоги с бумажной накладной или УПД
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчётом по складу
Заполнение на основании заказа поставщику
Если закупка оформлялась через документ «Заказ поставщику», не вводите поступление вручную — создайте его на основании заказа. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Приобретение товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически из заказа, останется скорректировать фактическое количество и провести. Такой способ исключает расхождения между заказом и поступлением и позволяет контролировать незакрытые заказы.
Оприходование при ордерном складе
Если склад работает в ордерной схеме, документ «Приобретение товаров и услуг» выступает распоряжением на приёмку, а фактическое оприходование оформляется документом «Приходный ордер на товары». Создайте ордер из рабочего места приёмки или на основании распоряжения, укажите фактически принятое количество и установите статус «Принято». Только после этого товар попадёт в свободный остаток склада.
Оприходование излишков товара без документов
Если товар обнаружен на складе без сопроводительных документов или выявлен при инвентаризации, используйте документ «Оприходование излишков товаров». В УТ 11 он находится в разделе «Склад и доставка» → «Оприходования излишков товаров», в Бухгалтерии — «Склад» → «Оприходование товаров».
Правильная последовательность начинается с инвентаризации. Создайте документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризация товаров на складе» в БП), заполните его фактическими остатками и проведите. Затем на основании инвентаризации создайте оприходование излишков — программа сама перенесёт позиции с положительным расхождением. Укажите цену, по которой товар принимается к учёту: обычно это текущая рыночная или учётная цена.
В бухгалтерском учёте оприходование излишков отражается в составе прочих доходов, поэтому проверьте, что в документе корректно указана статья доходов. Сумма дохода равна стоимости оприходованных излишков.
Другие способы оприходования товара
Помимо закупки и излишков, товар может появиться на складе и в других ситуациях. Возврат от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации — товар вернётся на склад с сохранением связи с исходной продажей. Перемещение между складами оформляется документом «Перемещение товаров»: товар списывается с одного склада и приходуется на другой без изменения общей стоимости.
Поступление тары, комиссионный товар и давальческое сырьё учитываются отдельно и имеют собственные виды операций. Например, товар, принятый на комиссию, оприходуется документом поступления с видом операции «Прием на комиссию» и не становится собственностью организации — он отражается за балансом.
Сравнение вариантов оприходования
Покупка у поставщика по накладной или УПД. Формирует задолженность перед поставщиком и входной НДС.
Товар без документов или выявленный инвентаризацией. Формирует прочий доход, требует указания учётной цены.
Возврат ранее проданного товара. Создаётся на основании реализации, сторнирует выручку.
Приход на склад внутри организации. Не меняет общую стоимость запасов и не создаёт расчётов.
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что товар действительно встал на учёт. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка», в БП — «Склад» → «Отчёты») и сформируйте его по нужному складу на текущую дату. Оприходованные позиции должны появиться в отчёте с указанным количеством.
Для проверки бухгалтерских проводок откройте документ и нажмите «Показать проводки и другие движения» (кнопка «Ещё» или Дт/Кт в Бухгалтерии). При поступлении от поставщика должны быть проводки Дт 41 — Кт 60 на стоимость без НДС и Дт 19 — Кт 60 на сумму налога. При оприходовании излишков — Дт 41 — Кт 91.01.
Как проверить результат
Товар виден в отчёте «Остатки товаров на складах» в нужном количестве
Остаток не изменился — документ не проведён или указан другой склад
Сформированы проводки Дт 41 Кт 60 (или Кт 91.01 для излишков)
Проводок нет или счета другие — проверьте вид операции и настройки счетов учёта
Итоги документа совпадают с накладной поставщика до копейки
Расхождения в суммах — проверьте цены, количество и ставки НДС
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — документ не проводится из-за незаполненных обязательных реквизитов: договора с поставщиком, склада или организации. Программа подсвечивает незаполненные поля, заполните их и повторите проведение. Вторая распространённая ошибка — оприходование на неверный склад, из-за чего остатки «разъезжаются» по складскому учёту. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местом приёмки.
Также встречаются дубли номенклатуры: одна и та же позиция заведена в справочнике дважды, и поступление оформляется на один элемент, а продажа — с другого. Результат — отрицательные остатки. Используйте поиск по наименованию и артикулу перед созданием новой карточки, а дубли объединяйте специальной обработкой или вручную с переносом документов.
Часто задаваемые вопросы
Чем оприходование отличается от поступления товаров?
В широком смысле это синонимы: оба означают отражение товара на складе. В узком смысле «поступление» — это документ закупки от поставщика, а «оприходование» — приход товара без документов поставщика (излишки, инвентаризация). В 1С для этих ситуаций предусмотрены разные документы с разными проводками.
Можно ли оприходовать товар, если нет накладной от поставщика?
Технически документ поступления можно провести и без номера входящей накладной, но это создаст проблемы с НДС и подтверждением расходов. Правильный вариант — запросить у поставщика УПД или накладную. Если документы не появятся, товар оформляется как излишки через инвентаризацию с отражением в прочих доходах.
Почему документ поступления не проводится?
Основные причины: не заполнены обязательные поля (договор, склад, организация), не указана ставка НДС, дата документа попадает в закрытый период или у пользователя нет прав. Прочитайте сообщение об ошибке в нижней части окна — 1С указывает конкретную причину отказа в проведении.
Как изменить оприходованный товар, если документ уже проведён?
Если ошибка обнаружена в том же периоде и документы не ушли в отчётность, распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт или счёт-фактура уже отражён в книге покупок, оформляйте корректировку поступления — она создаётся на основании исходного документа и формирует корректировочный счёт-фактуру.
Что делать, если количество в накладной не совпадает с фактическим?
В документе указывайте фактически принятое количество, а расхождение фиксируйте в акте расхождений (в УТ 11 и ERP есть документ «Расхождения при приемке»). Претензию по недостаче направьте поставщику. Не проводите документ на количество из накладной, если фактически товара меньше — это создаст фиктивные остатки.
Нужен ли приходный ордер при оприходовании?
Только если склад настроен как ордерный. При обычной (неордерной) схеме достаточно документа поступления — он сам формирует складские остатки. Проверить настройку можно в карточке склада: если включён ордерный документооборот на поступление, без приходного ордера товар в свободный остаток не попадёт.
Что важно запомнить
Покупку оформляйте документом «Приобретение товаров и услуг», излишки — «Оприходованием излишков товаров» на основании инвентаризации. Перед проведением сверяйте суммы, склад и ставки НДС с первичными документами, а после — проверяйте остатки и проводки. Большинство ошибок связано с неверным складом, дублями номенклатуры и неправильным НДС.