Торговля и Склад · 11 мин
Как оприходовать товар в 1С Управление торговлей
Пошаговая инструкция по оприходованию товара в 1С Управление торговлей: документы поступления, оприходование излишков, проверка остатков, типичные ошибки.
Оприходование товара в 1С:Управление торговлей — это отражение в учёте факта появления товара на складе с одновременным формированием его себестоимости. В зависимости от ситуации используются разные документы: «Приобретение товаров и услуг» для покупки у поставщика, «Оприходование излишков товаров» для инвентаризационных излишков, «Ввод остатков» при старте учёта. Выбор неправильного документа — самая частая причина расхождений в отчётах.
Перед началом работы убедитесь, что в базе заполнены справочники: номенклатура, склады, контрагенты и, при необходимости, соглашения с поставщиками. Если складской учёт ордерный (на складе включена ордерная схема), потребуется дополнительно оформить «Приходный ордер на товары» — иначе товар не появится в свободном остатке.
Ниже разобраны основные сценарии оприходования: покупка у поставщика, оприходование излишков по итогам инвентаризации, ввод начальных остатков и возврат от покупателя. Для каждого случая приведён порядок действий и способ проверить результат.
Подготовка: что должно быть заполнено до оприходования
Документ оприходования не проведётся корректно, если в базе отсутствуют базовые данные. Проверьте карточку номенклатуры: у товара должен быть указан вид номенклатуры с типом «Товар», единица измерения и, при необходимости, ставка НДС. Если товар новый, создайте его через раздел «НСИ и администрирование — Номенклатура» или прямо из документа кнопкой «Создать».
Склад выбирается из справочника «Склады и магазины». Важно заранее определить, работает склад по ордерной схеме или нет: это влияет на дальнейшие шаги. При ордерной схеме финансовый документ (поступление) и складской документ (приходный ордер) оформляются раздельно, и товар считается принятым только после проведения ордера.
Для закупки также понадобится контрагент-поставщик. Если с ним заключены типовые условия (цены, сроки, порядок расчётов), удобно завести «Соглашение с поставщиком» — тогда цены и условия подставятся в документ автоматически.
Оприходование товара, купленного у поставщика
Основной документ для поступления товара от поставщика — «Приобретение товаров и услуг». Он находится в разделе «Закупки — Документы закупки (все)». Нажмите «Создать», выберите хозяйственную операцию «Закупка у поставщика» и заполните шапку: поставщика, организацию, склад, соглашение при наличии.
Табличную часть заполните одним из способов: вручную через «Добавить», подбором через «Подбор товаров» или загрузкой из файла (кнопка «Заполнить — Заполнить из внешнего файла»), если поставщик прислал накладную в Excel. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
После проверки нажмите «Провести». Документ сформирует движения по регистрам товаров на складах и расчётов с поставщиком, а в регламентированном учёте — проводки по поступлению товара и входному НДС. Номер и дату входящей накладной укажите в полях «Номер входящего документа» и «Дата» — это важно для книги покупок.
- 1Откройте «Закупки — Документы закупки (все)» и нажмите «Создать — Приобретение товаров и услуг»
- 2Заполните поставщика, организацию, склад и соглашение
- 3Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
- 4Укажите номер и дату входящей накладной
- 5Проведите документ и при ордерной схеме оформите приходный ордер
- 6Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Оприходование излишков по результатам инвентаризации
Если при пересчёте обнаружились излишки, они оформляются документом «Оприходование излишков товаров» (раздел «Склад и доставка»). Правильная последовательность начинается с документа «Пересчёт товаров», в котором фиксируется фактическое количество. После заполнения фактических данных система покажет расхождения с учётными остатками.
На основании пересчёта создайте «Оприходование излишков товаров» кнопкой «Создать на основании». Документ заполнится автоматически теми позициями, по которым факт больше учёта. Укажите статью доходов, на которую будут отнесены излишки (обычно «Прочие доходы»), и цену оценки — по ней излишки встанут на учёт.
Проведённый документ увеличит остаток на складе и сформирует доход в управленческом учёте. Без привязки к пересчёту документ тоже можно создать вручную, но связь с инвентаризацией делает учёт прозрачнее и упрощает разбор расхождений в будущем.
Ввод начальных остатков при старте учёта
Если вы начинаете вести учёт в программе с уже имеющимся товаром, используйте помощник ввода начальных остатков: «НСИ и администрирование — Начальное заполнение — Помощник перехода с других программ» или раздел «Начальная страница — Ввод начальных остатков». Выберите тип остатков «Товары на складах».
В документе ввода остатков укажите склад, номенклатуру, количество и себестоимость каждой позиции. Себестоимость берётся из данных прежнего учёта — от её точности зависят будущие отчёты по валовой прибыли. Дату ввода остатков устанавливайте на конец дня, предшествующего началу работы в системе.
После проведения сверьте введённые остатки с инвентаризационной ведомостью: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сравните итоги. Расхождения исправляются тем же документом ввода остатков, пока по складам не начались движения.
Другие сценарии оприходования
Возврат товара от покупателя
Возвращённый клиентом товар оприходуется документом «Возврат товаров от клиента» (раздел «Продажи»). Создавайте его на основании документа реализации — тогда программа сама подставит товары, цены и партию. Укажите склад, на который фактически принят возврат, и состояние товара, если часть вернулась некачественной.
Перемещение между складами
Если товар уже числится в учёте, но находится на другом складе, используйте «Перемещение товаров» (раздел «Склад и доставка»), а не документ поступления. Оприходование через «Приобретение» в этом случае задвоит остатки — товар появится на новом складе, но не спишется со старого.
Оприходование при ордерной схеме склада
На ордерном складе после проведения «Приобретения товаров и услуг» товар числится в статусе «к оформлению». Кладовщик создаёт «Приходный ордер на товары» по распоряжению (поступлению) и подтверждает фактический приём. Только после этого товар доступен к отгрузке и резервированию.
Сравнение вариантов оприходования
Для закупки у поставщика. Формирует задолженность и входной НДС. Не подходит для излишков и перемещений.
Для излишков по инвентаризации. Требует указания статьи доходов и цены оценки.
Только при старте учёта в программе. Не используется для текущих операций.
Для передачи между своими складами. Не меняет общий остаток компании.
Как проверить, что товар оприходован правильно
Главный инструмент проверки — отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка — Отчёты по складу»). Сформируйте его по нужному складу и убедитесь, что оприходованные позиции присутствуют в нужном количестве. Для детализации по партиям и себестоимости используйте «Ведомость по товарам на складах».
Дополнительно проверьте расчёты: после закупки в отчёте «Задолженность перед поставщиками» должна появиться сумма по накладной. Если документ проведён, но товара в остатках нет — чаще всего склад ордерный и не оформлен приходный ордер, либо в отчёте выбран другой склад или период.
Как проверить результат
Товар присутствует в оприходованном количестве
Позиции нет или количество другое — проверьте склад, дату документа и приходный ордер
Документ проведён, без значка ошибки
Документ только записан — движения по регистрам не сформированы
Сумма соответствует накладной
Задолженности нет или она двойная — проверьте дубли документов
Типичные ошибки при оприходовании
Ошибки при оприходовании приводят к искажению остатков, себестоимости и расчётов. Большинство из них легко предотвратить, если понимать логику программы: каждый документ отвечает за свою хозяйственную операцию, и подмена одного другим ломает связность учёта.
Если ошибка уже допущена, не удаляйте проведённый документ в закрытом периоде. В текущем периоде документ можно распровести и пометить на удаление, либо внести исправление. Для закрытых периодов используйте корректировочные документы — так сохраняется история и аудиторский след.
Что важно запомнить
Покупка оформляется «Приобретением товаров и услуг», излишки — «Оприходованием излишков товаров» на основании пересчёта, старт учёта — вводом остатков, передача между складами — перемещением. На ордерном складе обязателен приходный ордер. Результат всегда проверяйте отчётом по остаткам.
Частые вопросы
Чем оприходование отличается от поступления товара?
В 1С:Управление торговлей «поступление» — это документ «Приобретение товаров и услуг», отражающий закупку у поставщика с возникновением задолженности и НДС. «Оприходование» в узком смысле — постановка на учёт товара без поставщика: излишков, результатов инвентаризации. В быту оба действия называют оприходованием, но документы и их последствия разные.
Провёл поступление, но товара нет в остатках. Почему?
Наиболее вероятная причина — склад работает по ордерной схеме, и приходный ордер не создан. Проверьте отчёт «Оформление накладных и ордеров»: товар будет числиться к оформлению. Также убедитесь, что в отчёте выбран тот же склад и период, что в документе.
Можно ли оприходовать товар без цены и себестоимости?
При закупке цена обязательна — она берётся из накладной поставщика. При оприходовании излишков цену оценки задаёте вы сами, обычно по рыночной или учётной стоимости; оставлять нулевую цену не рекомендуется, так как это искажает себестоимость и валовую прибыль при последующей продаже.
Как исправить ошибочно оприходованное количество?
Если период открыт, распроведите документ, исправьте количество и проведите заново. Если по документу уже есть связанные движения (продажа, перемещение), сначала разберитесь с ними. В закрытом периоде оформите корректировку поступления или пересчёт товаров с отражением расхождения.
Нужно ли оприходовать товар, принятый на комиссию?
Да, но отдельным документом — «Приобретение товаров и услуг» с операцией «Приём на комиссию». Такой товар учитывается за балансом: он появляется в остатках на складе, но не становится собственностью компании и не формирует задолженность до момента продажи.
Как загрузить товары из накладной поставщика в Excel?
В табличной части документа поступления нажмите «Заполнить — Заполнить из внешнего файла» и выберите файл. Программа предложит сопоставить колонки файла с полями документа. Убедитесь, что номенклатура ищется по артикулу, штрихкоду или наименованию — иначе новые позиции создадутся дублями.