Как оприходовать товар в 1С Розница

Оприходование товара в 1С:Розница — это отражение в учёте факта появления товара на складе магазина. В зависимости от ситуации используются разные документы: «Поступление товаров» — когда товар пришёл от поставщика по накладной, «Оприходование товаров» — когда нужно поставить на учёт излишки, найденные при инвентаризации, или товар без документов. Выбор неправильного документа — самая частая причина расхождений в учёте и проблем с поставщиками.

Инструкция ниже подходит для конфигурации «1С:Розница 8» редакции 2.2 и 2.3. В редакции 3.0 логика документов сохраняется, но расположение команд в интерфейсе может немного отличаться. Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на создание складских документов, а в базе заполнены справочники «Номенклатура», «Контрагенты» и «Магазины».

Важно понимать разницу: поступление фиксирует покупку и формирует задолженность перед поставщиком, а оприходование просто увеличивает остаток на складе без расчётов. Смешивать эти операции нельзя — иначе исказятся взаиморасчёты и себестоимость.

Подготовка: что проверить перед оприходованием

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что база готова к корректному отражению поступления. Проверьте, что в справочнике «Магазины» заведён нужный магазин и для него задан склад, на который будет приходоваться товар. Если товар новый, заранее создайте карточку номенклатуры с указанием вида номенклатуры, единицы измерения и ставки НДС — это избавит от ошибок при заполнении табличной части.

Для алкогольной продукции дополнительно проверьте настройку обмена с ЕГАИС: должен быть установлен и запущен УТМ, настроен транспортный модуль в 1С, а у поставщика и магазина — корректные коды FSRAR. Для товаров ветеринарного контроля потребуется действующее подключение к «Меркурию» (в 1С это обычно реализуется через интеграцию с ВетИС.API).

Как оприходовать товар от поставщика через «Поступление товаров»

Основной сценарий — приём товара от контрагента по накладной. Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин (склад), контрагента-поставщика и организацию, от имени которой ведётся учёт. Если поступление оформляется на основании заказа поставщику, документ проще создать кнопкой «Создать на основании» из заказа — тогда табличная часть заполнится автоматически.

В табличной части добавьте товары: вручную через подбор, сканированием штрихкодов или загрузкой из электронной накладной. Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС. Если в магазине настроено автоматическое ценообразование, программа рассчитает розничную цену по правилу магазина; при необходимости цену можно изменить вручную прямо в документе.

Заполните реквизиты входящего документа — номер и дату накладной поставщика. Они нужны для сверки взаиморасчётов и отражения НДС. После проверки всех полей нажмите «Провести». Документ увеличит складской остаток, сформирует задолженность перед поставщиком и, при соответствующих настройках, установит розничные цены.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите магазин, организацию и поставщика
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество и цены
4. 4
   Введите номер и дату входящей накладной
5. 5
   Проведите документ и сверьте итоговую сумму с бумажной накладной
6. 6
   Проверьте остатки отчётом по складу

Как оприходовать излишки и товар без документов

Документ «Оприходование товаров» находится в разделе «Склад» → «Оприходования товаров». Он применяется, когда товар физически есть, но документов поступления нет: излишки по результатам инвентаризации, обнаруженные пересортицей остатки, товар, полученный без накладной. Классический сценарий — создание оприходования на основании документа «Пересчёт товаров» (инвентаризации), тогда программа сама перенесёт в документ позиции с положительным отклонением.

При ручном создании укажите магазин и организацию, добавьте товары и количество. Поле цены здесь имеет другой смысл, чем в поступлении: это учётная цена оприходования, по которой товар встанет на остаток. Если оставить цену нулевой, товар оприходуется с нулевой себестоимостью, что исказит валовую прибыль при последующих продажах — указывайте реалистичную закупочную или учётную стоимость.

Особенности приёма алкоголя и маркированных товаров

Алкогольная продукция приходуется только через подтверждение накладной в ЕГАИС. В разделе «Закупки» или на рабочем месте обмена с ЕГАИС найдите входящую ТТН от поставщика, выполните сопоставление номенклатуры с алкогольной продукцией ЕГАИС и подтвердите накладную. На её основании создайте «Поступление товаров» — количество и алкогольная продукция подставятся автоматически. Подтверждать накладную «вслепую» нельзя: фактическое количество и акцизные марки должны совпадать с данными ТТН.

Для маркированных товаров (обувь, табак, молочная продукция и другие группы) при приёмке сканируйте коды маркировки — в 1С:Розница это делается в форме проверки маркированной продукции, вызываемой из поступления. Неподтверждённые коды приведут к расхождениям с «Честным знаком» и штрафным рискам. Если поставщик передал данные через ЭДО, коды подтянутся из электронного УПД.

Проверка результата после оприходования

После проведения документа убедитесь, что товар встал на учёт правильно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») с отбором по нужному магазину и найдите оприходованные позиции. Количество должно совпадать с фактическим приёмом. Для контроля стоимости используйте отчёт «Оценка стоимости товаров» или «Валовая прибыль» — там видно, по какой себестоимости товар встал на учёт.

Дополнительно проверьте розничные цены: откройте «Цены номенклатуры» в разделе «Ценообразование» и убедитесь, что для новых позиций цена установлена. Товар без розничной цены в ряде настроек не пробьётся на кассе или продастся по нулевой цене — это одна из самых частых причин инцидентов на кассе после приёмки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте по складу

Норма

Количество совпадает с фактическим приёмом

Тревожный признак

Остаток не изменился или задвоился

Себестоимость

Норма

Учётная цена соответствует накладной или обоснованной цене

Тревожный признак

Товар оприходован по нулевой цене

Розничная цена

Норма

Цена установлена и корректна

Тревожный признак

Цена отсутствует или равна нулю

Взаиморасчёты

Норма

Задолженность перед поставщиком равна сумме накладной

Тревожный признак

Долг отсутствует или удвоен

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего встречаются четыре проблемы. Первая — двойное оприходование: товар внесли и через поступление, и через оприходование излишков. Лечится отменой проведения лишнего документа и повторной сверкой остатков. Вторая — поступление не на тот магазин или склад: остаток появился не там, где товар физически лежит. Исправляется документом «Перемещение товаров» либо распроведением и исправлением исходного поступления.

Третья ошибка — неверная ставка НДС или отсутствие входящего номера, из-за чего искажаются регистры и отчётность. Четвёртая — работа в закрытом периоде: если документ датирован прошлым месяцем, по которому уже сдана отчётность, не редактируйте его без согласования с бухгалтером — корректнее оформить корректировку текущей датой.

Частые вопросы

Чем «Поступление товаров» отличается от «Оприходования товаров»?

Поступление оформляет закупку у контрагента: создаёт долг перед поставщиком, отражает НДС и требует реквизитов накладной. Оприходование просто увеличивает складской остаток без расчётов — оно предназначено для излишков по инвентаризации и товара без документов.

Можно ли оприходовать товар, которого нет в справочнике номенклатуры?

Нет, сначала нужно создать карточку номенклатуры. Это можно сделать прямо из документа: в поле выбора товара нажмите «Создать» и заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС.

Как исправить ошибочно проведённое поступление?

Если период открыт, откройте документ и нажмите «Отмена проведения», затем исправьте данные и проведите заново либо пометьте документ на удаление. Если период закрыт отчётностью, оформите корректировку или сторнирующий документ текущей датой — исходный трогать нельзя.

Почему после оприходования товар не пробивается на кассе?

Наиболее вероятные причины: не установлена розничная цена, товар оприходован на склад другого магазина или документ не проведён. Проверьте цены в разделе «Ценообразование» и остаток именно по складу кассового магазина.

Как оприходовать товар по результатам инвентаризации?

Создайте и проведите документ «Пересчёт товаров» с фактическими остатками, затем на его основании сформируйте «Оприходование товаров» — программа автоматически перенесёт позиции с положительным отклонением. Недостачи при этом оформляются отдельным документом «Списание товаров».

Нужно ли оприходовать товар, полученный от своего же другого магазина?

Нет, внутреннее движение между магазинами оформляется документом «Перемещение товаров», а не поступлением или оприходованием. Иначе общий остаток по компании будет завышен.