Торговля и Склад · 9 мин
Как оприходовать подарочные сертификаты в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по оприходованию подарочных сертификатов в 1С:Розница: настройка видов сертификатов, выпуск, продажа, приём к оплате и проверка остатков.
Подарочные сертификаты в 1С:Розница учитываются как отдельный объект: у них есть номинал, срок действия, серийный номер и статус. Чтобы программа корректно принимала сертификаты к оплате и показывала задолженность перед держателями, недостаточно просто завести номенклатуру — нужно настроить вид сертификата и выпустить сами сертификаты специальным документом.
Под «оприходованием» обычно понимают два разных действия: постановку на учёт партии пластиковых карт или бланков, полученных от поставщика, и выпуск сертификатов в информационной базе. Оба действия выполняются по-разному, и путаница между ними — частая причина ошибок в учёте. Ниже разобраны оба сценария.
Инструкция ориентирована на 1С:Розница 2.3 и близкие релизы. В других версиях названия разделов могут немного отличаться, но общая логика — виды сертификатов, выпуск, продажа, погашение — сохраняется.
Что нужно настроить перед оприходованием сертификатов
До выпуска первого сертификата проверьте, что в программе включён соответствующий функционал. Откройте раздел «Администрирование» → «Маркетинг» и убедитесь, что установлен флаг использования подарочных сертификатов. Без этого пункта документы выпуска и продажи сертификатов будут недоступны.
Далее определите, как сертификаты будут продаваться: как товар с фиксированной ценой или как произвольная сумма, которую кассир вводит при продаже. От этого зависит настройка вида сертификата и то, нужно ли создавать отдельную номенклатурную позицию для продажи через РМК.
Также заранее решите организационные вопросы: срок действия сертификата, возможность частичного погашения, возврат неиспользованного остатка и порядок учёта авансов. Эти параметры задаются в карточке вида сертификата и потом меняются с трудом, если по виду уже есть продажи.
Создание вида подарочного сертификата
Вид сертификата — это шаблон, по которому программа выпускает и учитывает сертификаты. Перейдите в раздел «Маркетинг» → «Подарочные сертификаты» → «Виды подарочных сертификатов» и создайте новый элемент.
В карточке вида укажите номинал (или оставьте произвольную сумму, если это предусмотрено конфигурацией), срок действия в днях или конкретную дату окончания, а также тип серийных номеров — будут ли номера присваиваться автоматически или вводиться вручную с напечатанных карт.
Если сертификатов несколько номиналов — например, 1000, 3000 и 5000 рублей — создайте отдельный вид для каждого номинала. Это упростит аналитику: в отчётах вы увидите выпуск и погашение в разрезе номиналов без дополнительной группировки.
Сколько разных номиналов будет в продаже
Есть ли на бланках напечатанные номера и штрихкоды
Что происходит с просроченными сертификатами
Можно ли потратить часть суммы и сохранить остаток
Оприходование бланков и карт как товара
Если вы заказали у поставщика печатные бланки или пластиковые карты, их поступление оформляется стандартным документом «Закупки» → «Поступление товаров». Создайте номенклатуру с типом «Товар», например «Бланк подарочного сертификата», и оприходуйте партию по фактической себестоимости.
Такой учёт нужен для контроля расхода бланков и их стоимости, но он не делает сертификаты действующими. Сам по себе бланк на складе — это просто материал. Продавать и принимать к оплате можно только сертификаты, зарегистрированные в базе документом выпуска.
Если бланки имеют напечатанные серийные номера или штрихкоды, сохраните диапазоны номеров — они понадобятся при регистрации выпуска, чтобы ввести номера вручную или загрузить списком.
Выпуск (регистрация) подарочных сертификатов в базе
Основное оприходование выполняется документом «Выпуск (регистрация) подарочных сертификатов» в разделе «Маркетинг» → «Подарочные сертификаты». Создайте документ, выберите вид сертификата и укажите количество выпускаемых сертификатов.
При автоматической нумерации программа сама сформирует серийные номера. Если номера напечатаны на картах, введите их в табличную часть вручную или через сканер штрихкодов. После проведения документа сертификаты получают статус, позволяющий их продать, и попадают в отчёты по остаткам.
Проверьте результат: откройте отчёт по подарочным сертификатам (раздел «Маркетинг» → «Отчёты») и убедитесь, что выпущенное количество совпадает с фактическим числом бланков. Расхождение на этом этапе говорит об ошибке ввода номеров или количества.
- 1Включите учёт подарочных сертификатов в разделе «Администрирование» → «Маркетинг»
- 2Создайте вид сертификата с номиналом, сроком действия и типом нумерации
- 3Оформите документ «Выпуск (регистрация) подарочных сертификатов» с указанием количества и номеров
- 4Проведите документ и сверьте остатки в отчёте по сертификатам с фактическим числом бланков
Продажа сертификата через РМК
В рабочем месте кассира сертификат продаётся как отдельная операция. В зависимости от настроек кассир либо выбирает кнопку продажи подарочного сертификата, либо сканирует штрихкод карты — программа предложит активировать сертификат на его номинал.
После оплаты сертификат переходит в статус «Продан» (активирован), и с этого момента его можно принимать к оплате. До активации, даже если бланк физически у покупателя, программа оплату по нему не примет — это защита от продажи «пустых» карт.
Если в РМК сертификат не находится по штрихкоду, проверьте три вещи: проведён ли документ выпуска, совпадает ли серийный номер с введённым при регистрации и не истёк ли срок действия вида сертификата.
Приём сертификата к оплате и погашение
При оплате покупки сертификатом кассир в РМК выбирает вид оплаты «Подарочный сертификат» и сканирует штрихкод или вводит номер. Программа проверяет статус, остаток и срок действия, затем списывает сумму покупки — полностью или частично, если частичное погашение разрешено настройками вида.
Если покупка дешевле номинала и частичное погашение запрещено, разницу обычно не возвращают — это условие должно быть прописано в правилах программы и доведено до покупателей. Если частичное погашение разрешено, остаток сохраняется на том же серийном номере.
Погашенные и частично погашенные сертификаты отражаются в отчётах, что позволяет сверять задолженность перед держателями: сумма проданных минус сумма погашенных.
Как проверить результат
Выпущено = продано + на складе (не активировано)
Количество не сходится с фактическими бланками
Номер находится, сумма списывается корректно
Ошибка «сертификат не найден» или неверный остаток
Выпущен → продан → погашен
Сертификат «завис» в промежуточном статусе
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка оприходовать сертификаты только как товар через «Поступление товаров» и продавать их как обычную номенклатуру. В этом случае программа не контролирует номинал, срок действия и погашение, а учёт авансов придётся вести вручную.
Вторая ошибка — выпуск сертификатов без серийных номеров при большом тиражe. Без уникальных номеров невозможно отследить конкретный сертификат, заблокировать утерянный или разобраться с дубликатом.
Учтите ограничение: типовая 1С:Розница не всегда поддерживает сложные сценарии вроде пополняемых карт или сертификатов с бонусным начислением. Для таких схем может потребоваться доработка конфигурации или внешняя система лояльности с обменом данными.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оприходовать сертификаты прошлого периода, если учёт вёлся вне 1С?
Да. Создайте вид сертификата и оформите документ выпуска текущей датой, внеся серийные номера действующих сертификатов. Для уже проданных, но не погашенных сертификатов дополнительно отразите их активацию, чтобы программа принимала их к оплате. Порядок отражения в бухгалтерском учёте согласуйте с бухгалтером.
Что делать с просроченными сертификатами?
По истечении срока действия сертификат перестаёт приниматься к оплате автоматически. Сумму непогашенных просроченных сертификатов в бухгалтерском учёте обычно признают доходом после истечения срока исковой давности — конкретный порядок определяет бухгалтер. В программе такие сертификаты остаются видны в отчётах.
Как заблокировать утерянный или украденный сертификат?
Если сертификат выпускался с серийным номером, найдите его в списке сертификатов и измените статус или аннулируйте через соответствующий документ. Без серийного номера блокировка невозможна — это ещё один аргумент в пользу обязательной нумерации.
Можно ли продавать сертификат на произвольную сумму?
Да, если в настройках вида сертификата предусмотрен произвольный номинал — кассир введёт сумму при продаже в РМК. Если такой возможности в вашем релизе нет, используйте набор видов с фиксированными номиналами, покрывающий типичные суммы покупок.
Нужна ли онлайн-касса при продаже подарочного сертификата?
Да, продажа сертификата — это расчёт с покупателем, и чек пробивается с признаком авансового платежа. При последующем погашении сертификата также формируется чек с зачётом аванса. Точные реквизиты чека зависят от настроек ККТ и форматно-логического контроля — проверьте их с обслуживающим кассу специалистом.
Что важно запомнить
Оприходование сертификатов в 1С:Розница — это настройка вида сертификата и документ выпуска, а не обычное поступление товара. Обязательно используйте серийные номера, сверяйте остатки в отчётах и согласуйте налоговый учёт с бухгалтером до начала продаж.