Как оприходовать товар по товарному чеку в 1С

Товарный чек — первичный документ, который подтверждает покупку товара за наличный расчёт или по карте, когда поставщик не выписывает накладную и счёт-фактуру. Чаще всего такая ситуация возникает, когда сотрудник организации закупает материалы, канцелярию или хозяйственные товары в розничных магазинах за подотчётные деньги. В 1С такие закупки отражаются через авансовый отчёт сотрудника, а не через стандартный документ поступления от контрагента.

Ошибка при оприходовании по товарному чеку чаще всего заключается в попытке оформить обычное «Поступление товаров и услуг» от магазина-продавца. Это приводит к лишней кредиторской задолженности перед контрагентом, которой фактически не существует, и к расхождениям в расчётах с подотчётными лицами. Правильная схема зависит от того, кто и за чьи деньги купил товар: сотрудник из подотчётных сумм, сама организация с расчётного счёта или через эквайринг.

Ниже разобраны рабочие сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и кратко — для 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации, где логика документов отличается. Инструкции применимы к типовым конфигурациям без доработок.

Когда товарный чек является основанием для оприходования

Товарный чек подтверждает факт купли-продажи и составляется продавцом по требованию покупателя. Для бухгалтерского учёта он принимается как первичный документ, если содержит обязательные реквизиты: наименование продавца, дату, перечень и количество товара, цену и сумму. Как правило, товарный чек выдаётся вместе с кассовым чеком ККТ, и вместе они образуют полный комплект подтверждающих документов.

Типовые ситуации, когда оприходование идёт именно по товарному чеку: закупка материалов и инвентаря сотрудником в рознице, покупка канцтоваров и хозяйственных принадлежностей, приобретение товаров у продавца, который не оформляет накладные (например, на рынке или в интернет-магазине с выдачей чека). Если же поставщик выставил накладную или УПД, оприходование оформляется стандартным документом поступления, а товарный чек не требуется.

Подготовка: что проверить до ввода документа в 1С

Перед тем как отражать покупку в программе, убедитесь, что комплект документов полный. Минимальный набор: товарный чек с реквизитами продавца и кассовый чек ККТ. Если сотрудник тратил подотчётные деньги, проверьте, что аванс был выдан (есть расходный кассовый ордер или перечисление на карту) и что сотрудник предоставил авансовый отчёт в установленный в организации срок.

Также заранее проверьте справочники в 1С: сотрудник должен быть заведён в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а купленные позиции — в справочнике «Номенклатура» с корректным типом (товар, материал, услуга). Если номенклатуры нет, создайте её до заполнения авансового отчёта, чтобы не прерывать ввод документа. Уточните у руководителя или в учётной политике, на какой счёт относить покупку: 10 «Материалы», 41 «Товары» или сразу на затратные счета (26, 44), если ценности не складируются.

Оприходование через авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной сценарий: сотрудник получил деньги под отчёт, купил товар и принёс товарный и кассовый чеки. Откройте раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» (в некоторых релизах — «Покупки» → «Авансовые отчёты») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и склад, на который оприходуются ценности.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте строки по данным товарного чека: номенклатуру, количество, цену и сумму. Поле «Счёт учёта» программа обычно подставляет автоматически по настройкам номенклатуры — проверьте, что для товара стоит 41.01, для материалов — 10.01. В поле подтверждающего документа укажите реквизиты товарного чека: номер и дату, если они есть; если номера нет, допустимо указать дату и наименование документа «товарный чек».

Если оплата прошла картой сотрудника или наличными из его средств с последующей компенсацией, схема та же — авансовый отчёт, поскольку расчёты идут с подотчётным лицом. После заполнения проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»: должна сформироваться запись Дт 10 (41) — Кт 71 на сумму покупки. Если аванс превышал покупку, остаток останется за сотрудником; если сотрудник доплатил своё — образуется задолженность организации перед ним.

1. 1
   Выдайте аванс: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта на карту сотрудника
2. 2
   Получите от сотрудника товарный и кассовый чеки и заявление при необходимости
3. 3
   Создайте документ «Авансовый отчёт», укажите сотрудника, организацию и склад
4. 4
   На вкладке «Товары» добавьте позиции из товарного чека: номенклатура, количество, сумма
5. 5
   Проверьте счета учёта и реквизиты подтверждающего документа
6. 6
   Проведите документ и откройте проводки: ожидается Дт 10/41 — Кт 71
7. 7
   Сверьте остаток по счёту 71 с сотрудником в оборотно-сальдовой ведомости

Альтернативные сценарии оприходования

Покупка оплачена с расчётного счёта организации

Если организация оплатила покупку напрямую безналичным платежом, а поставщик выдал только товарный чек, используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары». Контрагента-магазин придётся завести в справочник, а в качестве основания указать реквизиты товарного чека. В этом случае расчёты идут по счёту 60, и задолженность закрывается платёжным документом.

Оприходование в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В УТ 11 и КА 2 подотчётные закупки оформляются документом «Приобретение товаров и услуг» с операцией через подотчётное лицо, либо сначала регистрируется «Авансовый отчёт», а затем на его основании вводится поступление на склад. Точный набор документов зависит от настроек учёта закупок в конкретной базе, поэтому сверяйтесь с принятой в организации схемой документооборота.

Оприходование без склада — сразу в расход

Канцелярия, вода для офиса, мелкие хозтовары часто не складируются, а сразу передаются в использование. В этом случае в авансовом отчёте используйте вкладку «Оплата» или укажите затратный счёт (26, 44) вместо счёта запасов. Тогда проводка будет Дт 26 (44) — Кт 71, и на складе остатки не появятся. Не оприходуйте такие ценности на склад «для порядка», если фактически они сразу израсходованы, — это создаст лишние остатки при инвентаризации.

Сравнение вариантов оформления

Авансовый отчёт

Стандарт для покупок сотрудником за подотчётные или личные деньги с компенсацией. Закрывает расчёты по счёту 71 без фиктивной задолженности перед магазином.

Поступление от контрагента

Подходит, когда платит сама организация с расчётного счёта. Требует заведения магазина как контрагента и платёжного документа для закрытия 60 счёта.

Сразу на затраты

Для ценностей, которые не складируются. Упрощает учёт, но требует контроля обоснованности расходов.

НДС и налоговый учёт по товарному чеку

Ключевое ограничение: товарный чек и кассовый чек не дают права на вычет НДС, даже если налог в них выделен отдельной строкой. Для вычета нужен счёт-фактура или УПД. Поэтому в авансовом отчёте сумму НДС из чека, как правило, включают в стоимость ценностей либо относят на расходы, не принимаемые для налога на прибыль, — конкретный порядок определяется учётной политикой.

В документе авансового отчёта в поле «НДС» выберите вариант «Без НДС» или укажите ставку с отражением в стоимости, в зависимости от настроек вашей конфигурации. Не регистрируйте счёт-фактуру на основании товарного чека — это приведёт к необоснованному вычету и риску доначислений при проверке.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов выполните контроль: откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 в разрезе сотрудника — сальдо должно соответствовать реальному состоянию расчётов. Проверьте остатки на складе по отчёту «Остатки товаров» или ОСВ по счетам 10/41: оприходованные позиции должны появиться с правильным количеством и суммой. Сверьте, что по контрагенту-магазину не висит задолженность, если покупка оформлялась через подотчётное лицо.

Если обнаружили ошибку после проведения — не удаляйте документ в закрытом периоде. Внесите исправление корректировкой или сторнирующим документом в текущем периоде, чтобы не нарушить уже сданную отчётность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки авансового отчёта

Норма

Дт 10/41 — Кт 71 на сумму чека

Тревожный признак

Проводки по 60 счёту или отсутствие проводок

ОСВ по счёту 71 по сотруднику

Норма

Сальдо равно реальной задолженности или нулю

Тревожный признак

Зависшие суммы, которых нет по документам

Остатки на складе

Норма

Количество и сумма совпадают с чеком

Тревожный признак

Двойные остатки или отсутствие позиции

Расчёты с магазином

Норма

Задолженности перед контрагентом нет

Тревожный признак

Кредиторка по 60 счёту при подотчётной покупке

Частые вопросы

Можно ли оприходовать товар только по товарному чеку без кассового чека?

Рискованно. Товарный чек подтверждает передачу товара, но не факт оплаты. Без кассового чека или платёжного документа налоговая может не признать расход. Если кассовый чек утерян, запросите у продавца дубликат или оформите служебную записку с подтверждением руководителя — но это слабее, чем полный комплект.

Сотрудник купил товар на свои деньги, аванс не выдавался. Как оформить?

Схема та же — авансовый отчёт на сотрудника с приложением чеков. После его проведения у организации возникнет задолженность перед сотрудником (кредитовое сальдо по 71 счёту), которую погашают выдачей из кассы или перечислением на карту.

Как быть, если в товарном чеке нет номера?

Номер для товарного чека не является обязательным реквизитом. В авансовом отчёте укажите дату документа и его наименование, при необходимости в поле номера поставьте «б/н». Главное — наличие наименования продавца, даты, перечня товара и суммы.

Нужно ли заводить магазин как контрагента при покупке через подотчётное лицо?

Нет. При оформлении через авансовый отчёт расчёты идут с сотрудником по счёту 71, а не с продавцом. Контрагент понадобится только если организация платит напрямую и оформляет поступление от поставщика.

Что делать, если чек на маркированный товар или товар, требующий прослеживаемости?

Для прослеживаемых товаров и товаров с особыми требованиями к документам товарного чека обычно недостаточно — нужны накладная или УПД с необходимыми реквизитами (например, РНПТ). Запросите у продавца полный комплект документов до оприходования.