Торговля и Склад · 10 мин
Как оприходовать материалы в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция по оприходованию материалов в 1С:Управление торговлей: документы, счета учета, проверка остатков, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Оприходование материалов — это отражение в учете поступления или появления материальных ценностей на складе организации. В 1С:Управление торговлей (редакция 11) для этого используются разные документы в зависимости от причины появления материалов: покупка у поставщика, излишки по инвентаризации, возврат из производства, безвозмездное получение или ввод начальных остатков.
Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между складским и бухгалтерским учетом: материал «висит» на складе, но не попадает на счет 10, либо наоборот — проводки есть, а остатков в программе нет. Поэтому важно выбрать правильный документ и корректно заполнить аналитику.
Ниже разобраны основные сценарии оприходования, настройка счетов учета, проверка результата и типичные ошибки, которые допускают при работе в 1С:Управление торговлей.
Какие документы используются для оприходования материалов
В УТ 11 нет одного универсального документа «Поступление материалов» — программа подбирает документ под хозяйственную операцию. Выбор зависит от источника появления ценностей:
- Приобретение товаров и услуг — стандартная закупка у поставщика по накладной или УПД;
- Оприходование излишков товаров — излишки, выявленные при инвентаризации;
- Ввод остатков — перенос начальных остатков при старте работы в программе;
- Поступление из производства / прочее поступление — возврат неиспользованных материалов, оприходование отходов;
- Прочее оприходование товаров — безвозмездное получение, вклады в уставный капитал и другие нетиповые операции.
Если программа ведется в связке «УТ 11 + Бухгалтерия предприятия», то в УТ формируется складской и управленческий учет, а проводки по счету 10 создаются при синхронизации с БП. В самой УТ при настроенном регламентированном учете документы также могут формировать проводки — это зависит от настроек учетной политики.
Оприходование при покупке у поставщика
Основной сценарий — поступление материалов по накладной поставщика. Документ находится в разделе Закупки → Документы закупки (все) → Создать → Приобретение товаров и услуг.
- 1Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» с операцией «Закупка у поставщика».
- 2Укажите поставщика, организацию, склад и договор.
- 3Добавьте материалы в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
- 4Проверьте, что у номенклатуры задан тип «Материалы» и правильная группа финансового учета.
- 5Укажите номер и дату входящего документа на закладке «Дополнительно».
- 6Проведите документ и проверьте проводки и остатки на складе.
Ключевой момент — карточка номенклатуры. Для материалов тип номенклатуры должен быть «Товар» с видом, отнесенным к материалам, либо (в зависимости от настроек) отдельный вид номенклатуры «Материалы». От вида номенклатуры зависит, на какой счет попадет ценность: материалы — на счет 10, товары для перепродажи — на 41.
Если материал принимается на ответственное хранение или как давальческий, используются другие хозяйственные операции в том же документе — «Прием на комиссию», «Прием на хранение», «Поступление от давальца». Смешивать их с обычной закупкой нельзя: стоимость таких ценностей не должна попадать в расходы организации.
Оприходование излишков по инвентаризации
Если материалы выявлены при пересчете и отсутствуют в учете, используется цепочка документов инвентаризации. Сначала создается «Пересчет товаров» (раздел Склад и доставка), в котором фиксируется фактическое количество. Программа автоматически сравнивает его с учетным и показывает расхождения.
На основании пересчета создается документ «Оприходование излишков товаров». В нем указывается склад, подразделение и статья доходов — обычно «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации». Излишки приходуются по текущей стоимости (рыночной или учетной), и эта сумма отражается в прочих доходах.
После проведения документа проверьте, что излишек отразился и в складском учете (отчет «Остатки товаров на складах»), и в регламентированном (оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 после синхронизации с БП).
Ввод начальных остатков и прочие поступления
При переходе на УТ 11 остатки материалов вводятся документом «Ввод остатков» (раздел НСИ и администрирование → Начальное заполнение). Для материалов выбирается тип операции «Собственные товары» либо специализированный ввод остатков по счетам, если используется механизм регламентированного учета. В документе указывается количество, себестоимость и счет учета каждой позиции.
Для нетиповых ситуаций — безвозмездное получение, возврат материалов от подрядчика, оприходование отходов производства — используется «Прочее оприходование товаров» (раздел Склад и доставка). В документе вручную указывается хозяйственная операция, статья доходов и аналитика.
Сравнение вариантов оприходования
Покупка у поставщика с документами. Полный цикл: счет, накладная, НДС, взаиморасчеты.
Только по результатам инвентаризации. Требует документа пересчета и статьи доходов.
Разово при старте учета. Не используйте для текущих поступлений — нарушит последовательность.
Резервный вариант для нетиповых операций. Требует ручной настройки проводок и статей.
Настройка счетов учета номенклатуры
Чтобы материалы попадали на счет 10, а не на 41, настраивается группа финансового учета номенклатуры. Путь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура → Группы финансового учета. Создайте группу «Материалы» и укажите для нее счет учета 10.01 (или иной субсчет по учетной политике).
Затем эта группа назначается виду номенклатуры или конкретным карточкам материалов. Приоритет настройки: счет, указанный в карточке номенклатуры, важнее счета из вида номенклатуры и общей настройки. Если счет не определен нигде, документ либо не проведется по регламентированному учету, либо сформирует проводки на счет по умолчанию.
Проверка результата после оприходования
После проведения документа убедитесь, что материал отразился корректно во всех разрезах учета. Базовый набор проверок:
Как проверить результат
Материал виден на нужном складе в верном количестве
Остаток нулевой, отрицательный или на другом складе
Есть записи по регистру «Товары на складах» и себестоимости
Движений нет или сумма себестоимости равна нулю
Дт 10 — Кт 60 (или 91 для излишков) на верную сумму
Проводок нет, счет 41 вместо 10, сумма не совпадает с накладной
Возникла кредиторская задолженность по документу
Задолженность не сформировалась или удвоилась
Отрицательные остатки — частый симптом проблемы: они возникают, когда материал списали раньше, чем оприходовали, или когда поступление оформили на другой склад. Включите контроль отрицательных остатков в настройках склада, чтобы программа блокировала такие операции.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная группа ошибок связана с разделением складского и финансового учета. В УТ 11 документ может быть проведен по оперативному (складскому) учету, но не отражен в регламентированном из-за незаполненной аналитики. Регулярно проверяйте обработку «Отражение документов в регламентированном учете» — там видны документы, которые не сформировали проводки.
Удобно завести отдельный вид номенклатуры «Материалы» с заранее настроенной группой финансового учета и шаблоном наименования. Тогда при создании новой карточки счет учета подставится автоматически, и риск ошибки снизится.
Часто задаваемые вопросы
Чем оприходовать материалы, если поставщик отгрузил их без документов?
Используйте «Приобретение товаров и услуг» с пометкой о поступлении без документов либо оформите неотфактурованную поставку, если такая операция поддерживается вашей настройкой. После получения документов данные корректируются тем же документом или корректировкой поступления.
Как оприходовать материалы, полученные безвозмездно?
Используйте документ «Прочее оприходование товаров» с соответствующей хозяйственной операцией и статьей прочих доходов. Стоимость указывается по рыночной оценке — она станет доходом организации.
Почему документ провелся, а проводок по счету 10 нет?
Наиболее вероятные причины: не настроена группа финансового учета номенклатуры, документ не отражен в регламентированном учете (проверьте соответствующую обработку) или проводки формируются только при синхронизации с 1С:Бухгалтерией, которая еще не выполнялась.
Можно ли оприходовать материалы на основании заказа поставщику?
Да. Если ведется учет по заказам, документ «Приобретение товаров и услуг» создается на основании заказа поставщику, и табличная часть заполняется автоматически. Останется сверить количество и цены с фактической накладной.
Что делать, если материал оприходовали дважды?
Не удаляйте документ задним числом в закрытом периоде. В текущем периоде лишний документ можно пометить на удаление или отменить проведение, в закрытом — оформите сторнирующую корректировку. Затем проверьте остатки и взаиморасчеты с поставщиком.
Что важно запомнить
Выбирайте документ под реальную хозяйственную операцию, контролируйте тип номенклатуры и счет учета до проведения, а после — сверяйте складские остатки, движения документа и проводки. Излишки оприходуйте только через инвентаризацию, ввод остатков — только при старте учета.