Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить возврат в программе 1С
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара от покупателя и поставщику в 1С: документы, проводки, корректировка НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара — одна из самых частых операций, на которой в 1С допускают ошибки: заводят документ вручную, забывают про НДС или оформляют возврат не в той конфигурации. В результате расходятся остатки на складе, ломается взаиморасчёт с контрагентом, а в декларации по НДС появляются расхождения с контрагентом.
Правильный путь в большинстве конфигураций (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия 3.0) — оформлять возврат на основании исходного документа реализации или поступления. Тогда программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, ставки НДС и партию товара, а вам останется скорректировать количество.
Ниже разобраны оба направления: возврат от покупателя (клиент вернул вам товар) и возврат поставщику (вы возвращаете товар). Отдельно описаны розничный возврат по чеку ККТ, работа с НДС и проверка результата после проведения документов.
Определите тип возврата и нужный документ
Первый шаг — понять, какая ситуация у вас произошла. От этого зависит вид документа и раздел программы. В типовых конфигурациях 1С различают три базовых сценария: возврат от покупателя по оптовой продаже, возврат поставщику по закупке и розничный возврат по чеку.
Не пытайтесь оформить возврат «сторнированием» исходного документа или ручным списанием/оприходованием товара. Такие приёмы не формируют корректные записи по НДС и взаиморасчётам, а при обмене с ЭДО и онлайн-кассой приводят к ошибкам сверки.
Как выбрать действие
Оформите возврат товаров от покупателя
Это самый частый сценарий: оптовый клиент вернул весь товар или его часть. В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ находится в разделе «Продажи» — «Возвраты товаров от клиентов». В Бухгалтерии 3.0 — «Продажи» — «Возвраты товаров от покупателя».
- 1Найдите исходный документ «Реализация товаров и услуг» в журнале продаж
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя»
- 3Проверьте дату возврата — она должна быть не раньше даты реализации и попадать в нужный период
- 4Скорректируйте количество: оставьте только возвращаемые позиции и фактическое число единиц
- 5Укажите склад поступления возвращённого товара и при необходимости статус/качество (годный, брак)
- 6Проверьте цены и ставки НДС — они должны совпадать с документом реализации
- 7Проведите документ и сформируйте печатную форму (ТОРГ-12 на возврат или акт)
Если товар возвращают частично, удалите из табличной части лишние строки и исправьте количество в оставшихся. Программа автоматически пересчитает суммы и НДС. Не меняйте цены вручную без необходимости: цена возврата должна соответствовать цене продажи, иначе возникнет разница, которую придётся объяснять отдельным документом.
Обратите внимание на качество возвращаемого товара. В конфигурациях со складским учётом бракованный товар принято принимать на отдельный склад или с указанием статуса, чтобы он не попал в свободные остатки и не был продан повторно.
Оформите возврат товаров поставщику
Обратная ситуация: товар, принятый по накладной, нужно вернуть поставщику — из-за брака, пересортицы или по условиям договора. Документ создаётся в разделе «Закупки» (в Бухгалтерии — «Покупки») на основании «Поступления товаров и услуг».
Порядок действий аналогичен: создать на основании, откорректировать количество, проверить цены и НДС, провести. Отличие в том, что товар списывается с вашего склада, а задолженность поставщика перед вами увеличивается (или уменьшается ваша задолженность за поставку, если она ещё не оплачена).
Если возврат оформляется из-за брака, приложите к документу рекламацию и акт о выявленных недостатках. В программе можно хранить сканы через механизм присоединённых файлов — это упростит разбирательство при сверке с поставщиком.
Розничный возврат по чеку ККТ
При возврате розничной покупки, пробитой через онлайн-кассу, недостаточно провести складской документ — нужно пробить чек возврата с признаком «возврат прихода». В конфигурациях с РМК (Розница, Управление торговлей) кассир находит исходный чек по номеру или штрихкоду и выполняет операцию возврата.
Если покупатель возвращает товар в день покупки, возврат обычно оформляется прямо в текущей кассовой смене. Если смена уже закрыта, чек возврата пробивается в новой смене, а деньги выдаются по заявлению покупателя — на карту или из кассы по РКО.
После закрытия смены данные о возвратах загрузятся в учётную систему отчётом о розничных продажах. Проверьте, что сумма возвратов в отчёте совпадает с Z-отчётом кассы.
Скорректируйте НДС и выставьте документы
НДС — самое уязвимое место при возвратах. При возврате от покупателя продавец принимает к вычету НДС, начисленный при реализации. Основание — корректировочный счёт-фактура либо счёт-фактура на возврат, в зависимости от ситуации и периода. В 1С корректировочный счёт-фактура создаётся на основании документа возврата или корректировки реализации.
Если покупатель возвращает товар, который он не успел принять к учёту, или возврат происходит в том же налоговом периоде, часто достаточно регистрации счёта-фактуры на возвращённую часть. Если период закрыт, оформляется корректировка реализации с корректировочным счётом-фактурой. Точный выбор зависит от условий договора и момента перехода права собственности — при сомнениях сверьтесь с методикой учёта, принятой в вашей организации.
При возврате поставщику ситуация зеркальная: вы восстанавливаете (сторнируете) ранее принятый к вычету НДС, а поставщик выставляет вам корректировочный счёт-фактуру. Проверьте, что документ от поставщика получен и зарегистрирован в программе до сдачи декларации.
Перед закрытием квартала полезно сформировать книгу покупок и книгу продаж и отфильтровать записи по возвратам. Расхождения с контрагентами по корректировочным счетам-фактурам — одна из самых частых причин требований из налоговой, их проще устранить до сдачи отчётности.
Верните деньги или зачтите задолженность
Сам документ возврата не двигает деньги — он меняет только товарные остатки и взаиморасчёты. Если покупатель уже оплатил товар, после возврата у него возникает переплата, которую нужно закрыть одним из способов.
Вариант первый — возврат денег: оформите «Списание безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат покупателю» или расходный кассовый ордер при наличном расчёте. Вариант второй — зачёт аванса: переплата остаётся на счёте покупателя и закроется следующей реализацией. В Управлении торговлей это видно в отчёте «Ведомость расчётов с клиентами».
При возврате поставщику дождитесь поступления денег на расчётный счёт и зарегистрируйте «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика», либо зачтите сумму при оплате следующей накладной.
Проверьте результат и типичные ошибки
После проведения всех документов убедитесь, что учёт сошёлся. Базовая проверка занимает несколько минут и избавляет от сюрпризов при инвентаризации и сверке.
Как проверить результат
Возвращённый товар числится на нужном складе в корректном количестве
Количество не изменилось или товар завис на неправильном складе
Возникла переплата покупателя или задолженность поставщика на сумму возврата
Задолженность не изменилась — возможно, возврат проведён без связи с реализацией
Появилась запись по корректировочному счёту-фактуре или счёту-фактуре на возврат
Записи нет — счёт-фактура не создан или не проведён
Есть проводки по складу, расчётам и НДС
Часть проводок отсутствует — проверьте настройки счетов учёта номенклатуры
Что важно запомнить
Возврат всегда создавайте на основании исходного документа, корректируйте только количество, а не цены. После проведения оформите корректировку по НДС, закройте расчёты возвратом денег или зачётом и проверьте остатки по складу и взаиморасчёты по отчётам.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ реализации находится в закрытом периоде?
Да. Документ возврата создаётся текущей датой на основании старой реализации — саму реализацию трогать не нужно. Для НДС в этом случае обычно оформляется корректировка реализации с корректировочным счётом-фактурой, чтобы запись попала в книгу покупок текущего периода.
Что делать, если покупатель вернул только часть товара?
Создайте возврат на основании реализации и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции с фактическим количеством, остальные строки удалите. Суммы и НДС пересчитаются автоматически. Не оформляйте возврат на всю накладную с последующей «обратной продажей» — это искажает обороты.
Как оформить возврат, если покупатель — физическое лицо без договора?
Для розницы используйте возврат по чеку через РМК. Если продажа была оптовой, но на физлицо, оформляется тот же документ «Возврат товаров от покупателя» с контрагентом-физлицом, а деньги возвращаются по РКО или на карту по заявлению покупателя.
Почему возврат не проводится из-за отрицательных остатков?
При возврате от покупателя чаще встречается обратное — программа не видит партию реализации. Проверьте, что возврат создан на основании реализации и дата возврата позже даты продажи. При возврате поставщику убедитесь, что товар ещё числится на складе: если он уже продан или списан, возвращать нечего, и потребуется другая схема документов.
Нужно ли пробивать чек при возврате оптовой покупки безналичным расчётом?
Если первичная продажа прошла без применения ККТ (безналичная оплата от организации или ИП), то и возврат денег на расчётный счёт чека не требует. Чек возврата пробивается только там, где исходная продажа была пробита через кассу.
Как отразить возврат некачественного товара, чтобы он не попал в продажу?
В конфигурациях со складским учётом примите брак на отдельный склад (например, «Склад брака») или укажите соответствующий статус/качество в документе возврата. Дальше товар либо возвращается поставщику, либо списывается актом — в обоих случаях он не попадает в свободные остатки.