Торговля и Склад · 12 мин
Как оформить возврат товаров поставщику в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара поставщику в 1С: документы, проводки, НДС, корректировка задолженности и типичные ошибки бухгалтеров.
Возврат товара поставщику — типовая операция в оптовой и розничной торговле: брак, пересорт, нарушение сроков поставки, несоответствие комплектации. В 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) для этого предусмотрен отдельный документ, который корректно списывает товар со склада, корректирует задолженность и отражает корректировку НДС.
Ошибки при оформлении возврата приводят к завышению остатков на складе, расхождениям во взаиморасчётах и проблемам с вычетом НДС. Ниже разобран полный цикл: от проверки оснований до контроля проводок и закрытия задолженности.
Инструкция ориентирована на конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, но логика одинакова и в других решениях на платформе 1С:Предприятие 8.
Проверьте основания и подготовьте данные перед оформлением
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что возврат правомерен и подтверждён. Основанием служит договор поставки (условие о возврате брака или невостребованного товара), претензия поставщику, акт о выявленных недостатках или согласование в переписке. Без документального основания поставщик может не принять возврат, а налоговая — оспорить корректировку НДС.
В программе проверьте: товар оприходован документом «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ), на складе достаточно остатка по нужной партии, карточка контрагента и договор заполнены корректно. Если возвращается только часть позиции, уточните точное количество по результатам инвентаризации или акта приёмки.
Также определите тип возврата: возврат обычного товара, возврат комиссионного товара (товара, принятого на комиссию) или возврат тары. От этого зависит выбор операции и набор проводок.
Создавайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
Используйте вид операции для товаров комитента, проводки по забалансовому счёту 004
Возврат уменьшит кредиторскую задолженность перед поставщиком
Формируется дебиторская задолженность поставщика, ожидайте возврат оплаты
Создайте документ «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — ввести документ на основании поступления. Откройте нужное «Поступление товаров и услуг», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, табличную часть с товарами, ценами и ставками НДС из исходной поставки.
Откорректируйте количество: удалите строки, которые не возвращаются, и укажите фактическое возвращаемое количество. Если цена возврата отличается от цены поступления (например, по соглашению с поставщиком), измените её вручную — от этого зависит сумма задолженности.
Если документ создаётся вручную (раздел «Покупки» → «Возвраты поставщикам» → «Создать»), заполните шапку самостоятельно: организация, контрагент, договор, склад. Затем добавьте товары подбором и обязательно укажите документ поступления в строке — это нужно для корректного списания партии и расчёта себестоимости.
- 1Найдите документ поступления возвращаемого товара
- 2Создайте на его основании «Возврат товаров поставщику»
- 3Оставьте только возвращаемые позиции и скорректируйте количество
- 4Проверьте склад, договор, цены и ставки НДС
- 5Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
- 6Передайте товар поставщику и получите подписанные документы
- 7Проконтролируйте проводки и задолженность по акту сверки
Разберитесь с проводками и движениями документа
При проведении «Возврат товаров поставщику» формирует обратные проводки относительно поступления. Типовой набор в 1С:Бухгалтерии: Дт 60.01 Кт 41.01 — списание товара со склада на сумму задолженности поставщика, и сторно вычета НДС через Дт 19.03 Кт 68.02 (сторно) с последующим восстановлением налога.
Если товар возвращается до его оплаты, задолженность перед поставщиком просто уменьшается. Если поставка оплачена, на счёте 60.01 образуется дебетовое сальдо — поставщик должен вернуть деньги или зачесть сумму в счёт будущих поставок. Контролируйте это сальдо, чтобы не пропустить срок возврата.
В Управлении торговлей документ дополнительно формирует движения по регистрам товаров на складах, расчётов с партнёрами и себестоимости. Если ведётся ордерный склад, потребуется также расходный ордер на отгрузку.
Отразите НДС при возврате корректно
НДС — самое рискованное место операции. Покупатель, принявший товар на учёт и заявивший вычет, при возврате обязан восстановить НДС. В 1С это происходит автоматически: при проведении возврата программа формирует запись в регистре «НДС продажи», и сумма попадает в книгу продаж текущего квартала.
Проверьте результат: откройте «Отчёты» → «Книга продаж» за период возврата и найдите запись по контрагенту. Основанием будет указан счёт-фактура на поступление. Если записи нет — проверьте, принят ли товар к учёту с НДС и проведён ли документ возврата.
Если возврат происходит в том же квартале, что и поступление, некоторые методисты допускают корректировку вычета вместо восстановления, но штатный механизм 1С использует восстановление через книгу продаж — это безопасный и общепринятый вариант. Счёт-фактуру на возврат покупатель не выставляет: с 2013 года при возврате товара поставщик сам выставляет корректировочный счёт-фактуру.
Закройте задолженность и сверьтесь с поставщиком
После отгрузки товара поставщику задолженность должна быть погашена одним из способов: возвратом денег на расчётный счёт (документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика»), зачётом в счёт другой поставки или взаимозачётом.
При поступлении денег выберите правильный вид операции — от этого зависит, на какой счёт расчётов попадёт сумма и корректно ли закроется сальдо по документу возврата. Если поставщик зачитывает возврат в счёт новой поставки, используйте документ «Корректировка долга» (в УТ — «Взаимозачёт задолженности»).
Завершающий шаг — акт сверки взаиморасчётов с поставщиком за период. Сформируйте его в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и убедитесь, что возврат отражён с двух сторон одинаково: сумма, дата, номер документа.
Как закрыть задолженность по возврату
Проверьте результат: контрольные точки
Правильно оформленный возврат виден по нескольким признакам. Остаток товара на складе уменьшился ровно на возвращённое количество, отрицательных остатков нет. По счёту 60.01 задолженность уменьшена или образована дебиторка. В книге продаж появилась запись о восстановлении НДС.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с детализацией по контрагенту и документу расчётов — возврат должен быть привязан к конкретной поставке, а не висеть «неразобранным» авансом.
Как проверить результат
Уменьшились на количество возврата, минуса нет
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Задолженность уменьшена или есть контролируемая дебиторка
Сумма висит как аванс без привязки к документу
Есть запись восстановления НДС по счёту-фактуре поступления
Записи нет при принятом ранее вычете
Возврат отражён с обеих сторон с одинаковой суммой
Расхождения по сумме или отсутствие документа у контрагента
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за спешки и работы «вручную» вместо типовых механизмов. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Отдельно выделим работу с датами. Если возврат нужно отразить в уже закрытом периоде (сдана отчётность), согласуйте это с главным бухгалтером: возможно, корректнее оформить документ текущей датой, а основание указать в комментарии и первичных документах.
Особые случаи: комиссия, тара и частичный брак
Возврат товара, принятого на комиссию
Товар комитента учитывается за балансом на счёте 004. При возврате комитенту используется тот же документ «Возврат товаров поставщику», но с видом операции для комиссионных товаров (в УТ — возврат по соглашению с комитентом). Проводки затрагивают только забалансовый учёт, НДС не восстанавливается, поскольку права собственности не было.
Возврат тары
Возврат залоговой тары оформляется аналогично, но без НДС по залоговой стоимости, если тара учитывалась по залоговым ценам. Проверьте условия договора: иногда тара возвращается по отдельному документу с собственной номенклатурой.
Частичный возврат по качеству
Если бракована часть позиции, в документе возврата укажите только бракованное количество. Приложите акт о выявленных недостатках — он понадобится и поставщику, и при налоговой проверке. Остаток доброкачественного товара остаётся на складе без изменений.
Удобно хранить скан претензии и акта о недостатках прямо в базе: прикрепите файлы к документу возврата через кнопку со скрепкой. При сверке с поставщиком и при проверках вся цепочка документов будет доступна в одном месте без поиска по почте.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат поставщику документом «Реализация товаров и услуг»?
Технически программа позволит это сделать, но методологически это неверно: завышается выручка, искажается НДС и статистика продаж. Для возврата поставщику предназначен отдельный документ «Возврат товаров поставщику» — он корректно формирует проводки и восстановление НДС.
Что делать, если товар возвращается в другом квартале, а вычет НДС уже заявлен?
НДС восстанавливается в том квартале, когда оформлен возврат, — запись попадает в книгу продаж текущего периода. Подавать уточнённую декларацию за квартал поступления не требуется, если на момент вычета все условия были соблюдены.
Как оформить возврат, если документ поступления найти не удаётся?
Создайте «Возврат товаров поставщику» вручную и заполните табличную часть подбором. Укажите цены по согласованию с поставщиком. Учтите, что без ссылки на поступление себестоимость спишется по текущей партионной очереди, что может дать отличную от цены поставки сумму.
Поставщик вернул деньги частями — как это отразить?
Каждое поступление оформляйте отдельным документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика», указывая документ возврата как основание расчётов. Дебиторская задолженность будет закрываться постепенно, остаток контролируйте по ОСВ 60.01.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате товара поставщику?
Нет. При возврате качественного или бракованного товара покупатель счёт-фактуру не выставляет. Поставщик оформляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение поставки. Покупатель лишь восстанавливает ранее принятый к вычету НДС через книгу продаж.
Возврат провели задним числом, и отчёты за прошлый период «поплыли». Что делать?
Проведение документа в закрытом периоде нарушает последовательность партионного учёта и меняет себестоимость. Восстановите последовательность (обработка «Проведение по партиям» или перепроведение документов), пересчитайте итоги и, если отчётность уже сдана, оцените необходимость уточнённых деклараций совместно с главным бухгалтером.
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляется только документом «Возврат товаров поставщику», желательно на основании поступления. Проверьте остатки, проводки по счёту 60, восстановление НДС в книге продаж и закройте задолженность платежом или взаимозачётом. Завершающий контроль — акт сверки с поставщиком.