Как оформить возврат товара поставщику в 1С

Возврат товара поставщику в 1С оформляется отдельным документом — «Возврат товаров поставщику», который сторнирует поступление: списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика и корректирует НДС. Просто удалить или распровести приходную накладную нельзя, если товар уже был оприходован, оплачен или частично продан — это исказит остатки и налоговый учёт.

Логика документооборота одинакова во всех основных конфигурациях — 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия, — отличаются только названия разделов и расположение команд. Ниже описан универсальный порядок с уточнениями по конфигурациям.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть основание для возврата: условия договора поставки, акт о браке или расхождении, претензия поставщику. От этого зависит, какие документы понадобятся в программе и как будет отражён НДС.

Проверьте основание и подготовьте исходные данные

Возврат поставщику всегда привязан к конкретному поступлению. Найдите исходный документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ и ERP — «Приобретение товаров и услуг») и проверьте его состояние: проведён ли он, не закрыт ли период, есть ли остатки по возвращаемым позициям на складе.

Уточните причину возврата, так как от неё зависит схема оформления. Типичные ситуации: брак или некомплект, выявленные при приёмке или позже; пересорт по вине поставщика; возврат по условиям договора (например, нереализованные остатки); возврат тары. Для брака и расхождений в торговых конфигурациях предварительно оформляют документ расхождений или акт о браке.

Проверьте, что товар физически есть на складе в нужном количестве. Если часть товара уже продана, вернуть можно только остаток — либо сначала оформить возврат от покупателя, а затем возврат поставщику.

Создайте документ «Возврат товаров поставщику»

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ поступления и используйте кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, организацию и табличную часть с ценами из поступления.

В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Покупки» → «Возвраты поставщикам». В 1С:Управление торговлей и ERP — «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Если вводите документ вручную, обязательно заполните поле «Документ поступления» — без него программа не сможет корректно подобрать цены и партии.

В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и скорректируйте количество. Цены по умолчанию подставляются из поступления — именно по этой стоимости товар будет списан и у поставщика возникнет задолженность. Проверьте ставку НДС: она должна совпадать со ставкой в исходном поступлении.

1. 1
   Найдите исходное поступление и проверьте остатки по позициям
2. 2
   Создайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
3. 3
   Скорректируйте количество и проверьте цены и ставки НДС
4. 4
   Укажите склад списания и дату отгрузки товара поставщику
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
6. 6
   Отразите поступление денег от поставщика, когда он вернёт оплату

Оформите возврат в разных ситуациях

Возврат качественного товара по договору

Если поставщик согласен принять назад качественный товар (например, нереализованные остатки), оформляется обычный возврат на основании поступления. С точки зрения НДС это обратная реализация: вы выставляете поставщику счёт-фактуру на возврат, начисляете НДС, а поставщик принимает его к вычету.

Возврат брака и расхождений при приёмке

Если брак выявлен при приёмке и товар ещё не оприходован, в УТ и ERP используйте документ «Расхождения при поступлении» (или отражение расхождений в самом поступлении): принимаете только качественное количество, а бракованное отражаете как расхождение к возврату. Если брак обнаружен после оприходования — оформляйте стандартный возврат поставщику.

Возврат тары и комиссионного товара

Возврат многооборотной тары оформляется тем же документом, но с типом номенклатуры «тара» — НДС по таре обычно не начисляется, если она учитывается по залоговым ценам. Товар, принятый на комиссию, возвращается комитенту документом «Возврат товаров комитенту», а не поставщику — не путайте эти документы.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Товар оприходован и возвращается целиком или частичноВведите «Возврат товаров поставщику» на основании поступления

Брак выявлен при приёмке, товар ещё не оприходованЗафиксируйте расхождение при поступлении и примите только качественное количество

Возвращается товар комитентаИспользуйте документ «Возврат товаров комитенту»

Период поступления закрытОформите возврат текущей датой со ссылкой на исходное поступление

Разберитесь с НДС и счетом-фактурой

При возврате товара, принятого к учёту, покупатель (вы) выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемое количество — возврат рассматривается как обратная реализация. В 1С счёт-фактура создаётся на основании документа возврата кнопкой «Выписать счёт-фактуру» или автоматически при проведении, в зависимости от настроек.

НДС, ранее принятый к вычету по поступлению, корректируется: в книге покупок отражается сторнирование вычета по возвращённой части, а начисленный при возврате НДС попадает в книгу продаж. Проверьте, что после проведения возврата сформировались записи регистров НДС — в 1С:Бухгалтерии это видно по движениям документа, в УТ/ERP — через отчёты по НДС.

Если вы работаете без НДС (УСН, патент), схема проще: счёт-фактура не выставляется, возврат влияет только на складские остатки и взаиморасчёты. Убедитесь, что в документе возврата ставка НДС указана «Без НДС».

Отразите возврат денег и закройте взаиморасчёты

Проведение возврата формирует дебиторскую задолженность поставщика (или уменьшает вашу кредиторскую, если поступление не было оплачено). Когда поставщик вернёт деньги, введите документ «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика» — в 1С:Бухгалтерии это «Поступление на расчётный счёт», в УТ/ERP — в разделе «Казначейство».

Если товар не был оплачен, задолженности по поступлению и возврату закрываются взаимно. Проверьте, что взаиморасчёты свернулись корректно: иногда требуется документ «Взаимозачёт задолженности» или «Сверка взаиморасчётов», особенно если оплата шла по другому договору или заказу.

При расчётах по заказам (в УТ и ERP) убедитесь, что возврат привязан к тому же заказу поставщику, что и поступление, — иначе задолженность «повиснет» на разных объектах расчётов и не закроется автоматически.

Перед проведением возврата полезно сформировать отчёт «Ведомость по товарам на складах» по конкретной номенклатуре. Если остаток по учёту меньше возвращаемого количества, программа либо не проведёт документ, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков. Минус потом придётся разбирать вручную.

Проверьте результат после проведения

После проведения документа убедитесь, что все три контура учёта отреагировали правильно. Откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Проводки и движения» в УТ/ERP): должны быть проводки по списанию товара со счёта 41, корректировке расчётов с поставщиком (счёт 60) и НДС.

Сформируйте три контрольных отчёта: «Остатки товаров на складах» (или ведомость по товарам) — возвращённое количество должно списаться; «Взаиморасчёты с контрагентами» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 — появится дебиторка поставщика или уменьшится кредиторка; анализ НДС — корректировка вычета и начисление по возврату.

Наконец, передайте поставщику комплект документов: накладную на возврат (ТОРГ-12 или УПД), счёт-фактуру и при необходимости акт о браке. Без подтверждающих документов поставщик вправе не принять возврат и не вернуть деньги.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Возвращённое количество списано, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток ушёл в минус или не изменился

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Задолженность поставщика равна сумме возврата либо закрыта его оплатой

Тревожный признак

Висит двойная задолженность или незакрытый аванс

НДС

Норма

Сформированы записи книги покупок (сторно) и книги продаж

Тревожный признак

Движений по регистрам НДС нет или суммы не совпадают с возвратом

Проводки

Норма

Есть списание с 41 счёта и корректировка по 60 счёту

Тревожный признак

Документ проведён без проводок или с ошибочными счетами

Типичные ошибки при оформлении возврата

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности действий. Разберите типичные ситуации до того, как они случатся у вас.

Если ошибка уже допущена, не исправляйте её новым «зеркальным» документом вслепую. Сначала сформируйте отчёты по остаткам и взаиморасчётам, найдите расхождение и только потом вводите корректировку — иначе исправление создаст вторую ошибку поверх первой.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?

Да. Документ возврата создаётся текущей датой со ссылкой на старое поступление. Изменять само поступление в закрытом периоде не нужно. Учтите, что корректировка НДС может потребовать уточнённой декларации за период поступления — этот вопрос решает бухгалтер.

Что делать, если возвращается только часть товара из накладной?

В документе возврата, созданном на основании поступления, удалите лишние строки и отредактируйте количество в оставшихся. Цены и ставки НДС останутся из поступления, а задолженность сформируется только на возвращаемую часть.

Поставщик вернул деньги, а возврат в программе ещё не оформлен. В каком порядке действовать?

Сначала оформите и проведите «Возврат товаров поставщику» — он создаст задолженность поставщика. Затем введите поступление денег с видом операции «Возврат от поставщика» — оно закроет эту задолженность. Обратный порядок приведёт к «повисшему» авансу от поставщика.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате, если мы на УСН?

Нет. Организации и ИП на спецрежимах без НДС счета-фактуры не выставляют. В документе возврата укажите ставку «Без НДС», и операция отразится только в складском учёте и взаиморасчётах.

Как вернуть товар, если он был оприходован давно и уже частично продан?

Вернуть можно только фактический остаток на складе. Если часть товара продана, а покупатель вернул её вам, сначала оформите «Возврат товаров от покупателя», чтобы товар снова появился в остатках, и только затем — возврат поставщику на полное количество.

Почему документ возврата не проводится с ошибкой по остаткам?

Чаще всего в программе включён контроль отрицательных остатков, а по учёту товара на указанном складе меньше, чем вы возвращаете. Проверьте склад в документе, сформируйте ведомость по товарам и найдите, куда списан остаток — возможно, поступление было оприходовано на другой склад или товар уже перемещён.