Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить возврат товара от покупателя в 1С:УНФ
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара от покупателя в 1С:Управление нашей фирмой: документы, проводки, возврат денег и типичные ошибки.
Возврат товара от покупателя — штатная операция в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), но она затрагивает сразу несколько участков учёта: склад, взаиморасчёты, деньги и, при розничной продаже, кассу ККТ. Ошибка в оформлении приводит к завышенным остаткам на складе, «висящей» задолженности покупателя или расхождениям в отчёте о розничных продажах.
В УНФ для оптового возврата используется документ «Приходная накладная» с видом операции «Возврат от покупателя», а для розницы — «Чек ККМ на возврат». Оба документа можно создать на основании исходной продажи, что избавляет от ручного заполнения и снижает риск расхождений в ценах и количестве.
Ниже разобраны оба сценария, возврат денег покупателю, особенности частичного возврата и контроль результата. Инструкция ориентирована на актуальные релизы УНФ; в более старых версиях названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика документов сохраняется.
Какой документ выбрать: опт или розница
Прежде чем создавать документ, определите, как была оформлена исходная продажа. От этого зависит и инструмент возврата, и дальнейшая цепочка документов.
Если товар продан по расходной накладной (опт, продажа юрлицу или ИП), возврат оформляется приходной накладной с видом операции «Возврат от покупателя». Такой документ ставит товар на склад, формирует задолженность перед покупателем и при необходимости корректирует НДС.
Если продажа прошла через рабочее место кассира (РМК) и чек ККМ, возврат делается документом «Чек ККМ на возврат» в разделе «Продажи» или через форму списка чеков. Пробивать чек на возврат на фискальном регистраторе обязательно, если исходная продажа была фискализирована.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для оптовых продаж по расходной накладной. Корректирует склад, взаиморасчёты и НДС, но не связан с кассой ККТ.
Для розничных продаж через РМК. Фискализирует возврат на ККТ и автоматически попадает в отчёт о розничных продажах.
Допустим, когда исходный документ недоступен или продажа была в другой программе. Требует ручного ввода цен и повышенного контроля.
Оформление оптового возврата на основании расходной накладной
Самый надёжный способ — создать возврат на основании исходной продажи. Тогда номенклатура, количество, цены и контрагент подтянутся автоматически, и программа свяжет документы между собой.
Откройте раздел «Продажи» → «Расходные накладные», найдите нужный документ и нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная». В созданной накладной проверьте, что вид операции установлен как «Возврат от покупателя» — от этого зависят движения по регистрам.
- 1Откройте исходную расходную накладную в разделе «Продажи».
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная».
- 3Убедитесь, что выбрана операция «Возврат от покупателя».
- 4Скорректируйте количество и состав, если возврат частичный.
- 5Проверьте склад поступления — товар должен вернуться на тот же или на склад брака.
- 6Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Ещё» → «Движения документа».
Обратите внимание на склад: если товар возвращается с дефектом, логично принять его на отдельный склад (например, «Склад брака»), чтобы он не попал в доступные остатки и не был случайно продан повторно. Склады в УНФ создаются в справочнике «Структурные единицы».
Возврат без документа-основания
Если продажа оформлялась в другой программе или исходная накладная удалена, создайте приходную накладную вручную: «Закупки» или «Продажи» → «Приходные накладные» → «Создать», вид операции «Возврат от покупателя». Цены и суммы придётся ввести вручную — сверьте их с первичными документами покупателя, иначе взаиморасчёты не сойдутся.
Частичный возврат и возврат по качеству
При частичном возврате в накладной, созданной на основании продажи, удалите лишние строки и отредактируйте количество в оставшихся. Программа пересчитает суммы автоматически. Не меняйте цену вручную без необходимости: цена возврата должна совпадать с ценой продажи, иначе образуется разница в расчётах, которую придётся объяснять.
Возврат бракованного товара оформляется тем же документом, но с приёмкой на склад брака. Дальнейшая судьба товара — возврат поставщику (приходная накладная с операцией «Возврат поставщику» со стороны вашей компании это отдельный документ в разделе закупок), списание или ремонт — оформляется своими документами и на покупателя уже не влияет.
Розничный возврат: чек ККМ на возврат
Для розницы откройте «Продажи» → «Чеки ККМ», найдите чек продажи и создайте на его основании чек ККМ на возврат. Если фискальный регистратор подключён, программа отправит чек на ККТ, и возврат будет зафискализирован — это обязательное требование при работе с онлайн-кассой.
Возврат в день продажи и возврат на следующий день оформляются одинаково — чеком на возврат. Устаревшая схема с «возвратом через Z-отчёт» для онлайн-касс не применяется: любой возврат фискализируется отдельным чеком с признаком «возврат прихода».
Если касса в момент возврата недоступна (например, обмен с ФН временно не работает), чек можно сохранить и пробить позже, но не проводите возврат «мимо кассы» в учёте — это создаст расхождение между данными ККТ и программой.
Возврат денег покупателю
Сам по себе документ возврата не двигает деньги — он формирует вашу задолженность перед покупателем. Возврат оплаты оформляется отдельно, в зависимости от способа исходной оплаты.
При безналичной оплате создайте «Расход со счёта» (раздел «Деньги») с видом операции «Возврат оплаты покупателю», укажите контрагента и сумму. При возврате наличных из кассы используйте «Расход из кассы» с аналогичной операцией. В рознице при оплате картой возврат на карту выполняется через эквайринговый терминал, а в УНФ отражается операцией по эквайрингу.
Если покупатель согласен зачесть возврат в счёт будущих поставок, деньги можно не возвращать: задолженность по возврату закроется при следующей продаже через зачёт аванса или документ «Взаимозачёт» («Корректировка долга»).
Как выбрать способ возврата денег
Проверка результата и отчёты
После оформления возврата убедитесь, что учёт сошёлся по трём точкам: склад, взаиморасчёты и деньги. Это занимает пару минут и избавляет от накопления ошибок к концу месяца.
Для склада откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Закупки» или «Склад») и проверьте, что возвращённое количество появилось на нужном складе. Для взаиморасчётов используйте отчёт «Расчёты с покупателями» или «Ведомость расчётов с контрагентами»: по покупателю должна висеть кредиторская задолженность на сумму возврата, которая закроется после возврата денег или зачёта.
Как проверить результат
Возвращённое количество видно в отчёте «Остатки товаров» на нужном складе
Остаток не изменился или товар попал не на тот склад
После возврата денег задолженность по покупателю равна нулю или ожидаемому остатку
Остаётся «висящий» долг или отрицательный остаток расчётов
Расход со счёта/кассы совпадает по сумме с возвратом и выпиской банка
Сумма отличается или документ оплаты не привязан к контрагенту
Типичные ошибки и ограничения
Большинство проблем с возвратами в УНФ связано не с самим документом, а с нарушением последовательности или ручными правками. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Ещё одно ограничение: если по исходной продаже уже сформированы отчёт о розничных продажах или закрывающие документы за период, а период закрыт для редактирования, возврат корректно оформлять текущей датой, а не задним числом. Проведение «задним числом» в закрытом периоде ломает последовательность и требует перепроведения документов.
Что важно запомнить
Оптовый возврат — приходная накладная «Возврат от покупателя» на основании продажи, розничный — чек ККМ на возврат. Деньги возвращаются отдельным документом, а результат контролируется по складу, взаиморасчётам и банку. Исходные документы продажи не удаляют и не отменяют.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если покупатель вернул только часть товара?
Да. Создайте возврат на основании расходной накладной и отредактируйте табличную часть: удалите лишние позиции и укажите фактически возвращённое количество. Суммы пересчитаются автоматически, в расчётах останется задолженность только на возвращённую часть.
Что делать, если товар возвращён бракованным?
Оформите стандартный возврат от покупателя, но укажите отдельный склад для брака, чтобы товар не попал в доступные остатки. Дальше брак возвращается поставщику, списывается или отправляется в ремонт — это уже отдельные документы, не связанные с покупателем.
Обязательно ли пробивать чек на возврат на онлайн-кассе?
Да, если исходная продажа прошла через ККТ. Возврат фискализируется чеком с признаком «возврат прихода» независимо от того, в тот же день он происходит или позже. В УНФ для этого служит документ «Чек ККМ на возврат».
Как закрыть задолженность, если покупатель не хочет возврат денег?
Задолженность по возврату можно зачесть в счёт будущих продаж: при следующей отгрузке выполните зачёт аванса или используйте документ корректировки долга (взаимозачёт). Денежный документ в этом случае не создаётся.
Можно ли оформить возврат задним числом?
Технически программа позволяет, но делать это стоит только в открытом периоде. Если период закрыт или по розничной продаже сформирован отчёт о розничных продажах и сдан Z-отчёт, оформляйте возврат текущей датой — иначе потребуется перепроведение документов и возможны расхождения с данными ККТ.
Почему после возврата в расчётах с покупателем висит долг?
Документ возврата создаёт вашу задолженность перед покупателем, но не возвращает деньги. Проверьте, оформлен ли «Расход со счёта» или «Расход из кассы» с операцией возврата оплаты и совпадает ли сумма. Если деньги возвращены, а долг остался — сверьте суммы и контрагента в обоих документах.