Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить возврат поставщику в 1С 8
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара поставщику в 1С 8.3: документы, проводки, корректировка НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара поставщику — типовая операция в торговом учёте: брак, пересорт, нарушение сроков поставки или возврат нереализованных остатков по договору. В конфигурациях 1С 8.3 (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», и именно через него корректно оформлять операцию, а не через ручные корректировки или минусовые приходы.
Правильное оформление важно сразу с нескольких сторон: списывается складской остаток, корректируется задолженность перед поставщиком, сторнируется входящий НДС и формируются проводки в бухгалтерском и налоговом учёте. Ошибка в документе приводит к расхождениям в расчётах с контрагентом и к вопросам при сверке декларации по НДС.
Ниже разобран практический порядок действий: от проверки исходных данных до контроля проводок и закрытия расчётов. Инструкция ориентирована на УТ 11 / КА / ERP, для 1С:Бухгалтерии 8.3 отличия указаны отдельно.
Когда и каким документом оформляется возврат
В типовых конфигурациях 1С возврат поставщику отражается одноимённым документом «Возврат товаров поставщику». В УТ 11, КА и ERP он находится в разделе «Закупки» (или «Закупки и склады»), в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в разделе «Покупки». Документ одновременно выполняет несколько функций: списывает товар со склада, уменьшает кредиторскую задолженность перед поставщиком и формирует основание для корректировки НДС.
Использовать для возврата документ «Списание товаров» или ручные операции — ошибка: при этом не скорректируются расчёты с контрагентом и не образуется связь с исходным поступлением. Ручная операция допустима только в исключительных ситуациях, когда типовой механизм не покрывает нестандартную хозяйственную ситуацию, и такие случаи лучше согласовывать с бухгалтером.
Подготовка: что проверить до создания документа
Перед созданием возврата проверьте исходное поступление: найдите документ «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг»), по которому товар был оприходован. Возврат, созданный на основании поступления, автоматически подтягивает цены, ставки НДС, договор и соглашение — это исключает расхождения в стоимости и упрощает сверку с поставщиком.
Также уточните условия договора: по какой цене оформляется возврат (по цене закупки или по текущей), кто несёт расходы на доставку, и согласован ли возврат с поставщиком документально. В учёте цена возврата должна совпадать с той, что указана в первичных документах на возврат (накладной ТОРГ-12 или УПД), иначе возникнут разницы в расчётах.
Отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу и номенклатуре
Найдите поступление по номеру накладной поставщика в журнале закупок
Совпадает с ценой в возвратной накладной или УПД от вашей организации
Проверьте, что по поступлению есть счёт-фактура — от него зависит корректировка НДС
Создание документа «Возврат товаров поставщику»
Оптимальный способ — создать возврат на основании поступления. Откройте документ поступления, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа заполнит шапку (организацию, контрагента, договор, склад) и табличную часть товарами из поступления — останется скорректировать количество и при необходимости удалить лишние строки.
Если поступление найти не удаётся (например, оно оформлено в прошлой базе или данные перенесены), создайте документ вручную: раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». Заполните организацию, склад, контрагента и договор, затем добавьте номенклатуру с количеством, ценой и ставкой НДС вручную.
- 1Откройте исходное поступление и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 2В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество
- 3Проверьте цены и ставки НДС — они должны совпадать с возвратной накладной
- 4Укажите склад списания и убедитесь, что на нём есть нужный остаток
- 5Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт» или отчёт по проводкам)
- 6Оформите корректировку НДС и проверьте взаиморасчёты с поставщиком
Заполнение табличной части и цен
В табличной части укажите количество возвращаемого товара — оно не обязано совпадать с количеством в поступлении, допустим частичный возврат. Цена по умолчанию подставляется из поступления; если по согласованию с поставщиком возврат идёт по другой цене, измените её вручную и зафиксируйте это в первичных документах.
Обратите внимание на поле «Порядок расчётов» или реквизиты взаиморасчётов: в УТ 11 возврат может уменьшать задолженность по конкретному заказу/накладной либо формировать задолженность поставщика перед вами (если товар уже оплачен). От этого зависит, как потом закрывать расчёты — зачётом аванса или возвратом денежных средств.
Частичный возврат и возврат по части строки
Для частичного возврата просто укажите в строке меньшее количество, чем было в поступлении. Если возвращается часть партии с сериями или характеристиками, убедитесь, что в строке выбраны именно те серии и характеристики, которые физически отгружаются, — иначе складской и бухгалтерский учёт разойдутся.
НДС при возврате поставщику
НДС — самая чувствительная часть операции. Общий принцип: покупатель, возвращающий товар, восстанавливает (сторнирует) ранее принятый к вычету входящий НДС. В типовых конфигурациях для этого используется механизм корректировки: при проведении возврата программа формирует движения по регистрам НДС, а в книге продаж отражается восстановление налога — как правило, на основании счёта-фактуры поставщика по исходному поступлению.
Если счёт-фактура по поступлению ещё не был зарегистрирован или вычет не заявлялся, порядок проще: сумма НДС корректируется в составе возврата без отдельного восстановления. Проверьте после проведения документа отчёт «Книга продаж» за период возврата — там должна появиться запись на сумму восстановленного налога.
Проводки и движения документа
После проведения откройте движения документа: в УТ 11 и ERP — через кнопку отчёта по проводкам, в 1С:Бухгалтерии — «Дт/Кт». Типовой набор проводок при возврате товара, за который уже заплачено или задолженность ещё не закрыта, выглядит как сторно поступления: уменьшение товарных остатков (кредит 41) в корреспонденции с расчётами с поставщиком (дебет 60) и сторно НДС (дебет 19 с отрицательной суммой либо восстановление через 68).
Конкретный набор счетов зависит от настроек учётной политики и того, оплачен ли товар. Главное — итоговый результат: остаток по счету 41 уменьшился на стоимость возврата, задолженность по 60 счёту скорректирована, а по счёту 19 не осталось «висеть» НДС по возвращённому товару.
Как проверить результат
Остаток по номенклатуре уменьшился на возвращённое количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Задолженность перед поставщиком уменьшилась или появилась дебиторка поставщика
Сумма расчётов не изменилась — документ не привязан к расчётам
Есть запись о восстановлении НДС на сумму возврата
Записи нет, хотя вычет по поступлению заявлялся
НДС по возвращённому товару закрыт
На 19.03 осталась сумма по возвращённой партии
Особенности в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии документ называется «Возврат товаров поставщику» и находится в разделе «Покупки». Создание на основании поступления работает аналогично: программа заполняет табличную часть и сама формирует сторнирующие проводки по 41 и 60 счетам. Для восстановления НДС формируется запись книги продаж автоматически при проведении возврата — отдельный документ, как правило, не нужен.
Если поставщик выставил корректировочный счёт-фактуру (например, при изменении стоимости), используйте документ «Корректировка поступления» вместо возврата — это разные хозяйственные операции. Возврат применяется, когда товар физически отгружается обратно, корректировка — когда меняется только цена или количество по документам без движения товара.
Возврат или корректировка поступления
Товар физически уезжает поставщику. Списываются складские остатки, корректируются расчёты и НДС.
Товар остаётся у вас, меняется только цена или количество по согласованию. Оформляется по корректировочному счёту-фактуре.
Только для собственных потерь (порча, недостача). Для возврата поставщику не подходит — не корректирует расчёты.
Закрытие расчётов с поставщиком после возврата
Если товар был не оплачен, возврат просто уменьшит вашу кредиторскую задолженность — дополнительных действий по деньгам не требуется, достаточно сверки актом. Если товар уже оплачен, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика: он должен либо вернуть деньги, либо зачесть сумму в счёт следующих поставок.
При возврате денег оформите документ «Поступление безналичных денежных средств» (или приходный кассовый ордер) с видом операции «Возврат от поставщика» — тогда сумма корректно закроет задолженность в разрезе договора. При зачёте в счёт новых поставок в УТ 11 используется документ «Взаимозачет задолженности» либо зачёт происходит автоматически при оплате следующего заказа, в зависимости от настроек взаиморасчётов.
Типичные вопросы по оформлению возврата
Можно ли оформить возврат, если поступление было в прошлом году?
Да, документ создаётся текущей датой независимо от даты поступления. Однако НДС по такому возврату восстанавливается в периоде возврата, и если вычет заявлялся в закрытом периоде, уточните у бухгалтера порядок отражения — иногда требуется корректировочный счёт-фактура от поставщика.
Документ не проводится: пишет, что не хватает остатка. Что делать?
Проверьте отчёт по остаткам склада: возможно, товар уже перемещён на другой склад, продан или списан. Укажите в возврате фактический склад хранения. Если остаток есть, но контроль не проходит, проверьте серии и характеристики в строке — они должны совпадать с остатком.
Как оформить возврат части товара по одной накладной?
Создайте возврат на основании поступления и в табличной части укажите только возвращаемое количество, удалив лишние строки. Остальная часть поступления останется в учёте без изменений. Повторный возврат по той же накладной оформляется аналогично — на оставшееся количество.
Нужен ли счёт-фактура на возврат от нашей организации?
При возврате товара, принятого на учёт, покупатель, как правило, не выставляет счёт-фактуру, а восстанавливает НДС по счёту-фактуре поставщика. Если товар на учёт не принимался (например, отказ при приёмке), действуют другие правила. Порядок зависит от условий договора и статуса плательщика НДС, поэтому в спорных случаях сверьтесь с бухгалтером.
Чем возврат отличается от корректировки поступления в 1С?
Возврат означает физическую отгрузку товара обратно поставщику со списанием складских остатков. Корректировка поступления меняет только стоимостные показатели (цену, количество по документам) при отсутствии движения товара. Выбор документа определяется сутью операции, а не суммой.
Что важно запомнить
Возврат поставщику в 1С 8 оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Контролируйте три результата: списание складского остатка, корректировку взаиморасчётов и восстановление НДС в книге продаж. Не заменяйте возврат списанием или ручными операциями — это ломает расчёты и налоговый учёт.