Как оформить возврат в 1С Розница

Возврат товара — одна из самых частых кассовых операций в розничной точке, и в 1С Розница она оформляется несколькими способами в зависимости от ситуации: возврат от покупателя в день продажи, возврат на следующий день и позже, возврат без чека, а также возврат товара поставщику. Каждый сценарий закрывается своим документом, и путаница между ними приводит к расхождениям в остатках, ошибкам в кассовой дисциплине и проблемам с налоговым учётом.

Ключевой документ при возврате от покупателя — «Возврат товаров от покупателя». Он создаётся на основании чека ККМ или отчёта о розничных продажах и одновременно решает три задачи: ставит товар обратно на склад, формирует кассовый чек с признаком расчёта «возврат прихода» и корректирует выручку. Если магазин работает с ЕГАИС, «Честным знаком» или эквайрингом, к процедуре добавляются обязательные шаги — их пропуск блокирует пробитие чека.

Ниже разобраны все рабочие сценарии возврата в конфигурациях «1С:Розница 2.3» и «1С:Розница 3.0», включая возврат на банковскую карту, частичный возврат и типичные ошибки кассиров. Интерфейс в разных релизах может незначительно отличаться по названиям кнопок, но логика документов одинакова.

Какой документ использовать в разных ситуациях

Прежде чем нажимать кнопки, определите тип возврата — от этого зависит документ и дальнейшая цепочка действий. В 1С Розница существует четыре основных сценария, и смешивать их нельзя: у каждого свои проводки по складу и кассе.

Сравнение сценариев возврата

Возврат от покупателя по чеку

Стандартный случай: есть чек ККМ, на его основании создаётся «Возврат товаров от покупателя». Ограничение — чек должен существовать в базе текущего магазина.

Возврат без чека

Покупатель не предъявил чек. Документ создаётся вручную без основания, товар подбирается вручную. Требует письменного заявления покупателя по правилам магазина.

Возврат в день продажи до закрытия смены

Можно оформить через тот же документ возврата; деньги выдаются из текущей кассовой смены, чек возврата уходит в ОФД в той же смене.

Возврат поставщику

Оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Не связан с кассой и чеками ККТ.

Отдельно стоит операция «сторнирование» чека в день продажи, когда покупатель отказался от покупки сразу у кассы до момента расчёта. В этом случае чек просто не пробивается или аннулируется до оплаты — никакие документы возврата не нужны. Документ возврата требуется только тогда, когда чек уже пробит и смена по нему проведена в фискальном регистраторе.

Возврат от покупателя по чеку: пошаговая инструкция

Это базовый и самый корректный сценарий. Покупатель приносит товар и чек, кассир находит чек в базе и оформляет возврат на его основании. Такой способ гарантирует, что цена, скидки и налоговая ставка в чеке возврата совпадут с чеком продажи.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и найдите нужный чек ККМ в журнале чеков или через поиск по номеру чека и дате.
2. 2
   На основании чека создайте документ «Возврат товаров от покупателя» (кнопка «Создать на основании»).
3. 3
   Проверьте табличную часть: при полном возврате оставьте все позиции, при частичном — удалите лишние или скорректируйте количество.
4. 4
   Убедитесь, что склад в документе соответствует магазину, куда физически возвращается товар.
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Пробить чек» — на фискальном регистраторе выйдет чек с признаком «возврат прихода».
6. 6
   Выдайте деньги наличными из кассы или выполните возврат на карту через эквайринговый терминал (кнопка операции возврата по эквайрингу).

После проведения документа товар сразу появляется в остатках склада и доступен для повторной продажи. Если товар бракованный и продавать его нельзя, дополнительно оформляется документ «Оприходование товаров» с указанием качества или перемещение на склад брака — в зависимости от принятой в организации схемы учёта качества.

При возврате в день продажи чек возврата попадает в ту же кассовую смену, и сумма возврата уменьшает выручку смены. При возврате на следующий день или позже возврат проходит уже в новой смене — это нормально и не требует никаких дополнительных действий, но влияет на показатели текущего дня.

Возврат без чека и частичный возврат

Если покупатель не предъявил чек, документ «Возврат товаров от покупателя» создаётся вручную из раздела «Продажи» без основания. Кассир сам подбирает номенклатуру, указывает количество и цену. Здесь важно проконтролировать цену: программа подставит текущую розничную цену, которая могла измениться с момента продажи — например, после переоценки или окончания акции.

Частичный возврат оформляется тем же документом: в табличной части оставляют только возвращаемые позиции и корректируют количество. Например, покупатель купил три единицы товара, а возвращает одну — в документе указывается количество 1, а сумма к возврату пересчитывается автоматически с учётом скидок, которые применялись к этой позиции в чеке продажи.

Особый случай — возврат товара, купленного со скидкой по акции «подарок за покупку» или по купону. Если акция предполагала подарок при покупке на определённую сумму, при возврате части товара условие акции может перестать выполняться. В таких случаях по внутренним правилам магазина покупатель возвращает и подарок, либо его стоимость вычитается из суммы возврата — программа это автоматически не контролирует, ответственность лежит на кассире.

Возврат оплаты на банковскую карту

Если покупатель расплатился картой, деньги по правилам эквайринга возвращаются на ту же карту — выдача наличными за безналичную оплату создаёт риски по кассовой дисциплине и претензии со стороны банка-эквайера. В 1С Розница операция выполняется через подключённый эквайринговый терминал.

Порядок действий: в документе возврата нажмите кнопку оплаты и выберите возврат по платёжной карте. Программа отправит команду на терминал, терминал запросит карту покупателя (или использует данные исходной операции) и выполнит возврат. После успешной операции пробивается кассовый чек возврата. Важно: сначала выполняется возврат по эквайрингу, затем чек — обратная последовательность приведёт к ситуации, когда чек есть, а деньги на карту не вернулись.

Если эквайринговый терминал не подключён к 1С напрямую (работает автономно), возврат на терминале выполняется вручную по реквизитам исходной операции, а в 1С оформляется только документ возврата с видом оплаты «платёжная карта». В конце дня сверьте итоги: сумма возвратов по эквайрингу в Z-отчёте терминала должна совпадать с суммой безналичных возвратов в отчёте о розничных продажах.

Возврат товара поставщику

Возврат поставщику — это уже не кассовая, а складская операция. Она оформляется документом «Возврат товаров поставщику» из раздела «Закупки» на основании документа «Поступление товаров». Чеки ККТ здесь не пробиваются, касса не участвует.

Создайте документ на основании поступления, скорректируйте позиции и количество, укажите причину возврата (брак, несоответствие комплектации, истёкший срок годности). После проведения товар спишется с остатков склада. Если за товар уже была оплата, взаиморасчёты с поставщиком скорректируются автоматически — возникнет дебиторская задолженность поставщика, которую он закроет деньгами или зачтёт в следующих поставках.

Если магазин работает с ЕГАИС, возврат алкоголя поставщику требует дополнительной отправки документа через УТМ — возвратная накладная должна быть подтверждена поставщиком в системе. Без подтверждения остатки в ЕГАИС и в 1С разойдутся, что вскроется при следующей инвентаризации алкоголя.

Особенности маркированного товара и ЕГАИС

При возврате маркированного товара (обувь, одежда, табак, молочная продукция и другие группы) кассир обязан отсканировать код маркировки возвращаемой единицы. Код уходит в чек возврата и передаётся в систему «Честный знак» — без сканирования кода чек не пробьётся, программа выдаст ошибку проверки маркировки.

Если код маркировки повреждён и не сканируется, возврат такой единицы становится проблемой: формально товар нельзя вернуть в оборот без кода. На практике вопрос решается через перемаркировку — заказ нового кода в «Честном знаке» с последующим переоборудованием товара. Это операция не кассира, а товароведа или администратора магазина.

По алкоголю действует аналогичное правило: при возврате сканируется акцизная марка или код с PDF417, данные уходят в ЕГАИС. Возврат алкоголя, проданного с нарушением (без фиксации в ЕГАИС), создаст расхождение остатков — поэтому перед возвратом полезно сверить, что продажа по этой бутылке корректно отражена в системе.

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления возврата проверьте три вещи: остаток товара на складе, состояние кассы и корректность чека. Это занимает минуту и избавляет от расхождений при инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат возврата

Остаток товара

Норма

В отчёте «Остатки товаров» количество увеличилось на возвращённое

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён или указан другой склад

Чек ККТ

Норма

Пробит чек с признаком «возврат прихода», сумма совпадает с документом

Тревожный признак

Чек не пробит или пробит как приход — деньги выданы без фискализации

Касса и эквайринг

Норма

Наличный возврат совпадает с суммой в кассе, безналичный — с операцией терминала

Тревожный признак

Сумма возврата по эквайрингу в Z-отчёте терминала не сходится с 1С

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат, если чек пробит в другом магазине сети?

Да, если все магазины работают в одной информационной базе. Чек находится в общем журнале чеков ККМ, и возврат создаётся на его основании в любом магазине сети. Если базы разные, чек в текущей базе не найдётся — возврат оформляется вручную без основания по решению руководства магазина.

Что делать, если покупатель вернул товар через несколько месяцев после покупки?

Технически процедура не отличается: находится чек (по дисконтной карте, номеру телефона или архиву) и создаётся возврат на его основании. Фискальный накопитель и ОФД не ограничивают срок возврата. Ограничения задаёт законодательство о защите прав потребителей и внутренняя политика магазина, а не программа.

Почему чек возврата не пробивается с ошибкой по маркировке?

Наиболее частые причины: код маркировки не отсканирован, код уже выбыл из оборота, либо нет связи с интернетом и проверка кода в «Честном знаке» не проходит. Проверьте сканирование кода в документе, статус кода и работу интернет-соединения. Если код повреждён, вопрос решается через перемаркировку товара.

Как вернуть деньги, если кассовая смена уже закрыта?

Никаких препятствий нет: откройте новую кассовую смену (или используйте уже открытую) и пробейте чек возврата в ней. Возврат уменьшит выручку текущей смены. Если возврат наличными, а наличных в кассе недостаточно, сначала оформите внесение денег в кассу.

Нужно ли оформлять РКО при возврате покупателю?

В розничной торговле с применением ККТ выдача денег за возвращённый товар оформляется чеком возврата, а не расходным кассовым ордером. РКО используется только в ситуациях вне розничной продажи — например, при возврате юридическому лицу по безналичной схеме с выдачей наличных, что само по себе требует аккуратности с точки зрения кассовой дисциплины.

Как оформить возврат, если товар оплачен частично наличными, частично картой?

Возврат выполняется пропорционально способам оплаты: наличная часть выдаётся из кассы, безналичная возвращается на карту через терминал. В документе возврата при пробитии чека укажите оба вида оплаты с соответствующими суммами — чек возврата отразит смешанную форму расчёта.