Как оформить внутренний заказ в 1С

Внутренний заказ в 1С — это документ, с помощью которого одно подразделение компании заявляет потребность в товарах, материалах или услугах у другого подразделения или склада. Он не формирует продажу и не двигает деньги: его задача — зафиксировать потребность, зарезервировать запасы и запустить процесс внутреннего перемещения или обеспечения.

В зависимости от конфигурации документ называется по-разному. В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация это «Заказ на внутреннее потребление», в 1С:Управление торговлей 11 — тот же документ, а в некоторых отраслевых решениях встречается «Внутренний заказ». Логика работы везде схожая, поэтому инструкция ниже применима с минимальными поправками на интерфейс.

Типовая ситуация: производственному цеху нужны материалы со склада, офису — канцелярия, а торговой точке — товар с центрального склада. Если оформлять такие перемещения напрямую, без заказа, теряется контроль: непонятно, кто запросил, зачем, и обеспечена ли потребность. Внутренний заказ решает именно эту задачу.

Когда нужен внутренний заказ, а когда можно обойтись без него

Документ оправдан, когда между потребностью и её удовлетворением есть разрыв во времени или между ответственными лицами. Например, заявку подаёт начальник цеха, а отгрузку выполняет кладовщик после согласования. Заказ фиксирует договорённость и позволяет отследить исполнение.

Если же материально ответственное лицо само забирает товар с соседнего склада и перемещение оформляется в тот же день тем же сотрудником, промежуточный заказ только добавляет лишний документооборот. В таком случае достаточно сразу оформить «Перемещение товаров» или «Внутреннее потребление».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Потребность возникает заранее, а отгрузку делает другой сотрудник или складОформите заказ на внутреннее потребление и на его основании — отгрузку

Перемещение выполняется сразу и одним сотрудникомСоздайте документ «Перемещение товаров» напрямую, без заказа

Нужно списать материалы на затраты подразделения без перемещения между складамиИспользуйте «Внутреннее потребление товаров» (в ERP — «Внутреннее потребление»)

Требуется зарезервировать дефицитный товар под конкретное подразделениеСоздайте заказ и установите обособленное обеспечение или резерв

Где находится документ в разных конфигурациях

В 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация заказ расположен в разделе «Склад и доставка» → «Внутренние документы» → «Заказы на внутреннее потребление». Также он доступен из раздела «Бюджетирование и планирование», если ведётся планирование потребностей.

В 1С:Управление торговлей 11 путь аналогичный: «Склад» → «Заказы на внутреннее потребление». Если пункта нет в меню, проверьте настройки: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» должен содержать включённый признак использования заказов на внутреннее потребление.

Пошаговое создание заказа на внутреннее потребление

Откройте список документов и нажмите «Создать». Заполните шапку: организацию, подразделение-получателя (кому нужны товары), склад-отправитель (откуда они будут отгружены) и дату потребности. В ERP дополнительно указывается хозяйственная операция — обычно «Списание на расходы» или «Передача в эксплуатацию» в зависимости от цели.

В табличной части добавьте номенклатуру, количество и при необходимости статью расходов или направление деятельности. Если номенклатуры много, удобнее воспользоваться подбором товаров или загрузкой из файла через типовой механизм «Загрузить из внешнего файла».

После заполнения установите статус. Типовая цепочка: «К согласованию» → «К выполнению» → «Закрыт». Пока заказ в статусе согласования, склад не должен начинать отгрузку — это контрольная точка процесса.

1. 1
   Откройте «Склад» → «Заказы на внутреннее потребление» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, подразделение, склад-отправитель и дату потребности
3. 3
   Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
4. 4
   Установите статус «К согласованию» и проведите документ
5. 5
   После согласования переведите в «К выполнению»
6. 6
   Оформите отгрузку: «Создать на основании» → «Перемещение товаров» или «Внутреннее потребление»
7. 7
   Убедитесь, что заказ закрыт полностью или частично по факту отгрузки

Резервирование и обеспечение потребности

Одна из главных функций заказа — резерв. Если товар есть на складе, его можно зарезервировать под конкретный заказ, чтобы другие подразделения не забрали остаток. В ERP это делается через механизм обеспечения: в строке заказа устанавливается действие «Резервировать» или «Отгрузить».

Если товара нет в наличии, заказ может стать источником потребности для закупки: система планирования сформирует заказ поставщику с учётом внутренних заявок. Для этого в настройках должен быть включён расчёт потребностей, а в заказе корректно указаны сроки.

Резерв под внутренний заказ уменьшает свободный остаток для продаж. Если резервы ставятся «про запас» и не отгружаются неделями, свободные остатки искажаются — периодически проверяйте зависшие заказы отчётом по обеспечению и снимайте неактуальные резервы.

Оформление отгрузки на основании заказа

Когда заказ согласован, кладовщик открывает его и нажимает «Создать на основании». Доступные варианты зависят от хозяйственной операции: «Перемещение товаров» — если товар физически переезжает на другой склад, «Внутреннее потребление» — если материалы списываются на затраты подразделения.

Документ отгрузки подтянет номенклатуру и количество из заказа, при этом количество можно скорректировать в меньшую сторону — система зафиксирует частичное исполнение. Полностью отгруженный заказ переводится в статус «Закрыт»; частично исполненный остаётся открытым до полной отгрузки или ручного закрытия с отменой непоставленных строк.

Проверить корректность исполнения помогает отчёт: в ERP это «Состояние выполнения заказов» или стандартная ссылка «Отчёты» прямо из формы заказа. Там видно, сколько заказано, сколько отгружено и что осталось.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заказа после полной отгрузки

Норма

«Закрыт», непоставленных строк нет

Тревожный признак

Заказ висит «К выполнению», хотя всё отгружено

Остатки на складе-отправителе

Норма

Уменьшились на отгруженное количество

Тревожный признак

Остатки не изменились — документ отгрузки не проведён

Отчёт о состоянии исполнения

Норма

«Заказано = Отгружено» по всем строкам

Тревожный признак

Есть расхождения или неотменённые непоставленные строки

Резервы

Норма

Сняты после отгрузки или закрытия

Тревожный признак

Товар числится в резерве, хотя заказ закрыт

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — отгрузка мимо заказа. Кладовщик оформляет перемещение вручную, не на основании заказа, и заказ остаётся неисполненным, а резерв — зависшим. Настройте регламент: отгрузка по внутренним потребностям только через «Создать на основании».

Вторая проблема — неверный склад-отправитель. Если в заказе указан склад, где товара физически нет, обеспечение не сработает, а отгрузка уйдёт в минус при отключённом контроле остатков. Проверяйте наличие отчётом «Остатки и доступность товаров» до согласования заказа.

Учтите ограничение: внутренний заказ не формирует бухгалтерских проводок сам по себе — это распоряжение. Проводки появятся только в документе отгрузки. Поэтому закрывать месяц по неотгруженным заказам не требуется, но зависшие заказы стоит регулярно ревизовать.

Когда стоит привлечь специалиста

Базовое оформление заказа осваивает любой пользователь после одной-двух тренировок на копии базы. Но есть ситуации, где самостоятельное вмешательство рискованно: настройка схем обеспечения потребностей, автоматического резервирования, статусных моделей с согласованием и интеграции с планированием закупок.

Ошибка в этих настройках влияет на расчёт потребностей и остатки по всей компании. Если требуется изменить типовую логику — например, добавить обязательное согласование руководителем или автоматическое формирование заказов поставщику из внутренних заявок, — привлекайте специалиста по внедрению и сначала тестируйте на копии рабочей базы.

Частые вопросы

Чем внутренний заказ отличается от перемещения товаров?

Внутренний заказ — это заявка или распоряжение: он фиксирует потребность и не двигает остатки. Перемещение товаров — факт отгрузки: оно изменяет остатки на складах и формирует проводки. Обычно перемещение создаётся на основании заказа.

Можно ли отгрузить больше, чем указано в заказе?

Типовыми средствами документ отгрузки на основании заказа заполняется количеством из заказа. Увеличение количества либо блокируется настройками контроля, либо требует ручного изменения строки — это зависит от конфигурации и прав. Корректный путь — изменить сам заказ, а затем отгружать по нему.

Почему заказ не виден в списке документов?

Чаще всего отключена функциональная опция использования заказов на внутреннее потребление в настройках складского учёта. Реже — у пользователя нет прав на документ или применён отбор в списке. Проверьте настройки раздела «Склад», затем роли пользователя.

Как закрыть заказ, если часть товара отгружать не будут?

Используйте команду закрытия заказа с отменой непоставленных строк (в ERP — «Закрытие заказов» с указанием причины отмены). Тогда заказ перейдёт в финальный статус, резервы будут сняты, а в отчётах не останется «хвоста» неисполненных потребностей.

Формирует ли внутренний заказ проводки в бухгалтерском учёте?

Нет, заказ — это планово-распорядительный документ, он не создаёт проводок. Бухгалтерские движения появляются в момент фактической отгрузки: в документах «Перемещение товаров» или «Внутреннее потребление».