Как оформить списание в 1С

Списание в 1С — это операция, которой убирают из учёта товары, материалы, основные средства или денежные средства, утраченные, испорченные, израсходованные или выбывшие по иным причинам. В зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) названия документов и пути в меню отличаются, но логика одна: создаётся документ списания, указываются позиции и причина, документ проводится и формирует проводки.

Ошибка при списании приводит к расхождениям между складом и учётом, искажению себестоимости и проблемам при инвентаризации. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, какой вид списания нужен в конкретной ситуации и какие проводки он сформирует.

Ниже разобраны основные сценарии: списание товаров и материалов со склада, списание основных средств, списание дебиторской задолженности и денежных средств, а также проверка результатов и типичные ошибки.

Как определить, какой документ списания нужен

Прежде чем создавать документ, определите, что именно списывается и по какой причине. От этого зависит вид документа и счета учёта:

• Товары со склада (порча, недостача, истёк срок годности, использование для собственных нужд) — документ «Списание товаров»;
• Материалы в производство или на хознужды — «Требование-накладная» или «Передача материалов в эксплуатацию»;
• Основные средства (выбытие, поломка, ликвидация) — «Списание ОС»;
• Дебиторская задолженность (истёк срок исковой давности, ликвидация должника) — «Списание задолженности» или корректировка долга;
• Денежные средства — соответствующие банковские и кассовые документы.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Нужно списать товар со склада из-за порчи или недостачиИспользуйте документ «Списание товаров» в разделе «Склад» или «Закупки»

Материалы передаются в производство или на хозяйственные нуждыОформите «Требование-накладную» в разделе «Производство» или «Склад»

Выбывает основное средство (сломано, ликвидировано)Создайте «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА»

Списывается безнадёжная дебиторкаИспользуйте «Списание задолженности» в разделе «Продажи» или «Операции»

Как оформить списание товаров со склада

Это самый частый сценарий. В «1С:Бухгалтерии 8» документ находится в разделе Склад → Списание товаров (в некоторых релизах — «Склад → Инвентаризация → Списание товаров»). В «1С:Управление торговлей» путь аналогичен через раздел «Склад и доставка».

1. 1
   Откройте раздел «Склад» и создайте документ «Списание товаров»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату списания
3. 3
   На вкладке «Товары» добавьте позиции вручную или подберите через «Подбор» — укажите номенклатуру и количество
4. 4
   Заполните счёт списания (обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или счёт затрат, например 44, 91.02) и статью расходов
5. 5
   При необходимости укажите причину списания в комментарии или в специальном поле «Причина»
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»

Если списание следует за инвентаризацией, удобнее сначала создать документ «Инвентаризация товаров», а затем на его основании оформить списание — программа автоматически подставит недостающие количества. Это снижает риск расхождений и упрощает обоснование перед проверяющими.

Обратите внимание на счёт списания. Списание в пределах норм естественной убыли может относиться на расходы, сверх норм — на виновных лиц (счёт 73) или на прочие расходы (91.02) без права налогового вычета в части, не подтверждённой документально. Если вы не уверены в корректности счёта, согласуйте его с главным бухгалтером до проведения.

Как списать материалы в производство или на хозяйственные нужды

Материалы, которые передаются в производство, на ремонт или хозяйственные нужды, списываются документом «Требование-накладная» (раздел «Производство» или «Склад»). Это не «утрата», а целевой расход, поэтому в документе обязательно указывается счёт затрат.

Порядок заполнения: создайте документ, укажите склад, добавьте материалы с количеством, на вкладке «Счёт затрат» выберите счёт (20, 23, 25, 26, 44 — в зависимости от направления расхода), подразделение и номенклатурную группу или статью затрат. После проведения формируется проводка Дт счёта затрат — Кт 10 «Материалы».

Для спецодежды, инвентаря и инструмента с длительным сроком использования предназначен документ «Передача материалов в эксплуатацию»: он позволяет учитывать объект за работником и списывать стоимость постепенно, а не единовременно.

Как оформить списание основного средства

При выбытии основного средства (физический износ, поломка, ликвидация) в «1С:Бухгалтерии» используется документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). В документе указывают объект ОС, причину списания и счёт выбытия.

При проведении программа формирует типовой комплект проводок: списывается первоначальная стоимость (Кт 01), накопленная амортизация (Дт 02), остаточная стоимость относится на прочие расходы (Дт 91.02). Если при ликвидации остаются материалы или запчасти, их приходуют отдельным документом «Оприходование товаров» на счёт 10 с отражением прочего дохода.

Перед списанием убедитесь, что амортизация за месяц выбытия начислена корректно: обычно амортизация прекращает начисляться с месяца, следующего за выбытием, но порядок зависит от настроек и применяемых стандартов учёта. Проверьте остаточную стоимость по отчёту «Ведомость амортизации ОС».

Как списать дебиторскую задолженность и денежные средства

Безнадёжная дебиторская задолженность списывается документом «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Операции → Операции, введённые вручную» в зависимости от конфигурации). В документе выбирают контрагента, договор, сумму долга и счёт списания: резерв по сомнительным долгам (63), если он создавался, или прочие расходы (91.02).

Основание для списания должно быть документально подтверждено: истёк срок исковой давности, должник ликвидирован (выписка из ЕГРЮЛ), есть постановление пристава об окончании исполнительного производства. Без таких документов списание может быть оспорено при налоговой проверке.

После списания задолженность рекомендуется в течение установленного срока учитывать за балансом (счёт 007) — в «1С:Бухгалтерии» это делается ручной операцией. Это нужно на случай, если должник всё же погасит долг.

Проверка результата после списания

После проведения документа обязательно убедитесь, что учёт отразил операцию корректно. Базовый набор проверок:

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Списана правильная сумма с кредита счёта запасов на нужный счёт затрат или расходов

Тревожный признак

Проводок нет, счета неверные или сумма не совпадает с ожидаемой

Остатки по складу (отчёт «Остатки товаров на складах» или оборотно-сальдовая по 10/41)

Норма

Количество и сумма по списанной позиции уменьшились на величину списания

Тревожный признак

Остаток ушёл в минус или не изменился

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту затрат

Норма

Сумма списания попала на нужный счёт и статью расходов

Тревожный признак

Сумма «повисла» на неправильной аналитике

Наличие отрицательных остатков

Норма

По складу нет минусов после проведения

Тревожный признак

Появились отрицательные остатки — значит, списали больше, чем числилось

Если документ не проводится, читайте сообщение об ошибке: чаще всего причина в отсутствии остатка на складе, незаполненном счёте учёта номенклатуры или закрытом периоде. Ограничение даты запрета редактирования снимает администратор или пользователь с соответствующими правами.

Типичные ошибки при списании и как их избежать

Отдельная частая ситуация — списание по результатам инвентаризации, когда фактический остаток меньше учётного. Правильная последовательность: инвентаризация → сличительная ведомость → приказ руководителя → списание в программе. Если в 1С сначала сделать списание, а потом проводить инвентаризацию, отчёты покажут ложные излишки.

Частые вопросы

Чем списание отличается от реализации по нулевой цене?

Списание — это выбытие без встречного обязательства покупателя, оно относится на расходы или недостачи. Реализация даже по нулевой цене — это передача права собственности, которая может повлечь начисление НДС с рыночной стоимости и требует договора. Подменять одно другим нельзя: налоговые последствия разные.

Можно ли отменить проведённое списание?

Да. Пометьте документ на удаление или распроведите его — остатки восстановятся. Если период закрыт и отчётность сдана, корректнее сделать сторнирующую операцию текущей датой, а не изменять документ задним числом.

Почему документ «Списание товаров» не проводится?

Типовые причины: недостаточно остатка на складе (включая резервы), не заполнен счёт учёта у номенклатуры, установлена дата запрета редактирования, либо у пользователя нет прав на проведение. Текст ошибки внизу окна документа обычно указывает конкретную причину.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных товаров?

Вопрос спорный и зависит от причины списания. При недостаче и порче сверх норм налоговые органы часто требуют восстановления НДС, при списании в пределах норм естественной убыли или при документально подтверждённой производственной необходимости — как правило, нет. Решение принимайте с бухгалтером с учётом судебной практики и позиции организации.

Как списать товар, если остаток есть в количестве, но нулевой в сумме?

Такое бывает при подарках, образцах или ошибках округления. Проведите списание обычным документом — сумма списания будет нулевой. Если нужно отразить расход, сначала скорректируйте стоимость документом «Корректировка поступления» или ручной операцией, согласовав это с бухгалтерией.

Можно ли списать сразу несколько складов одним документом?

В типовых конфигурациях один документ списания привязан к одному складу. Для нескольких складов создают отдельные документы по каждому складу либо используют обработки группового создания документов, если они предусмотрены конфигурацией.