Торговля и Склад · 12 мин
Как оформить списание товара в 1С
Как оформить списание товара в 1С: пошаговая инструкция для УТ 11, КА 2 и ERP, выбор статьи расходов, проводки, инвентаризация, типичные ошибки и проверка результата.
Списание товара в 1С оформляется документом, который снимает остаток со склада и относит его стоимость на расходы или на виновное лицо. В конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP» для этого служит документ «Списание товаров», а в «1С:Бухгалтерии» — «Списание товаров» или «Требование-накладная» в зависимости от характера операции.
Причины списания бывают разные: порча, бой, истёкший срок годности, недостача по результатам инвентаризации, использование товара для собственных нужд, безвозмездная передача образцов. От причины зависит выбор статьи расходов, налоговые последствия и проводки, поэтому прежде чем создавать документ, нужно понять, какой именно хозяйственный факт вы отражаете.
Ниже разобраны основные сценарии списания: где найти документ, как его заполнить, какие реквизиты критичны, как списать по итогам инвентаризации и как проверить, что остатки и себестоимость рассчитались корректно.
Где находится документ списания в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP Управление предприятием 2» документ расположен в разделе Склад и доставка → Списания товаров. Если раздела не видно, проверьте настройку «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка» — функциональность ордерного склада и списаний должна быть включена.
В «1С:Бухгалтерии 8» есть два пути. Для списания испорченного или недостающего товара используется документ Склад → Списание товаров. Если товар передаётся в производство или на хозяйственные нужды, корректнее оформить Склад → Требование-накладная, указав счёт затрат. В «1С:Рознице» документ находится в разделе «Склад → Списание товаров».
Если у пользователя документ не открывается или отсутствует в журнале, чаще всего дело в правах. Роль «Добавление и изменение документов по складу» или аналогичная должна быть назначена в профиле группы доступа. Самостоятельно менять права без согласования с администратором не стоит — это может нарушить разграничение ответственности между кладовщиком и бухгалтерией.
Создание документа «Списание товаров» вручную
Откройте журнал «Списания товаров» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, склад, с которого уходит товар, и дату. Дата важна: списание поздним числом после закрытия месяца или «задним числом» до инвентаризации может исказить себестоимость и регламентные операции.
В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Программа подтянет цену и серию, если ведётся учёт по сериям. Для товаров с сериями и сроками годности убедитесь, что списывается именно та серия, которая испорчена, иначе остатки по срокам годности разойдутся с фактическими.
Ключевой реквизит — статья расходов и аналитика. Она определяет, на какой счёт и с каким субконто уйдёт стоимость списанного товара. После заполнения нажмите «Провести». При включённом ордерном складском учёте документ сформирует распоряжение, а фактическую отгрузку со склада кладовщик подтверждает расходным ордером.
- 1Откройте «Склад и доставка → Списания товаров» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, склад и дату списания.
- 3Заполните табличную часть «Товары»: номенклатура, количество, при необходимости серия.
- 4Выберите статью расходов с корректным типом аналитики (прочие расходы, недостачи и т.п.).
- 5Проведите документ и при ордерной схеме оформите расходный ордер на товары.
- 6Проверьте остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах».
Выбор статьи расходов и причины списания
Статья расходов — это не формальность, а механизм, который связывает складской документ с бухгалтерским и налоговым учётом. Один и тот же испорченный товар можно списать на прочие расходы, на виновное лицо (счёт 73.02) или как недостачу сверх норм естественной убыли — и в каждом случае проводки и налоговые последствия будут разными.
Статьи расходов создаются в разделе «НСИ и администрирование → Настройки и справочники → Статьи расходов» (в УТ 11 также через «Финансовый результат и контроллинг»). При создании статьи задайте тип расходов, вариант распределения и правило отнесения на финансовый результат. Для списаний обычно используются статьи с типом «Прочие расходы» или «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Куда отнести стоимость списанного товара
Подходит для технологических потерь и порчи без виновника. В налоговом учёте принимается в пределах обоснованности — нужны подтверждающие документы.
Используется при расхождениях по пересчёту. В пределах норм естественной убыли — на расходы, сверх норм — на виновных лиц или убытки.
Когда установлен сотрудник, возместивший ущерб. Стоимость удерживается из зарплаты или вносится добровольно.
Передача товара на рекламные или хозяйственные цели. В БП часто оформляется требованием-накладной, а не списанием.
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена при пересчёте, правильный путь — оформить списание на основании документа «Пересчёт товаров». Сначала создаётся «Распоряжение на инвентаризацию» (приказ), затем «Пересчёт товаров», куда вносятся фактические остатки. Программа покажет расхождения между учётным и фактическим количеством.
Из формы пересчёта по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» — табличная часть заполнится автоматически только недостающими позициями в нужном количестве. Это исключает ошибки ручного ввода и сохраняет связь документов, что важно при проверках.
Излишки оформляются отдельным документом «Оприходование товаров» по тому же принципу. Не списывайте недостачу по одной позиции и не оприходуйте излишек по другой «взаимозачётом» вручную — пересортица в учёте 1С оформляется отдельными документами, и смешивать её с обычным списанием нельзя.
Особенности списания в «1С:Бухгалтерии 8»
В БП 3.0 документ «Списание товаров» находится в разделе «Склад». В нём указывается счёт списания: для недостач — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», для порчи по хозяйственным причинам — счета затрат. После проведения документ формирует проводки в дебет выбранного счёта с кредита 41 (или 10, если списываются материалы).
Если товар используется в производстве или на общехозяйственные нужды, вместо списания используйте «Требование-накладную»: она корректно отнесёт стоимость на 20, 25, 26 или 44 счёт. Списание через «Операции, введённые вручную» — крайняя мера: такие проводки не двигают складские регистры, и остатки на складе в разрезе номенклатуры не изменятся.
Проверка результата после списания
После проведения документа убедитесь, что списание отразилось корректно во всех разрезах учёта. Основной инструмент — отчёт «Ведомость по товарам на складах» (УТ 11, КА 2, ERP): найдите списанную позицию и проверьте, что количество уменьшилось на нужную величину и не образовалось отрицательного остатка.
В бухгалтерском учёте сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по номенклатуре и складам. Остаток по списанному товару должен совпасть со складским отчётом. Расхождение между бухгалтерским и складским учётом — типичный признак непроведённых документов, ручных операций или разрыва дат.
Также проверьте движения самого документа: откройте его и перейдите «Ещё → Движения документа». Там видно, по каким регистрам прошло списание и с какой себестоимостью. Если себестоимость равна нулю, вероятно, на момент списания товара не было в остатках или не рассчитана себестоимость за период.
Как проверить результат
Количество уменьшилось на списанное, остаток неотрицательный
Отрицательный остаток или количество не изменилось
Совпадает со складским отчётом по количеству и сумме
Сумма есть, а количества нет (или наоборот) — разрыв учётов
Есть записи по регистрам товаров и проводки с себестоимостью
Нулевая себестоимость или отсутствие движений
Статус «Отгружено», расхождений нет
Ордер не оформлен — товар завис в распоряжениях
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — отрицательные остатки. Если программа при проведении сообщает о нехватке товара, не отключайте контроль остатков «на всякий случай»: сначала выясните, почему остатка нет. Причины обычно в непроведённом приходе, списании с неправильного склада или неверной серии.
Вторая распространённая ошибка — неверная статья расходов. Если списание на виновное лицо оформить как прочие расходы, организация не сможет взыскать ущерб корректно, а налоговый учёт будет искажён. Перед массовым списанием проверьте статью на одном документе и посмотрите его проводки.
Третья ошибка — списание без первичного документа-основания. Акт о порче, бое или ломе, инвентаризационная опись и служебная записка должны существовать в бумажном или электронном виде: документ в 1С лишь отражает уже зафиксированный факт хозяйственной жизни.
Если списания происходят регулярно (бой в розничной точке, списание просрочки), настройте типовые статьи расходов заранее и договоритесь о едином шаблоне документа. Это избавит кладовщиков от выбора «на глаз» и сведёт расхождения между складом и бухгалтерией к минимуму.
Частые вопросы
Чем списание отличается от перемещения и реализации?
Перемещение переносит товар между складами без изменения общей стоимости запасов, реализация — продаёт товар покупателю с признанием выручки. Списание выводит товар из запасов без продажи: стоимость уходит на расходы, недостачи или виновных лиц. Выбор документа зависит от реального хозяйственного факта, а не от желаемой проводки.
Как списать товар с истёкшим сроком годности?
Оформите акт о порче, затем в 1С создайте «Списание товаров» по нужному складу, указав серию с истёкшим сроком годности. Статью расходов выберите с типом «прочие расходы» или «потери от порчи». Если учёт по срокам годности ведётся, отчёт «Остатки товаров по срокам годности» поможет заранее найти просроченные позиции.
Почему документ не проводится и пишет о нехватке товара?
Программа не видит достаточного остатка на указанном складе. Проверьте: проведён ли приход, тот ли склад выбран, не списан ли товар ранее другим документом, совпадает ли серия и характеристика. Отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по позиции покажет реальный остаток на дату списания.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Это спорный вопрос налогового учёта: позиции Минфина и судебная практика по разным ситуациям различаются — многое зависит от причины списания и наличия подтверждающих документов. Однозначной настройки «автоматом» в 1С нет, решение принимает бухгалтер. При списании в пределах норм естественной убыли риски обычно ниже, чем при недостачах сверх норм.
Можно ли отменить или исправить проведённое списание?
Да, если период не закрыт: распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если месяц закрыт регламентными операциями и отчётность сдана, потребуется корректировка текущей датой или отмена закрытия месяца — это делает бухгалтер. Удалять проведённый документ без анализа его связей (ордер, инвентаризация) не следует.
Как списать товар, переданный на рекламные образцы?
В УТ 11 и ERP используйте «Списание товаров» со статьёй расходов на рекламу, в «1С:Бухгалтерии» корректнее оформить «Требование-накладную» со счётом затрат 44 и аналитикой рекламных расходов. Учтите, что стоимость безвозмездно переданных образцов может облагаться НДС — порядок определяет бухгалтерская политика организации.
Что важно запомнить
Списание в 1С оформляется документом «Списание товаров» из раздела склада: склад, статья расходов и табличная часть определяют проводки. Недостачи списывайте на основании пересчёта товаров, расходы подтверждайте актами, а после проведения сверяйте складской отчёт и ОСВ по счёту 41. Закрытые периоды и отрицательные остатки — сигнал остановиться и разобраться в причине.